アポ取りのうまい人が使っているフレーズとは？アポ取りの実践ポイントも解説【2024年最新版】
アポ獲得率を増やしたいと思う営業担当者の方は、以下のような悩みを抱えていないでしょうか。
- アポ取りで成約率を高めるために何を意識すべきかわからない
- アポ取りでどのような言い回しが効果的かわからない
本記事ではアポ取りのうまい人が使っているフレーズ例、アポ取りのうまい人が意識しているポイントやしていないことについて解説します。
なお、営業代行会社の探し方・選び方がわからない！という方は営業幹事にお気軽にご相談ください。貴社の目的・予算に合った最適な会社を厳選してご紹介します。相談料・会社紹介料などは無料です。
【無料】営業代行会社を紹介してもらうアポ取りとは
アポ取りとは、アポイントメント（面会や面接）を相手から約束してもらうことです。
営業を通して成約につなげるためには、顧客と直接話すアポ取りは欠かせません。アポイントメントを通して、顧客のニーズや予算を探り、顧客に合わせた最適な提案を行います。
特に高単価の商品やサービスの場合、顧客に合わせたカスタマイズが必要な場合には、よりアポ取りが重要です。
アポ取りのうまい人が使っているフレーズ【電話編】
アポ取りでは、相手に不信感を与えないよう、スムーズなやりとりが大切です。アポ取りがうまい人が電話で使っているフレーズを、新規顧客と既存顧客の2パターンに分けて説明します。
新規顧客にかける場合
新規顧客の場合、自社や自社の商品を知りません。そのため、相手から警戒心を持たれやすいため、親しみやすさを意識して会話します。
【架電直後】
「突然のお電話失礼いたします。〇〇社の〇〇と申します。新しい営業ツールのご提案をさせていただきたく、お電話いたしました。営業の管理を担当している担当者はいらっしゃいますか？」
【取次後】
「私は営業リストを効率的に管理できるツールを提供している〇〇社の〇〇と申します。今回は営業リストを自動で整理し、業務を自動化させるツールについてご案内させていただきたいと思っております」
「つきましては、〇〇分ほど、お話させていただく機会をいただけないでしょうか」
【アポ獲得後】
「では、〇〇月〇〇日の〇〇時に、御社にお伺いさせていただきます。本日は貴重なお時間いただきありがとうございました」
既存顧客にかける場合
既存顧客にかける場合は、自社のことを認知している前提で話を進めます。新規顧客よりもアポ取りの難易度が低く、アポ取りも成功しやすいでしょう。ただし、関係性があるからといっても、丁寧な対応を心がけることが大切です。
【架電直後】
「お世話になっております。〇〇社の〇〇と申します。〇〇課の〇〇様はいらっしゃいますか」
【取次後】
「お世話になっております。本日は営業業務を自動化できる〇〇というサービスについてご連絡を差し上げました。よろしければ一度お伺いさせていただき詳しいご説明をさせていただきたいのですが、〇〇日の〇〇時は〇〇様のご都合いかがでしょうか」
【アポ獲得後】
「では、〇〇日の〇〇時にお伺いさせていただきます。本日はお忙しい中お時間いただきありがとうございました。失礼いたします。」
アポ取りのうまい人が使っているフレーズ【メール編】
アポ取りがうまい人がどのようなメールを送っているのか､新規顧客と既存顧客に分けて紹介します｡
新規顧客にかける場合
新規顧客にメールする際には、自己紹介やメールの目的を明確にし、アポ取りの日程についてご案内します。具体的には以下のものを記載しましょう。
- 会社名
- 担当者名
- メールの目的と理由
- 要件
- 日程
メールの例としては以下のような形です。
件名：営業効率が50%向上?!〇〇サービスご紹介について面談のお願い（〇〇社・名前）
本文：
株式会社〇〇
部署名・〇〇（担当者）様
初めてご連絡差し上げます。
株式会社〇〇で〇〇というサービスを提供している〇〇と申します。
今回は営業業務を自動化し、〇〇時間削減できる〇〇というサービスについてご案内したく、メールを差し上げました。
〇〇は現在〇〇社以上に導入いただいており、導入されたお客様の〇〇%以上が業務効率を50%向上させています。
もしよろしければ30分ほど〇〇様のお時間をいただき、詳しい説明をさせていただきたいのですが、以下の日程でご都合いかがでしょうか。
【訪問候補日】
・〇〇月〇〇日（〇曜日）〇〇時〜
・〇〇月〇〇日（〇曜日）〇〇時〜
・〇〇月〇〇日（〇曜日）〇〇時〜
上記の日程でご都合つかない場合は、再度調整しますので、打ち合わせ可能な時間をご連絡くださいませ。
ご多忙の中、大変申し訳ございませんが、ご検討の程、よろしくお願いいたします。
〇〇社
〇〇（営業担当者の名前）
既存顧客にかける場合
商品の説明や商品の魅力は必要不可欠です。既存顧客の場合は、新規顧客と比べると、メールで記載すべき内容は少なくすむものの、相手に興味を持ってもらえなければ、返信してもらえません。
件名：営業効率が50%向上?!〇〇サービスのご案内
本文：
株式会社〇〇
部署名・〇〇（担当者）様
初めてご連絡差し上げます。
株式会社〇〇・〇〇課の〇〇です。
今回は営業業務を自動化し、〇〇時間削減できる〇〇という当社のサービスについて〇〇様にご意見をお伺いしたく、ご連絡いたしました。
〇〇は現在〇〇社以上に導入いただいており､〇〇社にご利用していただくにも最適なサービスです｡
もしよろしければ30分ほどお時間いただき、ご説明をできればと考えております。
以下の日程で〇〇様のご都合はいかがでしょうか？
【訪問候補日】
・〇〇月〇〇日（〇曜日）〇〇時〜
・〇〇月〇〇日（〇曜日）〇〇時〜
・〇〇月〇〇日（〇曜日）〇〇時〜
上記の日程でご都合がつかない場合は、〇〇様のご都合のいい日時をご連絡いただければ幸いです。
ご多忙の中、大変申し訳ございませんが、ご検討の程、よろしくお願いいたします。
〇〇社
〇〇（営業担当者の名前）
【無料】営業代行会社を紹介してもらうアポ取りのうまい人が実践しているポイント
アポ取りのうまい人の多くは以下のことを実践しています。
- トークスクリプトの見直しと顧客の分析
- 架電数を増やす
- 円滑なスケジュール調整
- 顧客に応じたコミュニケーション
これらのポイントを実践することで、アポ獲得率の向上につながるでしょう。
トークスクリプトの見直しと顧客の分析
アポ取りのうまい営業担当者は架電前に顧客情報を確認し、トークスクリプトの見直しをしています。トークスクリプトとは、架電時に利用する営業トークの台本のことです。
顧客分析を行い、顧客の属性や悩み、想定される返答をできうる限り想定することで、台本の内容を顧客の悩みや顧客の属性にあわせて変更できます。相手企業の最近のプレスリリースやニュース記事、IRページなどを確認しておくことも大切です。
その結果、より相手のニーズや悩みに合わせた話を展開でき、アポ獲得率向上につながります。
架電数を増やす
アポ取りの獲得数を増やすためには、架電数を増やすことが効果的です。テレアポはどれほど入念に準備をしても、失敗する確率は少なくありません。そのため、無駄な時間を減らし、効率的に数をこなしていくことが大切です。
コールシステムを利用している場合であれば、システムの利用方法を熟知し、スムーズにメモを取れるようにしておくと、効率的なアポ取り活動が行えます。
円滑なスケジュール調整
アポ取りは相手に負担をかけないよう、スムーズなスケジュール調整が大切です。スケジュール調整は必ずこちら側から行い、複数日の日程を提示して、相手がスムーズに回答できるよう準備しておきます。
日程を提示する際には、当日や翌日など直近の予定を避け、相手が調整しやすい日程を想像しながら提示することが大切です。相手に無理を強いてしまうと、信頼関係を損なう可能性があります。
これはデスク上のみで完結するインサイドセールスでは特に意識すべきポイントです。 インサイドセールスとは、非対面で行う営業活動のことです。 リモートワークが主体となり、直接対面しての営業が敬遠されるようになっている昨今では、インサイドセールスを意識して、営業活動を行いましょう。
相手への配慮をしながら、主導権を相手に渡さないように会話を進めることが、ポイントです。
顧客に応じたコミュニケーション
顧客への説明は、顧客にあわせてわかりやすく、ニーズを踏まえた提案をすることが大切です。顧客の業界や担当者の属性、性格を踏まえ、できるだけ、話し方を工夫しましょう。
業界にあわせて商品のアピールポイントを変え、伝える商品の説明を変えることも効果的です。
顧客目線での提案をするための準備
アポ取りは顧客目線を意識した提案が大切です。自社の都合で商品説明をすると、相手は必要性を感じられず、アポ獲得につながりません。
具体的には、様々な角度を意識した商品知識のインプットを行い、多様な顧客に対して、自社の商品を的確にアピールできるよう準備することが大切です。また、既存顧客であれば、顧客の課題を的確に理解し、課題に寄り添った提案を心がけます。
【無料】営業代行会社を紹介してもらうアポ取りのうまい人がやっていないこと・言わないこと
アポ取りはちょっとしたことで相手の信頼を損ね、成果につながらなくなります。そのため、アポ取りのうまい人はやってはいけないことをやらないことが特徴です。
- アポ一件の獲得のために時間をかける
- 説明の時間が長く、結論をしゃべるのが遅い
- トークスプリクトを読むだけにする
- アポ取りのトーク分析をしない
- 相手の話を聞かない
これらの点を意識することで、顧客から不信感を持たれる確率が減り、アポ獲得率が向上します。
アポ一件の獲得のために時間をかける
アポ取りのうまい人は、アポ1件獲得するために、あまり時間をかけないことを意識しています。アポ取りは丁寧にクライアントにアプローチすることは大切なものの、成約に結びつかないであろう顧客に対して、時間をかけても成約率は上がりません。
そのため、アポ取りをする際には、顧客の悩みや課題を聞き、成約につながる可能性がどの程度あるか見極めることが大切です。
見込みがあまり期待できない顧客だと判断したら、無闇に商品説明をするのではなく、早めに会話を切り上げましょう。
説明の時間が長く、結論をしゃべるのが遅い
アポ取りのうまい人は説明を簡潔に、結論を早めに伝えます。説明が長くなるほど、売り込みしている印象が強くなり、相手の不信感につながってしまうためです。相手に話しにくいことは前置きが長くなってしまいがちですが、要点は早めに伝えるよう心がけます。
伝えるべき要点を早めに伝えることで､相手は要件が伝わり､商品の必要性を判断しやすくなります｡
トークスプリクトを読むだけにする
アポ取りのうまい人は、トークスクリプトをそのまま読むようなことはしません。台本をそのまま読んでしまうと、棒読みになりやすく、信頼を構築できなくなります。また、相手とのキャッチボールもうまくできず、臨機応変な対応が困難です。
アポ取りのうまい人は、トークスクリプトの内容を暗記し、会話中の相手のリアクションからニーズや課題を引き出すことや、会話に抑揚を意識することに注力しています。
アポ取りのトーク分析をしない
アポ取りのうまい人は、アポ取りの架電後にトーク分析をし、改善点はないか検討します。具体的にはうまくいった場合と失敗した場合それぞれ記録に残し、仮説を立てることです。
ただし、できるだけ数多く取り組んだ上で分析しましょう。同じ対応をしていても、顧客が変われば結果が変わることもあります。そのため、何件か同様のやりとりを行い、慎重に分析することが大切です。
また、予期していない質問や会話があった場合には、その内容を記録し、対応策を検討します。スクリプトのバリエーションを増やす上でも効果的です。
相手の話を聞かない
アポ取りは営業活動と同様、相手の話を聞くことが大切です。相手の話を聞かず 、自分の話をしてしまうと、相手からの信頼は得られません。
アポ取りのうまい人は、自分の話よりも、相手のニーズや困りごとなど、相手の話を聞くことに注力します。相手からの課題を聞くことで、相手の信頼につながるだけではなく、相手の課題に寄り添った提案にもつながり、アポ獲得や成約にもつながるでしょう。
アポ取りのうまい人のフレーズや実践ポイントを説明
本記事ではアポ取りのうまい人のフレーズや実践ポイントを説明しました。アポ取りのうまい人は、台本を準備しつつ、顧客分析や話す内容を顧客にあわせて変更するなど、多くの工夫をしています。
また、成功した場合と失敗した場合の原因分析を丁寧に行い、その後の改善につながるポイントがないかよく検討することも大切です。
なお、営業代行会社の探し方・選び方がわからない！という方は営業幹事にお気軽にご相談ください。貴社の目的・予算に合った最適な会社を厳選してご紹介します。相談料・会社紹介料などは無料です。
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