アポイントの日程調整メールの返信に書く内容・例文を紹介【2024年最新版】
新規顧客の獲得や既存顧客のフォローが必要な営業担当者には、以下のような悩みがあるでしょう。
「アポイントメールの返信の仕方を知りたい」
「メール返信の例文を参考にしたい」
営業活動では、新規顧客・既存顧客などと打ち合わせをするケースが多くあります。打ち合わせをするには、アポイントの取得が必要です。本記事では、アポイントの日程調整メールの返信内容や例文などを紹介します。参考にすると、適切なメールの返信ができるようになります。
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【無料】営業代行会社を紹介してもらうアポイントの日程調整メールの返信に書く内容
顧客とのアポイントを取得したらメール対応が必要となります。相手にお礼のメール返信をすることで、感謝の気持ちを伝えたり、記録を残したりできます。
早速、アポイントの日程調整後のメール返信内容をみていきましょう。
件名
メール返信の件名には、具体的な内容を記載します。メールを受け取った担当者は大量のメールを受信しているため、一目でわかるようにすると素早く確認してもらいやすくなります。
【件名の例】
◯月◯日のアポイントのお礼
〇〇サービスのお打ち合わせの日程調整について
宛名
宛名は、相手の会社名や担当者名などを記載する部分です。相手の担当者名がわかっている場合は「会社名＋部署＋担当者名」を記載し、わからない場合は「〇〇部 ご担当者様」のようにしましょう。
また、会社名は長くても省略せず正式名称を書くことが一般的です。「〇〇株式会社」「有限会社〇〇」と記載しましょう。
【宛名の例】
〇〇株式会社 営業部 〇〇様
株式会社〇〇 情報システム部 ご担当者様
挨拶文
メール返信には挨拶文を記載することがマナーです。初対面の場合は「（これから）お世話になります」すでに接点がある場合は「お世話になっております」と記載しましょう。
また、自分が誰なのかも忘れず記載しましょう。名乗ることで、メールの送信者が誰かを判断しやすくなります。
【主な挨拶文】
お世話になります。
いつもお世話になっております。
大変お世話になっております。
早速のご返信ありがとうございます。
平素は弊社サービスをご利用いただき、誠にありがとうございます。
【挨拶文の例】
お世話になります。
〇〇株式会社の営業部〇〇です。
早速のご返信ありがとうございます。
〇〇株式会社の営業部〇〇です。
お礼
メール返信文にお礼は必須ではないですが、あると相手によい印象を与えられます。アポイントの日程調整は、相手が忙しいにもかかわらず自分のために時間を確保してくれているため、お礼の一言を入れましょう。
【お礼の例】
お忙しいところ、日程調整ありがとうございます。
本文
本文には決まったアポイント日程を記載して、相手に最終確認をしてもらいます。改めてアポイントの詳細を送信することで、記録に残るためリマインドとなります。
【本文の例】
ご連絡いただいた日程について承知いたしました。
以下の日程でお打ち合わせをお願いいたします。
日時：◯月◯日14：00〜15：00
場所：貴社オフィス
目的：〇〇商品のご紹介
訪問者：〇〇、〇〇、計2名が参加予定
締め
メール本文の後は締めの言葉を記載しましょう。締めの言葉を入れることで、丁寧なメール文となりよい印象を与えられます。
また「ご都合が合わなくなった場合は、気軽にご連絡ください」のように、予定が合わなくなった場合の配慮の言葉を入れてもよいでしょう。
【締めの例】
よろしくお願いします。
以上、よろしくお願いいたします。
以上、ご連絡いたします。
当日は何卒よろしくお願い申し上げます。
署名
メール返信の最後に自らメールを作成したことを示す署名を記載します。署名には会社名・氏名・連絡先などの情報を入れます。
代表的な項目は以下の通りです。
- 会社名
- 部署名
- 役職
- 氏名
- 会社住所
- 代表電話番号
- 携帯電話番号
- 会社ホームページのURL
署名を記載する際は記号を使うケースが多く、文字化けしないように注意が必要です。特に「環境依存文字」は極力使わないようにしましょう。
【無料】営業代行会社を紹介してもらうアポイント日程調整メールの返信の例文
続いて、ケース別のアポイント日程調整メールの返信例文を紹介します。そのままコピペして使えるため、活用してみてください。
自分が送信した候補日で問題ない場合
件名：Re：◯月◯日のアポイントについて
株式会社〇〇
〇〇部〇〇課
〇〇様
お世話になっております。
株式会社〇〇の営業部〇〇です。
お打ち合わせの候補日につきまして、日程を調整していただきありがとうございます。
下記の日程で、お打ち合わせをお願いいたします。
日時：〇〇月〇〇日（火）14時～
場所：貴社本社
目的：〇〇商品のご紹介
訪問者：〇〇、〇〇
お忙しい中、貴重なお時間を割いていただき、誠にありがとうございます。
当日はどうぞよろしくお願いいたします。
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氏名（ふりがな）
携帯番号
メールアドレス
--------
相手から候補日をもらった場合
件名：Re：〇〇商品のご紹介について
株式会社〇〇
〇〇部〇〇課
〇〇様
お世話になっております。
株式会社〇〇の営業部〇〇です。
お打ち合わせの候補日をご連絡いただき、ありがとうございます。
いただいた日程でご対応可能です。
以下の日程でお打ち合わせお願いいたします。
日時：〇〇月〇〇日（水）13時～
場所：貴社本社
お忙しいところ日程を調整いただきありがとうございました。
どうぞよろしくお願いいたします。
--------
氏名（ふりがな）
携帯番号
メールアドレス
--------
日程が合わない場合
件名：Re：〇〇紹介のアポイントについて
株式会社〇〇
〇〇部 〇〇様
お世話になります。
株式会社〇〇の〇〇です。
日程候補のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。
大変申し訳ございませんが、ご提示いただいた日程候補で都合がつかない状況です。
お打ち合わせの日程について、再調整をお願いいたします。
以下の候補日でご都合いかがでしょうか。
〇月〇日（火） 11：00～12：00
〇月〇日（水） 13：00～14：00
〇月〇日（金） 15：00～16：00
ご検討のほどよろしくお願いいたします。
--------
氏名（ふりがな）
携帯番号
メールアドレス
--------
日程変更を依頼する場合
件名：〇〇商品紹介のアポイント日程変更について
株式会社〇〇
〇〇部 〇〇様
お世話になります。
株式会社〇〇の〇〇部〇〇です。
先日ご連絡しました〇月〇日のアポイントについてご連絡いたしました。
急遽、弊社都合によりお打ち合わせが難しい状況となってしまいました。
ご迷惑をおかけして大変恐縮なのですが、別日程で調整いただけないでしょうか。
対応可能な日程を以下に記載させていただきます。
〇月〇日（月） 10:00～11:00
〇月〇日（火） 11:00～12:00
〇月〇日（木） 13:00～14:00
ご検討のほどよろしくお願いいたします。
--------
氏名（ふりがな）
携帯番号
メールアドレス
--------
リマインドメールを送信する場合
件名：明日のアポイントについてのご連絡
株式会社〇〇
営業部 〇〇様
お世話になっております。
株式会社〇〇 営業部の〇〇です。
先日は〇〇商品紹介の日程を調整いただき誠にありがとうございます。
アポイントの前日になりましたので、あらためてご連絡いたしました。
日時：◯月◯日 （曜日）14：00〜15：00
場所：貴社本社
もし都合が悪くなった場合は、ご返信いただけますと幸いです。
当日はどうぞよろしくお願いいたします。
--------
氏名（ふりがな）
携帯番号
メールアドレス
--------
アポイントの日程調整メールの返信を送る際の注意点
アポイントの日程調整メールに返信する際は、スムーズなやり取りができるように注意点を把握しましょう。
メールを受信したら早めに返信する
ビジネスメールはスピードが重要です。相手が忙しい中、アポイントの日程調整をしてくれているため、当日または翌営業日までに顧客へメールの返信をしてみてください。
万が一、長期間返信ができない場合は、いつからいつまで返信できない旨を伝えておきましょう。相手に返信できない期間が伝わっていると、返信が遅くなってもトラブルを回避可能です。
件名の「Re：」はつけたまま返信する
メールの返信では件名に「Re：」をつけたままにしましょう。「Re：」は返信の意味があり、削除すると相手が新規メールと勘違いして確認を後回しにする可能性があります。
「Re：」が多いと件名が読みづらくなるため、2つ目以降は削除してメールの返信をしましょう。
誤字脱字、添付漏れがないように確認する
メールの返信をする際は、誤字脱字の確認を怠らず行いましょう。誤字脱字は好まれないため、相手に対してよい印象を与えません。
また、ファイルを送信する際は、添付漏れに注意が必要です。ファイルの添付漏れが発生すると、再度メールを送信する手間がかかります。
メールを返信する前に、本文を確認してから送りましょう。
アポイントのメール返信【まとめ】
顧客とアポイントの日程調整をしたら、メール対応が必要となります。メールの返信をすると、アポイント日程の再確認や感謝の気持ちを伝えることが可能です。
アポイント日程のメール返信文は、どの顧客にも同様の内容を送信します。返信内容を覚えておくと、スムーズにメールを送信できます。
本記事を参考に、アポイント日程調整のメール返信を行ってみてください。
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