今日から使える！新規開拓DMの挨拶文の文例・ポイントを解説【2024年最新版】
DM（ダイレクトメール）とは、企業または個人宛に送付する手紙のこと。営業活動の一環としてDMを活用する企業も多いです。
- 新規開拓のDMを送りたいが方法がわからない
- どのような挨拶文を書くべきなのだろうか
- DMの挨拶文の書き方やポイントを知りたい
このようにお悩みの営業担当者の方も多くいらっしゃるかと思います。本記事では、「新規開拓におけるDMの挨拶文」にフォーカスし、文例をまじえながら書き方やポイントを解説します。ぜひ今日からの営業活動にお役立てください。
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【無料】DM発送代行会社を紹介してもらう新規開拓のDMを書く前に抑えておきたい基礎知識
DMを書くのが初めてで、「まず何を書くべきか」「何に気をつければ良いのだろう」とお悩みの方もいるかと思います。まずは、新規開拓DMの基礎知識をお伝えします。
DMにおける挨拶文の重要性
DMでは「挨拶文」が重要です。DMは文章だけでのやり取りに見えるかもしれません。たしかに文章だけで伝える手法ですが、DMは「営業そのもの」。相手の気持ちやニーズを理解し、それに寄り添った文章を届ける必要があります。
また訪問営業では、直接顔と顔を合わせた時の第一印象が大切です。DMにおいても同じで、その第一印象を決めるのが「挨拶文」となります。最初の挨拶文をしっかりと書くことで、相手から信頼してもらい、アポイントの獲得率を少しでも高められます。
DMに載せる項目
DMには基本となる構成があります。大まかに以下の3つの項目を記載します。
- 挨拶文（季節の挨拶）
- 商品サービスの紹介
- 相手の健康を願う文章
まずは挨拶文を書きます。ここでは季節の挨拶と簡単な自己紹介を行いましょう。次に本題となる商品サービスの紹介です。本題に入る際、「夏といえば...」など季節の挨拶から商品サービスの紹介にスムーズに結び付けられると、DM全体が引き締まります。最後に、「お身体にお気をつけください」といった相手の健康を願う文章を入れて、DMを締めます。
【新規開拓向け】DMで参考にしたい挨拶文の例
具体的にどのようなDMを送るべきかイメージを掴んでいただくために、DMの文例をご紹介します。「BtoB」「BtoC」ごとに文例をピックアップしているので、ぜひ参考にしてください。
BtoB向けの挨拶文
BtoB向け挨拶文のポイント
丁寧な挨拶文で折り目正しい印象を与えつつ、相手企業の「悩み」に触れる文章を入れるのがポイントです。これは担当者が1件1件手紙やメールに目を通してくれる可能性が低いため。そのため、冒頭で「このサービスは自社にとって必要かもしれない」と思わせる工夫をしましょう。
BtoC向けの挨拶文
BtoC向け挨拶文のポイント
BtoC向けのDMでは、冒頭からお客様の悩みにフォーカスした文章を入れるのがポイント。BtoBの「拝啓」「〇〇の候」など、かしこまった文章は必要ありません。お客様に対して「〇〇様」など個人に宛てた内容にすると、よりターゲットに刺さりやすくなります。
また、お客様の「悩み」に寄り添った文章を書きましょう。「〇〇のような悩みがありますよね」と共感を与える一文を添え、「当社の商品で解決できますよ」と誘導します。
【無料】DM発送代行会社を紹介してもらう新規開拓のDMで成果を出すためのコツ
時間をかけてDMを書いても、相手に読んでもらえなければ意味がありません。ここでは、新規開拓のDMで成果を出すコツをご紹介します。
1. 相手を「自分事」にさせる工夫が必要
手紙を手に取った相手を、「自分ごと」にさせられるかが重要。相手の企業名や個人名を差し込むなど、「自分のために書いてくれた」と思ってもらう工夫をしましょう。
企業の担当者に宛てる場合も「〇〇様」と、個人に向けて書くようなイメージです。自分ごととして捉えてもらえるかどうかが、後々のコミュニケーションやアポイントに影響します。
2. DMは複数回送ることが大切
毎日大量の郵便物が届く中で、初見の人が書いたDMが読まれる可能性は低いです。いくら内容が良くても、そもそも手紙を開いてもらえない、届いたことすら気付かないケースも十分に考えられます。
そのため、DMは複数回送りましょう。内容が重複しないよう繰り返し送ることで、手に取ってもらえる可能性が高まります。
とはいっても、短期間に何度もDMを送ると面倒がられてしまうので、2ヶ月に1度のペースで送るのがおすすめです。
3. 購入意欲を駆り立てる文言を加える
メッセージの最後に「追伸」を入れましょう。たとえば、「今春限定でのご紹介です」「先着10社様までのご案内となります」など、相手の購買意欲を駆り立てる追伸を入れると効果的です。また、お客様の警戒心を解くために「しつこい営業は一切いたしません」といった内容の追伸があると尚良いでしょう。
4. 明確でわかりやすいタイトルをつける
相手がDMを開封するか、開封しないかの基準となるのが「タイトル」。タイトルは明確でわかりやすいことが前提です。その上で、他のDMとは異なる「特別感」を加えると、読んでもらいやすくなります。
タイトル例
- 〇〇でお悩みの方必見！〇〇を解消するためのたった1つの方法
- このDMを手にとった方限定！〇〇を無料でご提供いたします
- 〇〇様におすすめ！今なら〇〇円クーポンをプレゼント
個人名を入れつつ、「無料」や「クーポンをプレゼント」などの有益なワードを入れると、相手の興味を引くことができます。
【無料】DM発送代行会社を紹介してもらう新規開拓のDMでは送付状をつけると良い
新規開拓のDMでは、本題となる手紙の他に「送付状」を付けると良いです。送付状を付けると良い理由や文例、ポイントをお伝えします。
送付状をつける目的
送付状を付ける最大の目的は、「相手の警戒心を解くため」。何のためにDMを送ったのか、どんな内容なのか、などを記載することで、相手の心理的なハードルを下げます。まずは送付状でしっかりと挨拶し、相手からの信用を得ることが大切です。
送付状の文例
送付状は本状に誘導するためのもので、オーソドックスな内容で十分です。ここで文例をご紹介します。
紹介したいサービスについて簡単に触れ、本文にて詳細を記載している旨を伝えましょう。メリットの部分では「最大の魅力」を伝えるのが良いです。
送付状のポイント
1. 礼儀正しさを伝える
DMの送付状は相手の警戒心を解くために書くものです。まずはきちんと挨拶をし、礼儀正しさや人柄をアピールしましょう。文例のように、適切な項目と言葉遣いを守れていれば、マイナスイメージは持たれません。
2. オーソドックスな形式で送付する
送付状を作成・送付する際は、オーソドックスな形式で十分です。紙のサイズはA4または本文と同じ様式で、書き方は「横書き」にしましょう。文字はパソコン入力でも良いですし、手書きでも問題ありません。想いを込めたり、丁寧さを伝えたりしたい場合は手書きをおすすめします。
3. 売り込み感が出ないようにする
売り込み感、押し売り感を出さないように意識しましょう。送付状は、あくまでもDM本体を読んでもらうための導線です。少しでも売り込みの気配があると、中身を読んでもらえない可能性が高まります。あくまでも礼儀正しく、簡単な紹介だけで抑えるようにしましょう。
【まとめ】心を動かす挨拶文で、相手からの好印象を獲得しよう
DMは訪問営業とは異なり、文章だけで相手に興味を持ってもらう必要があります。BtoBとBtoCそれぞれで形式は異なりますが、読み手の悩みに訴求しつつ「あなただけの特別感」を与えるのが大事、という点は共通します。また、相手の警戒心を解くためにも「送付状」を添え、スムーズに本文に誘導しましょう。
なお、DM発送代行会社の探し方・選び方がわからない！という方は営業幹事にお気軽にご相談ください。貴社の目的・予算に合った最適な会社を厳選してご紹介します。相談料・会社紹介料などは無料です。
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