営業で手紙を使う理由とは？今日から使える例文とコツを紹介【2024年最新版】
訪問とは違った角度で営業をしたいと考えている営業担当者もいらっしゃるのではないでしょうか。その際に候補として上がるのが「手紙」です。
「手紙営業って効果があるの？」
「手紙営業の経験がないので書き方を知りたい」
「手紙営業のポイントやコツがあれば知りたい」
本記事は、このようなお悩みを抱える営業担当者に向けて「営業手紙」について徹底解説。営業で手紙を活用するメリットや書き方、ポイントなど幅広く解説します。BtoB向け、BtoC向けそれぞれの例文もご紹介しているので、ぜひ参考になさってください。
なお、営業代行会社の探し方・選び方がわからない！という方は営業幹事にお気軽にご相談ください。貴社の目的・予算にあった最適な会社を厳選してご紹介します。相談料・会社紹介料などは無料です。
【無料】営業代行会社を紹介してもらう営業で「手紙」を活用する理由
なぜ営業に手紙が有効なのでしょうか。営業に手紙が効果的だといわれる2つの理由がこちらです。
1. 決裁者に届きやすい
テレアポの場合、決裁者（交渉したい相手）の前に「受付」を突破しなければなりません。決裁者と話したいと伝えても受付で弾かれてしまうケースが多いもの。その点、手紙は、直接決裁者に届けることができます。宛名を決裁者の名前にすることで、本人に届く可能性が高まり、商談など交渉に持ち込みやすくなります。
2. メールより開封してもらいやすい
営業メールの返信率は約0.5%といわれているのに対し、手紙（DM）は約1%といわれています。
一般的な営業メールを送っても、「数十、数百あるメールの1つ」とカウントされ、見てもらえない可能性が高いです。一方の手紙（特に封筒入りのもの）は、決裁者の宛名で、かつ手書きだと特別感が増します。
受け取った本人も「自分宛にこんな手紙が来てる」「とりあえず開けてみようか」と思いやすくなるのです。最後まで読んでもらえるかは内容次第ですが、開封される確率で考えると、メールよりも優位といえるでしょう。
【無料】営業代行会社を紹介してもらう「新規開拓」での営業手紙の例文
まず、新規開拓での営業手紙をご紹介します。手紙の例文と書き方のポイントをお伝えしているので、参考にしてください。
法人の場合の例文
相手が法人の場合、以下のように手紙を書きます。
拝啓
新緑の候、貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。弊社は○○を提供しております、株式会社△△の■■と申します。
面識がございませんのに、お手紙でご挨拶申し上げますこと、どうかお許しください。かねてより貴社のホームページを拝見しており、〇〇様（決裁者）の、企業や商品・サービスにかける熱い思いに感銘を受けております。
そこでぜひ、当社としてもお力添えをさせていただきたいと思い、今回ご手紙をお送りいたしました。当社の〇〇を利用いただくことで、貴社の在庫管理における〇〇のコスト削減・生産性向上が可能です。貴社のさらなる利益率向上にお力添えできると考えております。
（サービスの説明をする）
お忙しい中、大変恐縮ではございますが、ぜひ一度お会いしてご挨拶願えませんでしょうか。○月○日△時頃にお電話でご連絡させていただきますので、その際に可否をお聞かせいただければ幸いでございます。ご検討の程何卒よろしくお願いいたします。
敬具
追伸
私どもの〇〇（商品サービス）の参考資料を同封させていただきます。
個人の場合の例文
〇〇様
〇〇様は、「フライパンの寿命が短くて、1年に1回は買い替えが必要...」というお悩みを抱えてはいませんか？
毎日、お仕事に行かれる旦那様やお子様のお弁当づくりや夕ご飯の支度に追われている主婦の方も多くいらっしゃるかと思います。
毎日、家事に追われ多忙な中、「調理器具がすぐにダメになる...」このようなお悩みを持たれる方が多くいらっしゃいます。
当社では、特殊な加工を施した「〇〇フライパン」をご提供しています。調理器具の寿命が短いお悩みも、同商品で解消できるかもしれません。
（以下、商品サービスの魅力を伝える）
同商品のパンフレットを同封しましたので、ご覧いただけますと幸いです。
ご検討の程よろしくお願いいたします。
書き方のポイント
法人向けの手紙では、企業ではなく相手個人に向けて書きましょう。「あなたに向けて書いています」とピンポイントで伝えることで、相手の心にも内容が伝わりやすくなります。また、例文の「〇〇様の熱い思いに感銘を受けました」など、相手のことを積極的に褒めることも大切です。
個人向けの手紙では、「拝啓」や「〇〇の候」などビジネスチックな言葉は必要ありません。最初からお客様の悩みにフォーカスした文章を入れるのがポイント。お客様に対して「〇〇様」など個人に向けた内容にすると、より相手にも刺さりやすくなります。
「既存顧客」に対する営業手紙の例文
続いて、既存顧客に対する営業手紙について見ていきましょう。新規顧客向けと同じように、例文と書き方のポイントをご紹介します。
法人の場合の例文
拝啓
新緑の候、貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
日頃より当社のサービスをご愛顧いただき、感謝申し上げます。このたびは新たなサービス〇〇のご案内をさせていただきたく、お手紙をしたためた次第でございます。
〇〇の△△に特化したサービスで、〇〇の魅力があると自負しております。
自社全体をあげて開発をしたサービスでございますので、△△の点で○○様のお役に立てると存じます。既にご利用いただいている○○様におかれましては、既存サービスとの並行利用で月額料金30%割引とさせていただきます。新サービスの資料を同封いたしますので、ご覧いただけますと幸いでございます。不明点や疑問点がございましたら、遠慮なくお申し付けくださいませ。
ご検討の程よろしくお願いいたします。
敬具
個人の場合の例文
〇〇様、お誕生日おめでとうございます！
雪が溶け、春の温かさを感じる季節ですね。
春は〇〇様にとって、どのような季節でしょうか。心機一転、この春から仕事やプライベートをより充実させたいとお考えではないでしょうか。
当社では、この春お誕生日を迎えられる○○様に、特別なキャンペーンをご用意しております。ーーーーーー
お誕生日月に〇〇（商品サービス）のご購入で50%OFF
（以降、簡単な内容紹介）
ーーーーーー
当社の商品をご愛顧いただいている〇〇様のお誕生日を、こうして迎えることができ、私もとてもうれしく思っております。
〇〇様にとって幸多き1年となりますように。今後とも末長いお付き合いをよろしくお願いいたします。
書き方のポイント
法人の既存顧客への手紙は、「新商品を提案する」「追加オプションをご案内する」などのパターンがあります。既に契約をいただいているお客様なので、冒頭の挨拶は簡潔に済ませましょう。早めに本題に移り、新たなサービスを導入するメリットを伝えることが大切です。また、「お役に立てると自負しています」など後押しするフレーズも重要です。
個人の既存顧客では、誕生日や年賀状、暑中見舞いなどで手紙を送るケースが多いです。
「拝啓」などかしこまった文言は不要です。あくまで個人向けなのでビジネス感が出過ぎないよう要注意。「〇〇様」と相手の名前を呼びつつ、人間味のある書き方にすると良いでしょう。
【コラム】忘れずに書きたい「お礼手紙」とは？
営業での初回訪問後や契約成立後に「お礼手紙」を出すと、相手からの印象が良くなります。商品を購入してくれたこと、忙しい中で時間を作ってくれたことに対するお礼です。
拝啓
新緑の候、貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。株式会社△△の〇〇です。
先日はご多忙なところ、お時間を作ってくださり誠にありがとうございました。私どもの話をお聞きいただいたこと、並びに貴社ともご縁をいただき、大変感謝しております。
〇〇様の担当をさせていただけることに感謝申し上げますと共に、誇りとやりがいを感じております。ご期待を裏切らないよう尽力いたしますので、よろしくお願いいたします。
また、今後の予定と製品資料を同封いたしました。疑問点やご要望がございましたら、いつでも遠慮なくご連絡いただけたらと思います。
改めまして、多くの企業の中から当社の製品をお選びいただいたことに御礼申し上げます。
今後とも末永くよろしくお願いいたします。
敬具
お礼の手紙では、契約してくれたことへの感謝をしっかりと伝えることが大切です。感謝を込めた手紙を送ることで、契約のキャンセル回避にも繋がります。お互いの良好な関係に繋がる大切な手紙なので、心をこめて丁寧に仕上げましょう。
【無料】営業代行会社を紹介してもらう営業手紙の封筒の書き方
営業手紙を送るときは、紙を「封筒」に入れて送ります。本章では、営業手紙における封筒の書き方をご紹介します。
縦書きの場合
ビジネスシーンでは、縦書きを利用する場合が多いです。縦書きは、文字が美しく見え、礼儀正しさを伝えられるため。以下のような書き方となります。
【表書き】
画像引用：MIDORI
- 切手は左上に貼る
- 郵便番号は右上に書く
- 住所は郵便番号の右のラインに揃えて書く（数字は漢数字で）
- 宛先の所属部署は行を変える、1段下げるなどで書く
- 役職名は4文字以内は名前の上、5文字以上は名前の右に（小さめの文字で）
【裏書き】
画像引用：MIDORI
- 差出人（自分）の住所・名前を封筒の中央に書く
- 住所・名前の下部のラインを揃えると美しく見える
- 封締めは「〆」を使うのが一般的
- 左上に封かん日を入れる
横書きの場合
続いて、横書きの方法をお伝えします。お得意様などに「格式ばらない文章」を書きたい場合には横書きがおすすめです。
【表書き】
画像引用：MIDORI
- 切手は右上に貼る
- 左上に郵便番号・住所・宛名を左揃えで書く（数字は算用を使う）
- 所属部署名は会社の下に書く（一文字空ける）
- 役職名は4文字以内は名前の前に、5文字以上は名前の上に（小さめの文字で）
- 相手の名前は中央に大きめに書く
【裏書き】
画像引用：MIDORI
- 郵便番号・住所・会社名・部署・氏名は封じ口の中央下もしくは右寄りで書く
- 封締めは不要（書いてもマナー違反ではないが、横書きの場合は必要ない）
- 封かん日は左上に入れる
宛名にも注意しましょう
営業手紙を送る際に気をつけたいのが「宛名の敬称」。「様」や「御中」などさまざまな敬称があり、どれを使うべきか悩むことも多いでしょう。宛名の種類と使い方を簡単に解説します。
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宛名の種類 |
意味・使い方 |
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様 |
個人を宛先とする場合に使う敬称 企業の担当者個人に手紙を送る際も「様」を使う 例：△△株式会社 〇〇様 |
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御中 |
企業や学校など団体に対して使う敬称 企業の「部署」も御中に含まれる 例：△△株式会社 〇〇部 御中 |
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行 |
一般的に「返信用（団体向け）」の宛先として使われる 返送用封筒など何らかの返答が欲しいときの手紙に使う |
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宛 |
行とは反対に「返信用（個人向け）」の宛先として使われる |
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殿 |
手紙などで目上の人が目下の下に使う敬称 ただ、お客様や取引先に使うのは失礼になる ビジネスシーンでは基本使わなくて良い |
手紙を個人に向けて送る場合は「様」を、団体に向ける場合は「御中」を使いましょう。「行」や「宛」、「殿」は、営業手紙では使う場面はほとんどありません。まずは様と御中の使い分けを押さえておくことが大切です。
営業手紙を作成・送付する際のポイント
ここまで営業手紙の基本的な書き方をお伝えしました。ただ、こちらも時間を使って手紙を作る訳ですから、相手に最後まで読んでもらいたいもの。本章では、営業手紙を作成・送付する際のコツをお伝えします。
1. 一人ひとりに合わせた内容にする
今では「手紙の書き方」をネットで調べると、すぐにテンプレートが出てきます。ただ、テンプレ化された文章を送っても、相手の心には響きにくいです。そのため、一人ひとりにパーソナライズした手紙を書きましょう。
たとえば以下のような内容です。
- 〇〇様は以前△△にいらっしゃったようで、実は私も△△に縁がありまして・・
- 実は私も〇〇様と同じ大学出身で、私が後輩にあたります
など、自分と相手の接点を伝えましょう。接点がなかった場合は、内面的な共通点だったり、相手の人間性を褒めたりすることが大切です。
2. ネットには出てこない情報を伝える
自社のホームページなどでは公開していない情報を伝えると、相手の興味を引きやすいです。商談時にしか見せないデータや、社内のみで共有している情報（セキュリティ面で公開しても問題のないもの）を伝えます。
また、相手企業の情報も調べておくのがおすすめ。たとえば、企業が株主や投資家に提供するIR情報を調べます。「御社のIR情報を拝見させていただきまして・・特に〇〇の数字は、当社でも実現できない素晴らしい数字です」などと伝えると説得力が上がります。
3. 気持ちを伝えるなら「手書き」が効果的
熱量を伝えるのなら断然「手書き」が効果的。電子テキストの方が効率は良いですが、少しでも相手に興味を持ってほしい、成約に繋げたいと考えるのなら手書きをおすすめします。
手書きのポイントをいくつかお伝えします。
- 特別感を与えるために「筆ペン」で書く
- 文章がテンプレ化しないよう意識する
- 質の高い「和紙」を使うと高級感が出る
せっかく手紙を書くのなら、相手に最後まで読んでもらいたいもの。多少時間とコストがかかっても、相手の興味を引きやすい手紙を送ることが大切です。
4. 反応がなければ電話でフォローする
実際、手紙を送っても相手から反応がないことの方が多いです。その際は「フォローコール」といって電話でフォローをします。「先日御社の〇〇様宛にお手紙を送らせていただきまして・・」といった内容の電話をかけ、本人に繋いでもらいます。本人に繋がった場合は、手紙の内容の件を話します。繋がらなければ折り返し連絡を待ち、長期間が経過したら再度手紙を送るのが良いでしょう。
営業に手紙を活用してアポイント獲得率を高めよう
手紙は個人宛に送れるので、企業の決裁者に直接アプローチができます。ただし最後まで読んでくれるとは限らないので、こちらの熱い気持ちを伝えつつ、「あなただけの特別感」を与えることが大切。一人ひとりにパーソナライズした手紙を書けるようになれば、アポイント獲得率向上が期待できるでしょう。
なお、営業代行会社の探し方・選び方がわからない！という方は営業幹事にお気軽にご相談ください。貴社の目的・予算にあった最適な会社を厳選してご紹介します。相談料・会社紹介料などは無料です。
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