DMに送付状（添え状）は必要？作成ポイントや例文を紹介【2024年最新版】
DMによる集客を行う場合に、送付状（添え状）の必要性や書き方でお悩みではないですか？
本記事では、DMに送付状を添える目的や作成ポイント、例文などを紹介します。送付状の書き方を押さえて好印象な送付状を用意したい方は、ぜひご覧ください。
自社では思うようにDMの成果があがらないので、DM送付を外注したいという方は営業幹事にお気軽にご相談ください。貴社の目的・予算にあった会社を厳選してご紹介します。相談料・会社紹介料などは無料です。
【無料】DM発送代行会社を紹介してもらうDMに送付状（添え状）を添える目的は？
まずはDMに送付状を添える目的を理解して、DMの必要性を理解しましょう。目的がわかれば、どのようなシーンで活用すべきか判断がつきやすくなります。
相手に丁寧な印象を与えるため
DMに送付状を添えることで、相手に丁寧な印象を与えられます。好印象を持ってもらうことで、DMに目を通してもらえる確率が上がり、今後の営業活動をスムーズに進めやすくなるはずです。送付状なしに突然DMを送ると不信感を抱かれてしまう可能性もあるので、送付状で名前や概要を示すことは大切です。
DMの目的を示すため
DMの送付状は、送った目的を示すことも役割の1つです。顧客にとってメリットがある情報だと示すことができれば、DMを最後まで読んでもらえる可能性が高くなります。「お得なキャンペーンをご用意しました」「特別なイベントにご参加いただけます」など、送付状にはDMの目的を端的に記載しましょう。
DMの内容を最後まで読んでもらうため
送付状を添えることには、DMの内容を最後まで読んでもらいやすくなるメリットもあります。顧客にとって興味関心を引く内容を入れることで、そのまま内容を読んでもらえることにつながります。「業務効率化をしたいと考えているご担当者様へ」「利用者満足度〇%の新商品をお試しいただけます」など、顧客が気になる内容を記載するのがポイントです。
【無料】DM発送代行会社を紹介してもらうDM送付状の作成ポイント
ここからは、以下の項目に分けてDM送付状の作成ポイントをご紹介します。
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項目 |
ポイント |
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形式 |
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挨拶・マナー |
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内容 |
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「形式」のポイント
基本的には白用紙に黒文字で作成する
まず、基本的には白用紙に黒文字で作成するのが無難でしょう。一般的な形式のため正統な印象を与えやすく、読みやすさの面でも好印象だからです。その他、基本的な形式で覚えておくといい点は以下の通り。
- 用紙の柄：柄が入る場合は文字に被らないようにする
- 用紙サイズ：A4または同封する書類と揃える
基本的な形式を守って、安心感を持ってDMを読んでもらえるようにしましょう。
定番なフォントを選ぶ
送付状のフォントは定番なものを選ぶことで、顧客に安心感を与えやすくなります。具体的には、明朝体かゴシック体が一般的です。
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フォント |
特徴 |
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明朝体 |
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ゴシック体 |
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その他、文字で押さえておくべき点は以下の通り。
- 文字サイズ：11〜12ポイント以上
- 字の形式：印刷または手書き。手書きにすると親しみやすい印象になる
フォントや文字サイズにも気を配り、読みやすい送付状にしましょう。
横書きで作成する
送付状は縦書きではなく、横書きで作成しましょう。ビジネスで一般的な形式を取り入れたほうが、信頼感のある印象になるためです。また、横書きでは住所や連絡先などで用いる数字は算用数字（1、2、3……）を使うのが一般的であることも押さえておきましょう。
「挨拶・マナー」のポイント
送付状は一番上に入れる
送付状は資料の中で一番上（一枚目）に入れるようにしましょう。送付状にはDMの目的や概要を示す役割があるため、初めに目につく箇所に入れておくことが望ましいからです。受け取った人から初めに見られる場所に封入しましょう。
丁寧な挨拶文を入れる
冒頭の挨拶文は、ありきたりな定型文を避けて丁寧な印象のものにしましょう。挨拶文は顧客がはじめに読む箇所なので、挨拶文がDMの第一印象を決めるといっても過言ではありません。具体的には、以下の点を心がけましょう。
- 顧客がDMを読むメリットを伝える
- 「期間限定」「〇月〇日まで」など限定感を演出する
- 「あなただけ」「〇〇様へ」など特別感を演出する
記事後半で紹介する例文も参考にしていただき、興味を引く挨拶文を作成しましょう。
感謝や気遣う言葉を入れる
DMには、顧客への感謝や顧客を気遣う言葉を入れると好印象です。たとえば以下のような文章です。
- 日頃より弊社の商品をご利用いただき、誠にありがとうございます。
- 〇〇様にとって素晴らしい1年になりますように。
- 寒暖差の激しい時期ですが、体調にはお気をつけください。
顧客を大切に思う気持ちを文章に表すと、良い印象につながります。
「内容」のポイント
一般的なフォーマットを守る
送付状はビジネスで使用される一般的なフォーマットを守った形式にすることで、顧客へ信頼感を与えることができます。興味を引くためにオリジナル性を過度に演出しすぎると、顧客から警戒されてしまう可能性があるので注意が必要です。
DMの一般的なフォーマットは「DM送付状の基本フォーマット」の見出しで解説しますので、ご参考としてください。
顧客目線で語る
送付状の文章は、企業目線ではなく顧客目線を心がけるようにしましょう。企業目線の文章よりも、顧客目線の文章のほうがセールス感が弱まります。
- 企業目線：弊社の商品〇〇は〜〜という効果があります。
- 顧客目線：もしお客様が〇〇にお悩みでしたら、弊社の商品がお役に立てます。
ポイントは、主語を顧客にすることです。顧客目線を意識して、売り込み感を与える文章は避けましょう。
DMを読むメリットを伝える
送付状ではDMを読むメリットを伝えましょう。送付状は、DMの目的や概要を伝えて最後まで読んでもらうことが役割だからです。
- 業務効率化に貢献します
- 〇％割引でご利用いただけます
上記のよう「このDMを読む意味がある」と思ってもらえるような内容を記載しましょう。
簡潔にまとめる
送付状の内容は、できるだけ簡潔にまとめましょう。送付状はあくまでDMの内容を示すことを目的に添付しているもの。添付状が長すぎては、DMの中身を読む前に途中で読まれなくなってしまう恐れがあります。簡潔にまとめつつ、興味を持ってもらえる内容にすることがポイントです。
商品サービスを売り込みすぎない
送付状の内容は、売り込み感を出さないようにしましょう。売り込まれている印象を持たれてしまうと、顧客が最後までDMに目を通してくれる確率が低くなります。顧客の悩みや願望に目を向けて、顧客にとってのメリットを中心に訴求しましょう。
【無料】DM発送代行会社を紹介してもらうDM送付状の基本フォーマット
次に、DM送付状の基本フォーマットを押さえておきましょう。基本的な記載項目は以下の通り。
（1）日付：DMの投函日を記載する。
（2）宛先：相手の会社名・氏名を記載する。会社名は「御中」、名前は「様」を付ける。
（3）差出人：差出人の氏名、連絡先を記載する。
（4）タイトル：DMの内容を端的に表したタイトルを記載する。
（5）頭語と結語：一般的には「拝啓」と「敬具」が使われる。
（6）挨拶文：本文の初めの挨拶文を記載する。
（7）記書き：箇条書きを書くときに使用する。
（8）送付内容：送付物の内容をすべて記載する。
（9）備考：補足事項があれば記載する。
（10）以上：送付状の最後に記載する。
画像とあわせて確認し、DM作成時に参考にしてください。
【無料】DM発送代行会社を紹介してもらう【シーン別】DM送付状の例文
続いて、DM送付状の例文を以下のシーン別に紹介します。
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シーン |
詳細 |
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新規顧客への訴求時 |
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既存顧客への訴求時 |
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資料の送付時 |
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記念日や誕生日のお祝い時 |
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新規顧客への訴求時の例文
新規顧客へ訴求する場合、まずは相手の警戒心を解くことが大切です。DMを読むメリットを盛り込み、興味を引く内容を心がけましょう。
（BtoB）サービスを新規営業する場合
タイトル：〇〇の効果が出ないとお困りではありませんか？
本文：
「〇〇の効果が思うように出ない」とお困りではありませんか？
そのようなお悩みを持つ担当者の方へ、弊社の新サービス「〇〇」の導入をご検討いただきたく、ご連絡いたしました。
弊社のサービスは〇〇というお悩みを解決できる点が強みです。ご活用いただければ、貴社の〇〇という課題の改善が期待できます。
つきましては、弊社の会社案内とサービス〇〇の資料を同封いたしましたので、ご覧いただければ幸いです。
略儀ながら書面にてお願い申し上げます。
（BtoC）商品を新規営業する場合
タイトル：〇〇でお悩みの方へ。お得なキャンペーンのご案内
本文：
「〇〇が〇〇で……」とお困りではありませんか？
そのようなお悩みを持つ方へ、弊社の新商品をお得にお試しいただけるキャンペーンをご用意いたしました。
弊社の商品は〇〇というお悩みを解決できる点が強みです。ご活用いただければ、〇〇というお悩みの改善が期待できます。
さらに、本DMを受け取ってくださった方限定で、新商品をお得にお試しいただけるキャンペーンを実施しております。パンフレットを同封いたしましたので、ご覧いただければ幸いです。
略儀ながら書面にてお願い申し上げます。
既存顧客への訴求時の例文
既存顧客へ訴求する場合、特別感や限定感を訴求して、興味を引くことが大切です。親近感が感じられる内容を盛り込みつつ、企業のファンになってもらうことを意識しましょう。
（BtoB）セミナーの案内をする場合
タイトル：秋の〇〇セミナー開催のご案内
本文：
平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。
この度、秋の〇〇セミナーを開催する運びとなりました。
長年ご愛顧いただいておりますお客様限定のセミナーとなっており、〇〇について深く学べる機会となっております。
また、同封のチケットをお持ちいただいた方に、特別なプレゼントもご用意しております。 入場は無料ですので、ぜひお気軽にお越しください。
（BtoC）キャンペーンをお知らせする場合
タイトル：秋の〇〇キャンペーンのご案内
本文：
日頃より弊社の商品をご利用いただき、誠にありがとうございます。
この度、〇月〇日〜〇月〇日の間、秋の〇〇キャンペーンを開催する運びとなりました。
弊社の商品をお得にご購入いただけるチャンスとなっております。
また、同封のチケットをお持ちいただいた方に、特別なプレゼントもご用意しておりますので、ぜひお気軽にお越しください。 〇〇様のご来店を心よりお待ちしております。
資料の送付時の例文
資料の送付時は、目的が明確なため要件を簡潔に伝えるといいでしょう。
（BtoB）資料を送付する場合
タイトル：資料送付のご案内
本文：
平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。
下記の通り、書類を送付させて頂きますので、よろしくお願い申し上げます。
ご不明点がございましたら、お気軽にご連絡ください。
まずはご案内まで。
（BtoC）カタログを送付する場合
タイトル：カタログ送付のご案内
本文：
この度は弊社のカタログをご希望いただきまして、誠にありがとうございます。
下記の通り、書類を送付させて頂きますので、よろしくお願い申し上げます。
ご不明点がございましたら、お気軽にご連絡ください。
まずはご案内まで。
記念日や誕生日のお祝い時の例文
記念日や誕生日のお祝い時は、まずお祝いの言葉を述べる点がポイントです。特別感を演出し、顧客にファンになってもらえる内容を心がけましょう。
（BtoB）記念日をお祝いする場合
タイトル：創立10周年、おめでとうございます。
本文：
この度は貴社創立10周年、誠におめでとうございます。心よりお祝い申し上げます。
こうして10周年をお迎えになられたのも、〇〇社長をはじめ貴社の皆様の日々の努力の成果と拝察いたしております。貴社の益々のご発展とご活躍を心よりお祈り申し上げます。
略儀ながら書中をもちまして、お祝いまで申し上げます。
（BtoC）誕生日をお祝いする場合
タイトル：〇〇様、お誕生日おめでとうございます！
本文：
〇〇様、お誕生日おめでとうございます！
〇〇様にとって素晴らしい1年となりますよう、心よりお祈り申し上げます。ささやかではございますが、お誕生日のお祝いといたしまして〇〇様へプレゼントをご用意いたしました。
これからも〇〇様にご満足いただけるよう努めてまいりますので、今後ともよろしくお願いいたします。
DMの送付状作成に役立つテンプレートサイト3選
最後に、DMの送付状作成に役立つテンプレートサイトを紹介しますので、送付状作りにお役立てください。なお、テンプレートサイトを利用する際は、事前に利用規約に目を通しておきましょう。
プリントテラス
画像引用：プリントテラス
プリントテラスは、ブラザー販売株式会社が運営しているプリント素材サイトです。以下のようなテンプレートが無料でダウンロードできます。
- 郵便送付状
- お歳暮送付状
- お中元送付状
ファイル形式はDOCX形式。おうちプリント用の素材サイトのため個人利用を想定しているテンプレートが多いですが、送付状はビジネスでも活用できそうな内容です。
ビジネス テンプレート
画像引用：ビジネス テンプレート
ビジネス テンプレートは、ヴェルク株式会社が運営しているエクセルテンプレート集サイトです。送付状はさまざまなカラーやレイアウトのものが用意されており、無料でダウンロードできます。
ファイル形式はXLSX形式。英語タイプも用意されており、シーンにあわせたテンプレートが見つかるでしょう。
プリントアウトファクトリー
画像引用：プリントアウトファクトリー
プリントアウトファクトリーは、リコージャパン株式会社が運営しているWebサイト「MyRICOH」のサービスの1つ。利用するにはMyRICOHへの登録が必要です。登録は無料でできます。
ファイル形式はXLSX形式。FAX送付状と書類送付状がそれぞれ4パターン用意されています。
【まとめ】DM送付状の作成ポイントや例文を紹介しました
DMに送付状を添える目的や作成ポイント、例文などを紹介しました。送付状は、相手に好印象を与えたり、目的を示して最後までDMを読んでもらうために必要です。ビジネスマナーやポイントを押さえた送付状を用意することで、DMを読んでもらえる可能性が高まります。本記事の内容を、DM送付状の作成にお役立てください。
自社では思うようにDMの成果があがらないので、DM送付を外注したいという方は営業幹事にお気軽にご相談ください。貴社の目的・予算にあった会社を厳選してご紹介します。相談料・会社紹介料などは無料です。
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