業務効率化10のアイデアと失敗しないコツ！生産性の向上のために知っておきたい【2024年最新版】
昨今では、働き方改革や人材不足などによって「業務の効率化」や「生産性の向上」が求められています。
- 従業員の負担が大きくなっているので業務改善したい
- 最近売上の伸びも鈍化している。業務の効率化が必要
- 業務の効率化が期待できるアイデアを知りたい
このようにお悩みの方も多いのではないでしょうか。本記事では業務効率化のアイデアをご紹介します。施策導入に失敗しないコツや手順についても解説しているので、ぜひ参考にしてください。
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【無料】営業代行会社を紹介してもらう業務の効率化とは？
業務の効率化とは、従来業務の「ムダ」や「ムラ」をなくすこと。本来しなくてもよい無駄な作業を省いたり、従業員による仕事のムラをなくしたりして、業務を最適化します。
生産性向上は、企業の売上・利益向上に大きく関わります。企業を成長させるためにも「業務効率化」は、取り組むべき喫緊の課題といえるでしょう。
業務の効率化で考えるべき3大要素
業務を効率化させる上で考えておきたい要素が大きく分けて3つあります。
1. 無駄をなくす
現在行っている業務をすべて洗い出し、「やらなくて良い業務やプロセス」がないか確認します。
たとえば、誰も読まない無駄な資料を作っていないか、必要のない会議を行っていないか、などです。工数やコストを徹底的に削減し、生産性向上を狙います。
2. 自動化する
これまで手動（手書きなど）で行っていた業務を「自動化」します。事務作業をはじめ、営業における顧客管理、レポート作成、問い合わせ管理など。今では多くの作業を「業務効率化ツール」で代替できます。
たとえば、顧客からの問い合わせの返信は「チャットボット」で対応可能な場合もあります。
3. アウトソーシング
必要だが自前で対応するには工数のかかる業務を「アウトソーシング」することも可能。たとえば、テレアポ業務を営業代行会社に委託する、自社のオウンドメディアやホワイトペーパーのデザインや記事作成をWeb制作会社に依頼する、などの方法です。
費用はかかりますが、外注することで時間や工数に余裕が生まれ、コア業務に集中できるようになります。
【無料】営業代行会社を紹介してもらう業務効率化が期待できるアイデア10選
業務効率化で実践したいアイデアを前述の「無駄をなくす」「自動化する」「アウトソーシングする」の3つの観点別にお伝えします。
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アイデア |
向いている課題の例 |
費用 |
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優先順位をつける |
優先度の低い業務に 時間がとられている |
- |
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マニュアルの作成 |
作業が属人化している |
- |
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業務・担当者を まとめる |
同じ業務をしている従業員が 複数いて効率が悪い |
- |
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会議のオンライン化 |
進捗・情報共有で毎回 対面の会議を行うのが大変 |
無料 （有料ツールもあり） |
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ペーパーレス化 |
書類の管理のために時間がとられて 社員が残業している |
月額数千円〜 数万円 |
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RPAツールの 導入 |
手作業での請求書や 経費の処理にリソースが割かれている |
初期費用 0〜50万円程度 月額 5〜50万円程度 |
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CRM/SFAツールの 導入 |
名刺が散逸していて探しにくい 顧客情報が一元管理できていない |
月額1万円程度 （1ユーザーあたり） |
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位置情報共有ツールの 導入 |
従業員が夜遅くまで オフィスで残業している |
月額 1,000〜3,000円程度 （1ユーザーあたり） |
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代行会社への外注 |
従業員が コア業務に集中できていない |
月額 20〜30万円程度 ※テレアポ代行会社の 「月額固定型」の場合 |
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フリーランスへの 外注 |
コンテンツ作成が必要だが 人的リソースが足りない |
数千円〜5万円程度 ※ホワイトペーパー作成の場合 |
「無駄をなくす」施策
1. 業務の優先順位をつける
業務の中でも効率化が必要なものを洗い出し、優先順位をつけます。作業やプロセスにかかる時間や工数、人員などから逆算して、優先順位の高いものから取り組みましょう。
優先順位を付ける際は「重要度」と「緊急性」を軸に考えるのがおすすめです。
- 優先度1位：重要度が高くて緊急性も高い業務
- 優先度2位：重要度は高いが緊急性は低い業務
- 優先度2位：重要度は低いが緊急性が高い業務
- 優先度4位：重要度も緊急性も低い業務
注意したいのが「2位」にあたる「重要度は高いが緊急性は低い業務」。緊急性の高い業務に追われて重要度の高い仕事に取り組めていない方が多くいらっしゃるのではないでしょうか。
突然の来客や電話対応などはマストで行わなければなりません。ただ、本当はそこまで緊急性は高くないものの、「やらなければ」と思い込んでいる場合があります。本当に緊急性が高いのか見極めつつ、「重要度の高い業務」に乗り組みましょう。
2. 業務マニュアルを作成する
社内業務が非効率に感じる場合は、業務マニュアルを作成しましょう。以下のような課題がある場合は、業務マニュアルの作成がおすすめ。
- 従業員によって作業内容にムラがある
- 作業が属人的になっている（人によって成果が異なる）
業務効率化のためには「5W1H」を意識してみてください。「誰が」「いつ」「どこで」「何を」「なぜ」「どうやって」が明記されたマニュアルです。
マニュアルは従業員にとってわかりやすく、いつでも見直せるよう、使いやすい状態であることが重要です。
3. 複数の業務や担当者をまとめる
似たような業務が複数あったり、同じ業務をしている従業員が部署ごとにいたりする場合、1つにまとめても良いでしょう。業務や人員を絞ることで、「〇〇さんは業務に対して〇〇と言っていたけど、△△さんは別のことを言っていた」など、情報共有のロスも削減できます。
4. オンライン会議を積極的に取り入れる
会議やミーティングをオンライン化するのも有効。プロジェクトの進捗や細かい情報共有など、毎日行うような会議はオンラインで行った方が効率的です。テレワークを導入している場合、従業員の移動時間も削減できます。
一方で、大切な商談や他社の経営層との打ち合わせなど、直接会って名刺交換をしたり話したりする方が良い場合もあります。オンラインにすべきか否かを見極めて効率化を図りましょう。
5. ペーパーレス化を進める
紙で保管・運用していた文書をデジタルに置き換える「ペーパーレス化」も効果的です。
以下のような課題がある場合は書類管理のツールを導入するなどして、ペーパーレス化に取り組むのがおすすめ。
- 書類の管理のために時間がとられて社員が残業している
- 大量の書類を一元管理できていないために、情報の共有がうまくいかない
オフィスには契約書類やデータ資料、給与の書類などさまざまな書類があるでしょう。そうした書類のやり取りをオンライン上で行えば、探す手間を省けたり、郵送する時間の削減にも繋がったりと業務効率化に役立ちます。
「自動化する」施策
1. 定型業務をRPAツールに置き換える
RPAツールとは、書類やレポート作成などバックオフィス業務を自動化できるツールです。
「請求書や経費の処理にリソースが割かれている」などの課題がある場合はRPAツールを導入するのがおすすめ。工数のかかる業務を自動化することで、コア業務に集中できるようになります。ヒューマンエラー（手作業によるミス）も削減可能です。
2. 商談や顧客管理はSFA/CRMを活用する
営業活動における商談や顧客の管理も、SFAやCRMといったツールで自動化できます。
以下のような課題がある場合はSFAやCRMツールを導入するのがおすすめ。
- もらった名刺が散逸していて探したい顧客が見つからない
- 見込み顧客がどの検討段階にあるかわからない
SFAでは、案件の進捗管理から担当者の行動管理、日報業務など営業効率アップに役立つ機能が充実しています。現場の営業担当者が使いやすいようスマホ上ですべて完結できるツールもあります。
CRMは、顧客管理に特化したツール。顧客の属性や購買履歴の確認、一人ひとりの志向に合わせたメールの送信、問い合わせのサポートなどの機能があります。顧客情報を「見える化」することで的確なアプローチが可能です。
3. 位置情報共有ツールを導入する
位置情報共有ツールの導入も業務効率化に有効。スマホ上で従業員の出勤有無やどこにいるのかを把握でき、オフィスが広い企業やテレワークを導入している企業にはおすすめです。オフィスに出社しているかどうかで出退勤時間を割り出せるため、サービス残業を防ぐために導入している企業もあります。
「アウトソーシングする」施策
1. 代行会社を利用する
手間のかかる業務を代行会社に依頼する方法です。今では市場調査から労務管理、人材採用、営業など、さまざまな分野・業務の代行会社が存在します。
以下のような課題がある場合は代行会社に依頼するのがおすすめ。
- テレアポ部門が多忙でコア業務に集中できない（テレアポ代行会社を利用）
- 市場調査のノウハウがなく新事業が始められない（市場調査代行会社を利用）
実績のある代行会社を選べば、自社で行うよりも効率的で高品質なサービスを提供してくれるでしょう。面倒な業務をプロに依頼すれば、自社では安心してコア業務に集中できます。
2. フリーランスに依頼する
コストを抑えつつ業務効率化をしたい場合は、フリーランスへの依頼がおすすめです。
たとえばホワイトペーパーを作成する場合、代行会社だと10〜20万円程度ですが、フリーランスでは4〜5万円程度。個人に依頼するため、代行会社と比べて費用が安く済みます。
一般的に、自社メディアの記事作成やデザイン、データ収集など個人規模で対応可能な業務を依頼します。そのため、代行会社のように「テレアポで大量にリードを獲得してもらう」「何十人もいる従業員の労務管理をしてもらう」など大規模な業務は難しいです。
フリーランスのメリットは、依頼から稼働までのスピードが早いこと。代行会社の場合、依頼後にヒアリングを行い、スケジュールを立ててから稼働します。一方のフリーランスは、双方が合意すればすぐに採用でき、対応の早い人であれば即座に業務に取りかかってくれます。
業務効率化の手順
業務効率化の施策をお伝えしましたが、具体的にどう進めていけば良いかお悩みの方もいらっしゃるかと思います。ここでは、業務効率化をスムーズに進めるための手順をお伝えします。
1. 業務を洗い出して課題を見つける
まずは現状業務の洗い出し、いわば「業務の棚卸し」を行いましょう。部署や担当者、作業工数、業務内容などを一覧でまとめ、現状を把握します。
業務をひと通り把握できたら、課題となりそうな業務をピックアップします。その際、複数部署で似たような業務を行っていたり、他と比べて作業工数が倍以上かかっていたりする業務が見つかるでしょう。
「ムダ」や「ムリ」を発見したら、次のステップに進みましょう。
2. 優先順位を付けて実施する
複数の課題が見つかっても同時並行せず、優先順位を付けてから業務効率化に取り組みましょう。
現場の担当者からすると、従来の方法をやめて新しい方法に変えるのは大変な作業です。新しい方法に順応するのにも時間がかかります。
同時にすべての課題に取り組むと、社内全体が対応できず、かえって非効率になってしまう可能性があります。そのため、課題となる業務の優先度を決めて、優先度の高い順に解決に取り組みましょう。
3. 効果の検証と改善を行う
実施後は、必ず効果の検証も行いましょう。現場の担当者がツールを使いこなせているか、アウトソーシング前後で数字は伸びたか、費用に見合った効果が出ているか、など前後を比較してみてください。
あまり効果が出ていないのなら、施策を取りやめる選択肢も考慮する必要があります。効果の有無にかかわらず、なぜ失敗したのか？成功したのか？を考え、施策をアップデートすることが大切です。
業務効率化の目標設定の例
業務効率化を成功させるためには目標設定が重要です。明確な目標を作ることで、何の業務をどのくらい削減すべきか、何を取り入れるべきかが見えてきます。本章では業務効率化の目標設定の例をいくつかご紹介します。
例1. 時間の削減
課題：繁忙期の残業時間が長くなっている
原因：社員が電話対応に時間を取られている
目標：繁忙期の残業時間を前年比から50%減らす
行動：電話対応を代行会社に外注する
例2. 費用の削減
課題：仕入れコストが予算を大幅に超えている
原因：予算の計算と在庫管理が甘くなっている
目標：来月から必ず予算内で仕入れを行う
行動：在庫管理システムを導入する
例3. 売上向上
課題：営業部署の売上が横ばいのまま変わらない
原因：商談・顧客の管理が担当者ごとに属人化している
目標：営業部署の売上を前年比20%上げる
行動：SFAとCRMを導入し商談や顧客管理を最適化する
業務効率化に失敗しないためのポイント
業務効率化の施策を導入して終わるのでなく、しっかりと継続して効果を出すことが大切です。失敗しないためにも、以下のポイントを押さえておきましょう。
1. 本当に費用対効果があるか慎重に考える
ツールを導入する場合は初期費用や月額費用、アウトソーシングする場合は人件費がかかります。継続するのなら毎月数万円〜数十万円が必要でしょう。新たな施策を導入する際は、払ったコストを上回る利益を得られるかどうかを考えましょう。
たとえば人件費を安く抑えるのなら、代行会社よりもフリーランスが良いですが、経験豊富でコミュニケーションを円滑に取れる個人を見つけるのは大変。品質を求めるのなら企業に依頼するのが堅実といえます。
本当に費用対効果があるのか、施策実施前に改めて考えてみましょう。
2. 既存業務の主観的なこだわりを排除する
業務効率化にあたって、既存業務に対する主観的なこだわりは可能な限り取り除きましょう。「今までずっとこの方法でやってきたから」など、根拠のない主観的なこだわりを持ち続ければ、一向に業務効率化は図れません。
既存業務へのこだわりは一度考えず、社内で意見を取り入れながら、最適な施策を導入しましょう。ただし、全員の意見を取り入れても中途半端な施策になってしまいます。そのため、目的から逆算し、できる限り多くに納得してもらえる案を打ち出しましょう。
3. 施策の効果が出ているか分析・検証する
今後も施策を行うべきなのか、止めるべきなのか判断するためにも、施策に効果が出ているのか分析しましょう。
導入前後の売上や残業時間の変化、従業員自身の働き方の変化など、数字やアンケートなどを元に検証することが大切です。
導入後しばらく経っても業務効率化が見込めない施策がある場合、思いきって中止するのも重要な決断。途中でやめたとしても、その施策が自社に合わなかった理由が分かり、失敗を次に活かすことができます。
【無料】営業代行会社を紹介してもらう喫緊の課題や予算に応じて自社に合った施策を講じましょう
業務の効率化では、いかに「ムダ」や「ムラ」を省けるかが重要です。現行業務を棚卸しして、やらなくて良い業務がないか改めて確認してみましょう。ICTツールで自動化したり、代行会社やフリーランスにアウトソーシングしたりと、課題や予算に応じて適切な施策を講じましょう。
なお、営業代行会社の探し方・選び方がわからない！という方は営業幹事にお気軽にご相談ください。貴社の目的・予算にあった最適な会社を厳選してご紹介します。相談料・会社紹介料などは無料です。
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