法人向けテレアポ成功のコツ！アポ率を上げる方法をシーン別に解説【2024年最新版】
目標件数に達成できず社内で肩身の狭い思いをしており、どうにかしてテレアポの成約率を上げたいと考えている方もいるでしょう。
本記事では、法人向けテレアポのコツを徹底解説。マインドセット・準備・受付突破・アポ取りのシーンに分けてそれぞれのポイントを解説します。最後まで読めば、テレアポ率向上に繋がるヒントが得られますのでぜひご覧ください。
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【無料】テレアポ代行会社を紹介してもらう法人向けのテレアポがきついと感じる理由
法人向けのテレアポをきついと感じて「意味があるのだろうか」「精神的につらい」と感じてしまう方もいます。まずはテレアポがきついと感じる理由を明確にして、どこに課題があるのか確認しておきましょう。
受付で断られてしまう
テレアポにおけるはじめの関門は受付を突破すること。
受付担当者は「営業電話は繋がないように」といわれていることがほとんど。社内ルールで決められている場合があります。そのため、受付の段階で営業だと判断されると「社長は外出中です」などと無下に断られ、次の一手が思い付かずに泣く泣く受話器を置くことになるわけです。
こうした背景から、受付が担当者に取り次ぐのは「取引先」とわかる電話か「受付では関係性が判断できない」電話になります。このふたつを押さえて関係性をアピールできれば、担当者に繋いでもらえるチャンスに繋がります。詳しい突破のコツは後述します。
担当者からアポが取れない
担当者は電話対応をするほどの余裕のないケースが多く、「忙しい」「他の業者を使っている」「今は必要ない」などの言葉で詳しく話を聞いてもらえないことも。だからこそ、相手のニーズを適切に汲み取り提案することが大切です。
押さえておいていただきたいのは、これまで説明してきたような背景から、そもそも忙しい担当者からアポイントを取るのは至難の業ということ。一筋縄にはいかないため、工夫をこらす必要性があります。
法人向けテレアポで大切な「マインドセット」
まずはテレアポに臨むにあたって持っておきたいマインドセットから解説します。マインドセットが備わっていることで、適切なアプローチの方法がわかったり、メンタル的にしんどい思いをせずに済んだりします。それぞれ詳しく見ていきましょう。
テレアポと営業の違いを理解する
まず認識しておきたいこととして、「テレアポ」と「営業」は目的に違いがあります。
- テレアポ：アポイントを得ること
- 営業：契約をもらうこと
テレアポの目的は「アポを獲得すること」。このことをしっかり理解できていれば、自ずとアプローチの方法も変わってきます。押さえておきたいのは、テレアポはアポイントを得て営業に行く機会が得られればOKということ。
そのため、顧客に長々と自社の商品やサービスの説明をする必要はありません。テレアポでは、忙しい担当者に短時間でメリットを感じてもらい「役に立つかもしれないから話を聞いてみるか」と思ってもらうことが第一優先です。
テレアポは断られて当たり前
営業を受ける側の立場を想像してみるとわかるように、忙しい中で突然の電話対応をするのは担当者にとっては負担となる行為です。知らない相手からの電話であれば、なおさら警戒するのは当たり前ですよね。
なかなか難しいとは思いますが、忙しい中で対応してもらえることへの感謝の気持ちを持てるようになると、テレアポに前向きな気持ちで取り組めるようになってきます。また、断られて当たり前というマインドの元、「どうしたらアポが取れるのか？」を考えて工夫することが大切です。
法人向けテレアポで必要な「準備」
ここからはテレアポの具体的なコツをシーン別に紹介していきます。まずはテレアポに臨む前の「準備」から。ここまで見てきたように、テレアポはそもそも難易度の高いもの。事前準備なしに臨むのは無謀ともいえます。これから紹介する内容を参考にしっかり準備しておきましょう。
適切なリストにアプローチする
テレアポの成約率に関係するのが「どんなリストにアプローチするか」です。
自社の商品・サービスのターゲットとは異なる層にアプローチしていては、なかなか成約には繋がりません。逆に「こちらからのアクションに何かしら反応している顧客」なら成約に繋がりやすいことも想像できるかと思います。仮に契約率がまったく同じリストでアポ率に10%差があるとしたら、それだけで売上に大きな差がつきます。
- 架電数100件×アポ獲得率10%×契約率10%×単価10万円＝売上10万円
- 架電数100件×アポ獲得率20%×契約率10%×単価10万円＝売上20万円
精度の高いリストを用意するには、以下のようにスコアリングを設定しておき、点数をつけておくとよいでしょう。スコアリングは属性・関心度・活性度の3つを指標とすると考えやすくなります。
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属性 |
関心度 |
活性度 |
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従業員数1000人以上：+10点 |
有料会員登録：+10点 |
過去1か月の間に サイト訪問があった：+10点 |
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従業員数500人以上：+5点 |
無料会員登録：+3点 |
過去3か月の間に サイト訪問があった：+5点 |
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担当者が役職者：+3点 |
メルマガ閲覧：+1点 |
過去半年の間に サイト訪問があった：+1点 |
上のスコアリング表のように、アポ獲得率または契約率に影響する要素を洗い出してスコアリングすることをおすすめします。表を元に顧客ごとに点数をつけて、スコアの高い顧客からアプローチしていくと効率的です。
企業のリサーチをしておく
テレアポをする直前に、架電先の企業についてリサーチしておき戦略を立てておくとスムーズに切り返しがしやすくなります。
最低限リサーチしておきたいのは以下の二点です。
- 担当者の名前と部署
- 企業が抱えている課題
先ほど触れたように、受付が電話を繋ぐのは「取引先」か「受付では関係性が判断できない」場合です。そのため、担当者の名前と部署を伝えて受付に関係があると思ってもらえると取り次いでもらえる可能性が上がります。
また、企業が抱えている課題をリサーチしておくことで、担当者に繋がった際に提案がしやすくなります。たとえば以下のような内容を調査しておきましょう。
- 企業のホームページやメディア
- 企業の業界動向やニュース
- 担当者のプロフィール
上記を調べたうえで、課題解決に貢献できることを示すと効果的です。
ただし、注意したいのはリサーチに時間をかけすぎないこと。後述しますが、テレアポの獲得数を増やすには、架電数を増やすのも1つの有効な策です。リサーチに時間をかけすぎて架電数が減るぐらいなら、数を多く当たったほうが結果的にアポ数が多く取れる場合もあります。
トークスクリプトを作っておく
テレアポでありがちなのが、拒否された際に言葉につまってしまうこと。しかし、「こう返されたらこう返す」というパターンを台本として作っておくことで切り返しがしやすくなります。また、質の高いトークスクリプトを作り込むことでテレアポ率が高くなったり、誰が行っても再現性が高く成果を出せるようになったりというメリットも。
トークスクリプトは、相手の反論を想定して、挨拶→導入→ヒアリング→本題→アポ取りのように進めていきます。本記事の後半では切り返しのトーク例を紹介しますので、そちらも参考にしてください。
なお、トークスクリプトの作り方は以下の記事に詳しくまとめています。トークスクリプトを作る際に参考にしてください。
▼関連記事
テレアポのトークスクリプトの作り方とは？作る時のコツや注意点も解説
法人向けテレアポ「受付突破」のコツ
テレアポの1つ目の壁が受付から繋いでもらえるかどうかです。受付突破の率を上げるために、これから紹介するコツを参考にしてください。
丁寧な言葉遣いで安心感を与える
基本的なことですが、相手に安心感を与える丁寧な言葉遣いで話すことが大切です。敬語の使い方や言葉遣いがなっていなかったり、相手に不信感を与えるような話し方をしていたりしては、そもそも話を聞いてもらえません。
アメリカの心理学者アルバート・メラビアンが唱えた「メラビアンの法則」では、人の第一印象は3〜5秒で決まるともいわれています。
印象を良くするためには、以下のポイントを押さえておくといいです。
- ゆっくりと丁寧に話す
- 口角を上げて話す
- 声のトーンを普段よりも半音上げる
- 声に抑揚をつける
- 語尾を伸ばさない
まずは印象の良い話し方で警戒を解くことを意識しましょう。
関係性をアピールする
受付を突破するには、いかに「担当者と関係性があるか」をアピールすることが大切になります。ダメな例といい例を見てみましょう。
【ダメな例】
「はじめまして。株式会社○○の○○と申します。社長はいらっしゃいますか？」
【いい例】
「いつもお世話になっております。株式会社○○の○○です。○○様はいらっしゃいますか？」
上記のように、「すでに関係性があるかもしれない」と感じてもらうことで、受付を突破できる可能性が高くなります。もちろん嘘をついてまで関係性をアピールすることは好ましくないので、誠意のある対応を心がけましょう。
架電の時間を工夫する
そもそも担当者が不在だと繋がることができません。担当者に繋がりやすい時間帯を見計らって電話をかけるのがベストです。繋がりやすい時間帯は業界や相手の業務によって様々です。以下に一例をあげておきます。
- 不動産会社は水曜休みが多い
- 学習塾は午後のほうが繋がる可能性が高い
- 外回り営業の担当者は午前中社内にいる可能性が高い
また、一般的には電話がかかりやすい時間帯・避けたほうがいい時間帯は以下とされています。
【かかりやすい時間帯】
・午前中
・14〜16時頃
【避けたほうがいい時間帯】
・始業時間の前後
・ランチタイム
・相手が忙しい時間帯
・20時以降の遅い時間帯
相手先の業界や担当者の業務を踏まえて繋がりやすそうな時間帯に電話をするとよいでしょう。
（参考）架電数を増やす工夫をするのも効果的
アポ率に気を取られがちですが、架電数を増やす工夫をするのも1つの手です。
- 電話と電話の間をなるべく空けないように電話をかける
- トークの無駄をなくす
- 事前準備に時間をかけすぎない
上記のような工夫によって架電数を増やすことで、結果的にアポ数の増加に繋がることもあります。架電数を意識するには「1時間あたりに20本電話する」など目標数を決めておくとよいでしょう。
「アポ取り」の成功率を上げるコツ
受付を突破できたら、次は担当者にうまく要件を伝えてアポに繋げる必要があります。そもそも担当者は日々の業務に忙しく、電話に丁寧に対応する余裕がないことも考えられます。これから紹介するコツを参考にしてアポ取りの成約率を上げていきましょう。
結論ファーストで伝える
電話に限りませんが、相手とコミュニケーションを取る際には結論ファーストで伝えましょう。回りくどい話は断られる原因になり得ます。
「本日は○○の件で情報提供のためにご連絡させていただきました」
「御社の売上が上がるツールを提供できます。一度お時間をいただけないでしょうか？」
「はい、おっしゃる通りでございます」
上記のように、こちらからの話も質問の回答も、まずは結論から伝えることを心がけましょう。
相手のニーズをヒアリングする意識を持つ
こちらから一方的に話をすることは避けて、相手に質問を投げかけながらニーズをヒアリングするような会話を心がけましょう。
「採用に関するお困りごとはございませんか？」
「今お使いの業者で課題と感じていることはございますか？」
アポに繋がるのは、相手がアポを受けるメリットを感じたときです。だからこそ「相手の課題は何か」「何を必要としているか」を引き出して相手が求めているものに働きかける提案をすることで、アポ率は上がるはずです。
「短時間」「曜日指定」で提案する
テレアポは「短時間」「曜日指定」で提案するのがおすすめです。
テレアポを断られる際の常套文句として「忙しい」というのがあります。実際、担当者は営業を相手にする時間はないほど日々の業務に追われているもの。
「お忙しいと思いますので15分で話せるようにいたします」
「来週の水曜日か金曜日の15時からお時間よろしいでしょうか？」
時間は15分ほどだと相手が負担に感じづらいでしょう。また、曜日を指定して相手に選んでもらうことで、断りづらくなる効果もあります。
（参考）ボイスレコーダーで録音してみよう
自分の電話内容を客観的に振り返るために、スマホのボイスレコーダーなどを活用して自分の声を録音してみるとよいでしょう。録音して聞き返すことで課題を見つけやすくなります。不要な口癖や「えー」「あのー」など無駄な言葉を使っていないか確認してみてください。
【無料】テレアポ代行会社を紹介してもらう実際に使えるテレアポの切り返しトーク例
続いて、テレアポで切り返しが難しい5つのシーンに対してトーク例を用意しましたので、参考にしてください。反応がよかった切り返しはトークスクリプトに反映するのもおすすめです。
「担当者が不在」といわれた場合
【トーク例】
「あらためていつ頃ご連絡すればよろしいでしょうか？」
「他に○○について分かる方はいらっしゃいますでしょうか？」
担当者が不在といわれた場合、本当に不在な場合と、聞くつもりがない場合の2パターンがあります。どちらのパターンか判断するのはこちら側では難しいため、上記のように繋がれるチャンスがないか確認しましょう。
「忙しい」といわれた場合
【トーク例】
「お忙しいからこそ、最新の成功事例をまとめてお伝えいたします」
「15分でお話しできるようにいたします」
「資料をご覧いただくだけでも構いませんので、一度お伺いさせていただけないでしょうか？」
「忙しい」といわれた場合、相手は営業に対して面倒だと感じている場合があります。その場合には、相手が話を聞くことのメリットを伝えた上で「忙しいからこそ聞いてほしい内容であること」「短時間で終わること」を伝えてみましょう。
「すでに利用している業者がある」といわれた場合
【トーク例】
「お使いの業者で”こうだったらいいのに”と感じる部分はございますか？」
「差し支えなければお伺いしたいのですが、今お使いの業者は何点満点ですか？」
「すでに利用している業者があります」といわれたら、利用している業者の課題をヒアリングするような切り返しを行いましょう。その上で、競合の課題を自社なら解決できることをアピールすると相手にメリットを感じてもらいやすくなります。
「資料ください」といわれた場合
【トーク例】
近場の場合：「来週月曜日の夕方に資料のお渡しに伺わせてください」
遠方の場合：「それではメールで資料をお送りさせていただきます」
「資料をください」といわれた場合、郵送やメールで送るパターンと、直接渡しに行くパターンがあるかと思います。どちらを選択するかは、時間帯効果で考えるのがよいでしょう。また、遠方の場合は、郵送よりもメールのほうが費用はかからず、すぐにフォローができるのでおすすめです。
「必要ない」といわれた場合
【トーク例】
「必要がないのは、〇〇だからでしょうか？」
「今後何かお役に立てるかもしれませんので、メールで資料の送付だけさせていただけないでしょうか？」
「必要ないです」「結構です」などと断られそうになった場合、しつこく一方的に商品やサービスの説明を続けても逆効果です。相手のどこに課題があるのかヒアリングすることで、相手の悩みが見えてくることがあります。
また、資料を送るという目的でメールアドレスを聞くなどして、繋がりを持てる方法を模索するのも手です。
法人向けテレアポ成功のコツを紹介しました
法人向けテレアポで、思うように成果が上がらず悩んでいる担当者に向けて、法人向けテレアポのコツをシーン別にご紹介しました。特に大事な部分を以下にまとめます。
- テレアポの目的は「アポを得ること」
- テレアポは断られて当たり前のマインドで臨む
- 受付が取り次ぐのは「取引先」か「受付では関係性が判断できない」時
- 一方的に話さず相手のニーズをヒアリングする
- 相手に話を聞くメリットを感じてもらうような働き方をする
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