テレアポの受付突破率を高める方法｜押さえておきたいコツ・トークスクリプトを解説【2024年最新版】
担当者につなげてもらうための第一関門「テレアポの受付突破」に課題を感じている企業担当者の方は多いはずです。
- テレアポの受付突破はなぜ難しい？突破率を高めるには？
- 受付を突破するテレアポのコツを知りたい
- 突破率を高めるトークスクリプトの作り方は？例文を知りたい
そこで本記事では、受付突破率を高めるテレアポのコツや、トークスクリプトの作り方を例文とともに解説！テレアポの成功率自体を高める、ヒントとなるポイントも紹介していきます。
なお、テレアポ代行会社の探し方・選び方がわからない！という方は営業幹事にお気軽にご相談ください。貴社の目的・予算にあった最適な会社を厳選してご紹介します。相談料・会社紹介料などは無料です。
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テレアポの受付突破率は約20%
テレアポの受付突破率とは、架電数に対し、受付から担当者に取り次いでもらえた割合のこと。通常、テレアポに慣れている方の受付突破率は約20%程度だといわれていますが、慣れていない営業の方の場合、5〜10%程度にとどまることもあるようです。
もちろん、担当者に取り次いでもらえても、アポイント獲得や商談に必ずしもつながるわけではありません。しかし、最終的なアポイント獲得数を増やすには、まず受付突破率を高める必要があります。
テレアポの受付突破はなぜ難しい？
慣れている方でも「20%前後」という数値が物語るように、テレアポの受付突破率を高めていくのは簡単ではありません。その理由は、テレアポ対象企業側の都合である「外的」および、営業をかける企業側の都合である「内的」という2つの要因があるからです。
営業電話（テレアポ）は嫌われる
受付突破率を高めるのが難しい外的要因は、多くの企業から「テレアポが嫌われている」ということ。「営業や提案は間に合っている」「業務に支障をきたす」というのが主な理由ですが、これは自社がテレアポの対象になることを考えれば容易に理解できることでしょう。
情報収集の手段がインターネットになった現代では、自らが能動的に見つけた情報をより重視する傾向も強まっています。これはBtoBでもBtoCでも同じこと。このため、テレアポに代表されるプッシュ型営業は敬遠される傾向にあり、受付に「営業電話は断るよう」徹底している企業も少なくありません。
ゲートキーパー（受付）を突破するテレアポスキルの欠如
一方の内的要因は、アポインターにゲートキーパー（受付）を突破するスキルがないということ。上述したように、受付は営業電話をシャットアウトする門番（ゲートキーパー）の役割を持たされていますが、テレアポの経験に乏しい方は以下のようなことをやってしまいがちです。
- 自社商材を長々と説明してしまう
- 話がわかりにくく要点が伝わらない
- 結果的に相手に悪印象を与えている
これでは、相手に断る口実を与えているようなものです。話の要点が伝わらない、アポインターの印象が悪いのでは、受付の方も担当者に取り継ぐのを躊躇してしまうでしょう。
【無料】テレアポ代行会社を紹介してもらう受付を突破するテレアポのコツ・ポイント
外的要因を改善するのは困難ですが、内的要因を改善することによって、テレアポの受付突破率を高めることは可能です。それこそ、内的要因の改善で、5%程度だった受付突破率を20%程度まで高められれば大成功。以下から、内的要因を改善するためのコツ・ポイントを解説していきます。
相手に好印象を与えるトーン・テンポ
テレアポ / 営業電話は、受付の方から常に警戒される存在です。警戒心を和らげ、話を聞いてもらうためには、受付の方に好印象を与える声のトーン / 話すテンポを心がけることが大前提。
断られてしまうことを恐れるあまり、低いトーンでボソボソと話してしまいがちですが、これでは受付の方に暗い印象を与えてしまいます。普段の話し方から「声を1トーン高く」する、電話の聞き取りづらさも考慮に入れ「ハキハキとゆっくりとしたテンポで話す」のがポイントです。
ただし、好印象を与えたいがために、声のトーンを高くし過ぎるのも考えもの。必要以上に声を張ると、受付の方にテレアポ / 営業電話だと悟られてしまう場合もあります。
丁寧な言葉遣い
相手に好印象を与えるという意味では、ビジネスマナーを踏まえた丁寧な言葉遣いも、テレアポで受付突破するための重要なポイントです。テレアポだからといって特別に考える必要はありませんが、「恐れ入りますが」「よろしければ」などのクッションフレーズを使い、受付の方により丁寧な印象を与えるようにしましょう。
また、嘘をいうわけではありませんが、営業電話 / テレアポを感じさせる言葉は、受付突破するためにも言い方を変えた方が無難です。たとえば「販売」を「ご提案」に言い換えるなどが挙げられます。
要件を簡潔かつ的確に伝える
要件を簡潔かつ的確に伝えることも受付突破のポイント。自己紹介に続いて、要件を簡潔かつ的確に「言い切る」ことが大切です。テレアポの受付突破にはアイドリングトークも、アイスブレイクも必要ありません。
なぜなら、受付の方が取り次ぎを判断するのは、電話を取った最初の10秒間だといわれているからです。この間に「だれ」が「どのような要件」で「だれに取り次いで欲しいか」を簡潔かつ的確に伝えることが重要。
たとえば、受付の方に考える隙を与えてしまう「ご担当者をお願いできますでしょうか？」ではなく、簡潔に「ご担当者様をお願いいたします」と言い切ってしまった方が効果的です。
次回につながる工夫
「担当者への取り次ぎを断られた」「担当者が不在（だといわれた）」場合に備え、次回につながる工夫をしておくこともポイントです。
たとえば、資料送付をお願いしてみるなどの方法が考えられます。資料を「どなた様に」送付するかを伺うことで、担当者の名前がわかるかもしれません。名前がわかれば、次回の架電時に「担当者を知っている取引先」からの電話だと思ってもらえます。
そうでなくても「送付資料を見てもらえたか？」「確認したいことがある」など、次回架電時の理由付けに利用できます。
アタックリストの精査 / 架電先の調査
事前にアタックリストの精査及び、架電先の調査を済ませておくのも、テレアポの受付突破率を高めるポイント。自社商材へ潜在的なニーズのある企業を選定できれば、話を聞いてもらいやすくなります。相手先の調査をするなかで担当者の名前がわかれば、営業電話を警戒されるリスクも減らせるでしょう。
これは営業スタッフやアポインターの負担を軽減する上でも非常に有効です。20%程度の受付突破率が見込めるとはいえ、80%断られるテレアポは精神的な負担が大きいもの。営業スタッフ / アポインターのモチベーションを維持する上でも、事前に取り組んでおきたいことです。
架電後の記録 / 分析
架電後は通話情報を記録し、次回テレアポ時のアタックリスト精査に活用しましょう。断られることが多いとはいえ、テレアポというアクションを起こすことによって、次につながる情報が得られることもあるからです。会話の内容、その結果だけでなく、架電した日付・時間帯、受付や担当者の名前など、得られた情報は細かに記録しておくことがポイントです。
受付突破を含むテレアポのトークスクリプト
「テレアポの受付突破のコツ・ポイントは把握できたが、実際にどう話したらいいか不安」という場合に有効なのがトークスクリプトです。受付突破からアポイント獲得まで、想定されるやり取りをフレーズとしてまとめたトークスクリプトがあれば、それをベースに会話を進められます。
作り方のポイントは、ステップごとに分けて考える、複数のパターンを想定してフレーズを考える、実際に利用しながら内容を修正・更新していくことです。以下から、ステップごとにトークスクリプトの例文を簡単に紹介していきましょう。
挨拶 / 受付突破
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挨拶 |
お忙しいなか恐れ入ります。 私、法人向け〇〇サービスを提供している、 株式会社××の△△と申します。 |
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受付突破 |
弊社サービスが御社のコスト削減につながると考え、 ご紹介したくご連絡いたしました。ご担当者様をお願いいたします。 |
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担当者不在の場合 |
さようでございますか。 それでは改めてお電話差し上げますので、 ご担当者様のご都合のよい時間帯をお伺いできますでしょうか。 |
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取り次ぎを拒否された場合 |
さようでございますか。 それでは資料だけでもご覧いただきたいのですが、 どちら様にお送りすればよろしいでしょうか。 |
自己紹介 / セールス
担当者に取り次いでもらった後は、自己紹介 > フロントトーク > メイントークの順に話を進めていきます。フロントトークとは、本題に入る前に顧客の興味を惹く導入トークのこと。続きを聞いてもらえるよう、簡潔かつ的確なフレーズにまとめておく必要があります。
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自己紹介 |
お世話になります。 私、法人向け〇〇サービスを提供している、 株式会社××の△△と申します。 |
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フロントトーク |
御社の〇〇コストを20%削減できる、 弊社の××についてお電話させていただきました。 |
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メイントーク |
数字の根拠、事例などで魅力をアピール |
相手の反応への対応 / 質問の回答
自社商材に対して、相手からの質問が得られるようであれば、アポイント獲得の可能性はかなり高いといえるでしょう。ポイントとなるのは、すべてを回答してしまうのではなく、アポイントメントのキッカケに利用すること。たとえば、以下のようなフレーズが考えられます。
- 資料をご覧いただきながら説明した方がわかりやすいため、一度、伺ってもよろしいでしょうか。
アポイントメントの獲得
最終目標であるアポイントメントを獲得するためのフレーズは「こちらから複数の日時を提案する」ことです。せっかく面談に応じてくれても、相手に日時を委ねてしまったのでは「スケジュールが合わない」ことを断りの理由にされてしまうからです。
ただ単に日程だけを提案するのではなく、時間帯もあわせて2〜3つ程度の候補を提案し続けるのがポイントです。
【無料】テレアポ代行会社を紹介してもらうテレアポの成功率を高めるには？
テレアポは新規顧客を獲得するための有効な営業手法ではありますが、時代の流れとともに効率が悪くなっていることも事実。今後、その流れはさらに加速すると考えられます。それでは、テレアポの成功率を高め、成果につなげるにはどうしたらいいのでしょうか？
テレアポとプル型マーケティングを組み合わせる
1つは、テレアポとプル型マーケティングを組み合わせた「インサイドセールス」に取り組むことです。
プル型マーケティングとは、Webサイト / オウンドメディア、展示会、PR活動などを通じて徐々に潜在顧客の興味・関心を高めるマーケティング手法のこと。この過程で「電話」「メール」を利用して潜在顧客の興味・関心を高めていく営業手法が「インサイドセールス」です。
アタックリストに架電する純粋なテレアポと異なり、自社商材に興味を持つユーザーにアプローチするインサイドセールスは、高い成功率が見込める営業手法です。テレアポ / 飛び込み営業 / テレビCMなどのプッシュ型に代わり、マーケティングの主流となりつつある営業手法だといえるでしょう。
テレアポをアウトソーシングする
ただし、目に見える効果が現れるまで、一定以上の期間を要するのがプル型マーケティングの特徴。効果が現れるまでテレアポにも力を入れる必要がある、そもそもインサイドセールスに取り組む余裕がないという企業も多いかもしれません。そんなときに検討したいのが、テレアポのアウトソーシングです。
アポイント獲得はもちろん、受付突破の豊富なノウハウを持つテレアポ代行会社であれば、自社で試行錯誤するよりも高いテレアポ成功率が期待できます。成功報酬タイプのサービスを提供する代行会社も多いため、コストを最適化しながら商談に集中できる環境を構築できるでしょう。
テレアポの受付突破方法を紹介しました
受付突破率を高めるテレアポのコツ、テレアポの成功率自体を高めるヒントとなるポイントなどを紹介してきました。
テレアポの最終目標である契約獲得を達成するためにも、受付突破率を高めていくことは非常に重要。しかし、テレアポの成功率に集中するあまり、商談を中心としたフィールドセールスが疎かになっては本末転倒です。ときには、リソースの足りない業務をアウトソーシングするという判断も必要です。
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