営業でアポイントを取るコツ｜電話・メール別に解説【2024年最新版】
本記事では
- 電話での営業におけるアポ取りの注意点
- メールでの営業におけるアポ取りの注意点
- 先方がアポイントに応じてくれる場合の注意点
などについて解説します。
最後まで読めば、アポ取りが成功して、営業の成約率が上がる方法がわかります。
なお、営業代行会社の探し方・選び方がわからない！という方は営業幹事にお気軽にご相談ください。貴社の目的・予算にあった最適な会社を厳選してご紹介します。相談料・会社紹介料などは無料です。
【無料】営業代行会社を紹介してもらう営業におけるアポ取りの方法
アポ取りとは見込み顧客を獲得するための方法であり、電話とメールの2種類があります。
電話は直接顧客と話ができるのがメリットです。営業トークに長けていると、商談のアポ取りができます。しかしスキルがない場合、アポイントを獲得するのは難しいでしょう。
メールは顧客に営業メールを送信する方法です。訴求力のあるメールを送ると、顧客の心を捉え商談のアポ取りに成功しやすくなります。
しかし訴求力のないメールの場合、メールは未開封のままで、アポイントを獲得するのは簡単ではないでしょう。
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アポ取りの方法 |
特徴 |
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電話 |
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メール |
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アポ取り成功の秘訣は「準備」
アポ取り成功の秘訣は、下記の点について問題がないかを事前に確認しておくことです。
- 売り込みたい商品がターゲットと合っているか
- メールもしくは電話のいずれでアプローチするか
- アプローチ後の接触方法はどうするか
営業リストを作成し、ターゲット企業の優先順位を決めておくといいでしょう。すべてのターゲットに対し同時にアプローチするのは不可能です。
あらかじめ、下記のような属性をもとにターゲット企業をリスト化します。
- 業界
- 商材
- 規模
次に、下記の属性を持つ顧客は優先順位が高いです。
- アプローチ実績数が多い
- 成長率が高い
- 過去の顧客単価が高い
効率的な顧客獲得方法は、優先順位が高い顧客へのアプローチです。
【無料】営業代行会社を紹介してもらう電話での営業におけるアポ取りの注意点
電話前と電話中では下記のように注意点が異なります。
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電話前/電話中 |
注意点 |
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電話前 |
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電話中 |
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電話前の注意点
電話前の注意点について解説します。
サービスに需要がありそうかを確認しておく
アプローチする顧客に、サービスの需要があるかどうかを確認しておきます。また、相手の状態をみて営業するタイミングも重要です。
自社商品・サービスに対する、顧客のニーズを確認しておきます。顧客のニーズが低い状態で売り込もうと営業しても、相手の心には響かないでしょう。
しかし顧客が悩みを抱えていて、自社商品・サービスが顧客のニーズに合っている状態で営業すると、相手は興味を持ってくれます。
話し方を練習しておく
声のトーンや速さなどを事前に練習しておくのが重要です。はきはきと話せているかは、アポ取りが成功するかどうかにかかっています。
まずは、電話で企業名と自分の名前を名乗りましょう。早口で話すよりもゆっくりハッキリと話す方が相手も好印象を持たれます。
話し方についての注意点は下記の通りです。
- 顧客に対し気配りをする
- 敬語を間違えない
- 話が長くならないようにする
- 迷惑ではない時間に電話をする
電話の場合は電話する時間に注意します。顧客の始業時間などによって異なりますが、午前10〜11時、午後では16〜17時がベストとされています。また繁忙期なども避けたほうがいいでしょう。
アポ取り電話が失敗しやすい時間・時期は、下記の通りです。
- お昼休み
- 就業開始
- 終了時間直前
- 月末
- 連休明け
- 月曜日
顧客が余裕をもって対応できる時間・時期に電話すると、アポ取りに成功する可能性が高くなるでしょう。
過去の接触履歴を確認する
過去の接触履歴（コンタクト）を調べると、タイミングや需要を判断できます。電話の時間帯割り出しにも役立つため、調べておくのがおすすめです。
また、SFA（営業支援システム）を導入すると顧客の対応履歴をデータ化でき、見込み顧客情報を一元管理できます。
SFAが管理できるのは下記の情報です。
- 企業や担当者情報
- 訪問で得た情報やスケジュール
- 商談情報
SFAの活用によって、見込み顧客を精査可能となり、優先順位づけができます。高確度の見込み顧客に対し優先的に電話をかけることが可能です。
電話中の注意点
電話中の注意点について解説します。
自己紹介と要件を伝えて警戒心を解く
誰からどんな要件で電話がかかってきたのかは大事です。先に伝えておくと相手の警戒心も解けるでしょう。最初に自己紹介と要件を伝えておかないと、顧客の警戒心を解くのが難しくなります。
顧客に嫌悪感を抱かせる営業トークの多くが、名前を省略し営業トークにすぐに入ることです。
電話ではゆっくり丁寧に「お世話になっております。私は〇〇会社の〇〇と申します。このたび〜」と挨拶しましょう。
顧客によっては「お世話になっております」をいわない場合がいいこともあるため「恐れ入ります」も活用し、臨機応変に対応します。
明るくはっきりと話す
終始明るくはっきりと話すことを心がけましょう。単調な話し方にならないようにするのが重要です。
話し方がいかにも営業のようだと顧客が感じると、いい印象を持ってもらえないでしょう。話すときは、落ち着いたトーンで話します。
電話では以下のような話し方は避けるべきです。
- トークが早い
- トークが強引である
- 声が小さくて聴きづらい
- 質問に対し早く回答できない
- 顧客に遠慮しすぎて商品・サービスをすすめない
相手の話を聞きつつ詳細に伝えすぎない
こちらの説明ばかりではなく、相手の話を聞くことに徹しましょう。詳細に伝えすぎると会う必要がないと判断されてしまうため、詳細は伝えないようにするのが重要です。
電話だけのコミュニケーションでは、すべてを伝えるのは難しく、詳細に伝えると、間違った情報が伝わってしまう可能性があります。
電話での説明は、簡単に伝えアポ取りを重視します。顧客から質問されて、具体的に答えてしまうと、営業にはマイナスです。質問には簡単に返答し、商談へのアポにつなげます。
具体的な時間を示しながらアポ取りをする
短時間でいいから一度お会いしたい、と伝えるのがおすすめです。ただし漠然と「短い」といった言葉は避けましょう。10分などハッキリと指定すると、相手もイメージでき、アポにつながりやすくなります。
商談を1時間など長時間で提案すると、忙しいからと顧客から断られる可能性があります。顧客が気軽に会える「短い時間」で設定するほうがいいでしょう。
もし顧客が10分でもダメな場合、さらに時間を短くして提案することをおすすめします。顧客にとって負担の軽い商談時間がアポ取りのコツです。
商談に必要な情報やアポイントの日時を確認する
フィールドセールスが必要となる顧客情報や担当者名、日次を確認します。営業担当者が必要な資料を準備しやすくなります。
具体的な時間を示さないとアポ率は下がってしまうでしょう。顧客の意思に任せてしまうと「今回は結構です」といわれる可能性があります。月曜日と水曜日など選択肢を絞るとアポを取りやすくなります。
顧客に用事があってアポが取れない場合、別の日に設定してみましょう。顧客の会社の近くで営業するついでに、とさりげなく提案すると、売り込みのイメージが薄れます。
感謝の一言を伝える
今回時間をもらったこと、アポで時間をもらったことに謝辞を述べましょう。アポが取れなくてもお礼はいいます。
断られた場合でも最後まで丁寧な対応をすると、いい印象を与えるでしょう。場合によっては、次回のコンタクトでアポ獲得につながる可能性もあります。
今後のチャンスにつなげるためにも、最後まで丁寧な対応をしましょう。
メールでの営業におけるアポ取りの注意点
メールでの営業におけるアポ取りの注意点について解説します。
わかりやすい件名・本文を心がける
メールでもっとも重要な部分であり、時間をかけて考えることをおすすめします。詐欺メールやウイルスに感染するメールと疑われる可能性があるため、件名は重要です。
下記のように具体的な件名で工夫すると、開封率が上がります。
- 数字を入れる
- メリットとなるインセンティブを入れる
- 興味を引くキラーワードを入れる
顧客がメリットと感じる内容にすると、メールを読んで「会ってみたい」と感じてもらえます。そのため、顧客に関して事前にリサーチし、ニーズをつかんでおくことが重要です。
顧客の検討状況を見誤ったメールを送ると、信頼を失ってしまうでしょう。たとえば、名刺交換をしただけの顧客にいきなり値引きの提案をすると、アポには応じてもらえない可能性があります。
メールを送った理由を明記する
送った要件を最初の3行で示すようにし、相手にとってのメリットも明確に記載します。全体的な内容も重要です。メールの内容が顧客から見て押し売りにならないよう注意しましょう。
知らない人からメールが来たら、不信感を持たれる可能性があります。下記の点についてメールを送る理由を明確にしておきましょう。
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書くべき項目 |
書き方の例 |
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顧客を知った経緯 |
〇〇さんより紹介があり、ご連絡をした次第です |
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メールを送った理由 |
〇〇の件で、関連事業に携わっている〇〇さまにご連絡しました |
日程調整しやすい工夫をする
アポの日時を複数上げておくと日程調整しやすくなります。漠然と書いてしまうと返信が来ない可能性もあるため、注意が必要です。
選択肢を3つ以上用意すると、顧客も返答しやすくなります。
日時の提案方法の例は下記の通りです。
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〇月〇日（月）10:00以降 〇月〇日（火）13:00～16:00 〇月〇日（水）14:00以降 |
また、複数日程を提示したあとに、「もしご都合が合わない場合は再度日程を提案させていただきます」など、顧客の都合が悪い場合の対応も書くと好印象を持たれるでしょう。
顧客に適した資料を添付する
顧客に適した資料を添付すると、ヒット率が上がる可能性があります。ただし、添付資料によっては顧客の興味を引かないものもあります。
また資料が増えすぎると、資料選びのストレスを与えてしまうでしょう。その結果、離脱されるリスクが高まります。
さらにデータを軽くすることも重要。添付資料は3MB未満にしましょう。データが重すぎると「メールが届かない」「開封できない」などのリスクがあるため、添付資料は、圧縮ファイルを使うのがおすすめです。3MB以上の資料の場合、ギガファイル便などのファイル転送サービスを利用するのも良いです。
添付した資料に関しては、下記の点について振り返りをするのが重要です。
- 顧客が興味を持つ内容が載っていたか
- 顧客に刺さる提案が載っていたか
- アポ取りにつながったか
先方がアポイントに応じてくれる場合の注意点
日程変更は「顧客がどう感じるか」に注意する
日程調整は、自社主導で設定しなければ、立ち消えになってしまう可能性があります。候補日を提示し、自社主導で決定しましょう。
また自社の都合で日程変更が生じた場合、顧客の気持ちを最優先に考えるのが重要です。たとえば別の会社とのアポが入ったとき、正直に顧客に告げると不信感を持たれてしまいます。顧客を立て、下記のようにどうにもならない状況であると説明しましょう。
「上司から必ず参加するようにといわれたセミナーがありまして……」
顧客から聞かれるまで、理由をいわないという方法もあります。しかし、顧客の温度感を下げてしまう可能性があるため、日程変更はできれば回避したほうがいいでしょう。
アポイントの2〜3日前に確認連絡を入れる
アポイントの2〜3日前に電話やメールを入れておくと、親切な印象を与えられます。相手も忘れてしまうということを念頭に置き、必ず連絡を入れましょう。
確認メールを送る目的は下記の通りです。
- 予定の再通知
- 変更点の通知
参加人数や内容に変更があると、顧客も準備が必要です。そのため、当日や前日に確認連絡を入れるのは避けましょう。
また、当日や前日に連絡する場合、相手がメールに気づかない可能性もあります。
顧客から「前日に変更連絡をもらっても困る」など、トラブルが発生するリスクが出てきます。確認連絡は、アポイントの2〜3日前に入れると覚えておきましょう。
営業でアポイントを取るコツを紹介しました
営業アポ取りのコツが知りたい方向けに、電話での営業におけるアポ取りの注意点やメールでの営業におけるアポ取りの注意点などを解説しました。
営業アポ取りのコツは下記の通りです。
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アポ取りの方法 |
注意点 |
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電話 |
電話前 |
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電話中 |
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メール |
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