新規開拓で成功する営業メールのコツ14を徹底解説！例文も紹介【2024年最新版】
営業メールで新規開拓をしたくても下記のような悩みを持つ方も多いのではないでしょうか。
- 営業メールを送っているのになかなか成果に結びつかない
- 効果的な営業メールの書き方がわからない
- 営業メールの例文があれば参考にしたい
本記事では上記の悩みを解決する営業メールの基礎知識とコツについて解説します。ぜひご活用ください。
なお、営業代行会社の探し方・選び方がわからない！という方は営業幹事にお気軽にご相談ください。貴社の目的・予算にあった最適な会社を厳選してご紹介します。相談料・会社紹介料などは無料です。
【無料】営業代行会社を紹介してもらう新規開拓の営業メールとは
「新規開拓の営業メール」とは、見込み客に対してメールを送信する営業手法の1つです。
新規顧客を開拓するために、最初のアプローチとして選ばれる手法としては主に以下の3つがあります。
- 訪問営業：企業に直接出向いて営業する
- メール営業：Eメール、レター、SNSなどで営業する
- 電話営業：電話をかけて営業する
どの営業手法が採用されるかは、自社で扱っている商材や営業マンのスキルなどで変化しますが、新規開拓の営業メールには様々なメリットが存在します。
新規開拓で営業メールを使うメリット
新規開拓で営業メールを使うメリットは、以下の4つです。
- 一度に大量の見込み客へアプローチできる
- 時間や場所の制約を受けない
- 資料も同時に送付できる
- 内容を電子上に残せる
一度に大量の見込み客へアプローチできる
訪問営業と異なり、営業メールは先方のところに足を運ぶ必要がないため、効率的に見込み客にアプローチできます。
見込み客のリストさえ作成できてしまえば、一斉送信で数百件を処理できるのは大きなメリットです。もちろん、見込み客の属性によっては本文を微調整する必要がありますが、ひな形を作っておけばメール内容で悩む時間も短縮できます。
大量に送ったメールの中から反応があった見込み客に次のアプローチをかければよく、一度送信したあとは別の営業活動をできるのも効率面で有効といえるでしょう。
時間や場所の制約を受けない
メールは、送信側も受信側も時間や場所の制約を受けないのが特徴です。訪問営業では、お互いが同じ時間、同じ場所にいる必要があります。電話営業も架電時に相手が離席していると成立しません。
メールは、失礼な時間でなければ基本的にいつ送信してもよく、受け取る側も業務の合間にメールを確認できます。相手に不要なプレッシャーを与えずにアプローチができるという点で、メールは非常に優れた手法といえるでしょう。
資料も同時に送付できる
メールは、本文と添付ファイルをまとめて送信できるため、こちらの主張を漏れなく伝えられます。興味を持った場合のみ、必要に応じて資料を確認できるのは相手の負担になりにくいでしょう。
訪問営業や電話営業では「資料を受け取ってもらう」ことが1つの関門になります。なぜなら、訪問営業では資料すら受け取ってもらえないことや、電話営業では「資料をお送りしてもいいですか」という確認を取る必要があるからです。メール営業ではそのような心配はありません。
内容を電子上に残せる
メールの利点として「履歴データとして活用できる」があります。どのような文章を送ったら成約に至ったのか、どのような文章は反応がよくないのかなどを分析するのに役立ちます。他方で訪問営業や電話営業は、失言があったとしても時間が経つと忘れてしまうため、経験として活かしにくいのが難点です。
また、見込み客と「いった」「いっていない」のトラブルになることを回避できるのも大きなメリットです。文面に残っていれば証拠になるため、こちらが不利になるような主張を退けることができるでしょう。
新規開拓で営業メールを使うデメリット
新規開拓で営業メールを使うメリットは、以下の3つです。
- 内容を読まれる保証がない
- スパムメールと間違われる
- 送り先のリアクションが見えない
内容を読まれる保証がない
営業メールにはいつでも、大量にアプローチできる一方で、必ずしも相手に読んでもらえる保証がないというデメリットがあります。
なぜなら、営業メールは相手にとって毎日送られてくる数あるメールの1つだからです。業務中に優先してまで読もうと思ってもらえるような営業メールを作るためには、度重なるブラッシュアップが必要になります。
ほかのメールに埋もれてしまわないように「タイトルを魅力的にする」「目立つようにする」などの工夫が必要になるでしょう。
スパムメールと間違われる
営業メールを送る頻度や、内容に注意しないとスパムメールと間違われる、もしくはスパムメールと同等の扱いを受ける可能性があります。
相手にとって、興味のないメールを送り続けられることはストレスになるだけでなく、人によっては迷惑メールとして登録されてしまう可能性もあるでしょう。
潜在顧客に「不要な商品を売ろうとしてくる迷惑な営業」というレッテルを貼られてしまえば、今後の展開は望めません。開封率などをチェックしながら送信頻度を調整することをおすすめします。
送り先のリアクションが見えない
営業メールは「こちらの思いが伝わったのか」「相手が少しでも興味を示してくれたのか」というリアクションが見えません。訪問営業や電話営業であれば、多少なりとも相手のリアクションをその場で感じ取ることができます。
しかし、営業メールでは相手が読んでどう感じているのか手応えを感じるのは難しいでしょう。「返信してくれた」「案内のURLをクリックしてくれた」程度はわかりますが、細かいニュアンスを感じ取ることは困難です。
【無料】営業代行会社を紹介してもらう新規開拓の営業メールのコツ【準備】
ここからは、新規開拓の営業メールを送るコツを「準備」「メール作成」「送信後」の3つにわけてご紹介します。
準備で必要な手順は以下のとおりです。
- 営業メール送付にかかるKPIを設定する
- 法人ドメインを取得する
- 営業メールを送付するリストを用意する
- 添付ファイルは圧縮して軽量化しておく
営業メール送付のKPIを設定する
営業メールを送付するにあたり、KPIを設定します。「KPI（Key Performance Indicator＝重要業績評価指標）」とは、事業を運営する上で重要となる指標を数値化して評価するためのものです。
営業メールの場合でいえば以下のことがKPIになります。
- メール開封率
- 資料ダウンロード率
- LPへの誘導率
メール配信サービスを利用する場合、メールが開封されたか、リンクがクリックされたかなどの計測機能を搭載していることが多いです。導入前に確認してみましょう。
法人ドメインを取得する
法人ドメインとは「.co.jp」がつくドメインのことです。法人ドメインを取得する理由は「信頼性」です。フリーメールアドレスよりも法人ドメインのほうが開封率は高まります。さらに、見込み客の脳裏に自社のブランドイメージを植え付け、宣伝効果も期待できます。
もし、法人ドメインを取得していないのであれば、なるべく早めに確保することをおすすめします。長い目で見れば、独自ドメインを取得しておいた方が営業メールの成功率は高まるでしょう。
営業メールを送付するリストを用意する
営業メールは、1社ずつ探して文面を作り送信するということはしません。見込み客となりそうなリストを作成し、ある程度まとまったグループごとに一斉送信します。リストの作成方法は、過去にいただいた名刺やサイトに訪問した企業担当、または検索で見つけます。
業者にリストを用意してもらう方法もありますが、安全性という点でリスクがあります。なぜなら、リストがどのような情報源をもとに作成されているかわからないケースがあるからです。もし不正なルートで収集・作成されたリストであれば責任問題に発展する可能性もあります。
添付ファイルは圧縮して軽量化しておく
ファイルを添付したい場合は圧縮して軽量化するようにします。重たいファイルの場合は送受信に失敗する可能性があるためです。zipやrar形式が一般的で、パスワード設定やファイル分割にも対応しているためおすすめです。
もし、ファイルがかなりの大きさだと分かっているのであれば、ファイルの共有ができるストレージサービスを利用することも検討してみましょう。ストレージサービスならURLリンクを貼るだけで済むため、送受信で負荷がかかることもありません。
新規開拓の営業メールのコツ【メール作成】
続いて、メール作成で必要な手順は以下のとおりです。
- 開封率を意識した件名を決める
- 読みやすい構成を意識する
- ベネフィットが伝わるように書く
- 自己開示を怠らない
- 機種に依存した文字や記号は使わない
- 商談候補日を提示する
- 読まれる曜日・時間帯に営業メールを送る
開封率を意識した件名を決める
営業メールは読まれなければ何も始まりません。とにもかくにもメールを開いてもらう必要があるのです。そのためにも、相手の興味を引きつけるような件名を考えましょう。
たとえば、以下の件名ではどちらが魅力的でしょうか。
例1：○○株式会社からのお知らせ
例2：導入実績200社以上！63％のコスト削減を達成した○○のご案内
例2のほうが具体的かつ興味を引きつける内容になっていると思います。具体的な数字が入っている、明確な訴求ポイントも持つことが魅力的な件名をつけるコツです。
読みやすい構成を意識する
メールを上から下までしっかり読んでくれる人はいません。読んでもらうためには構成はシンプルかつ読みやすいものである必要があります。
失礼のないビジネスマナーはもちろん、相手の課題を解決するお手伝いができること、そのために何を提供できるのかを簡潔でわかりやすく伝えます。
また、複数ポイントを訴求するのではなく、1メールでの要件は1つだけに留めることも重要です。複数の情報を詰め込むと長文になり、相手の読む意欲を削いでしまう可能性があるためです。
ベネフィットが伝わるように書く
メールを読むこと、製品を導入することで得られるベネフィットをしっかり訴求します。ビジネスパーソンは1日に大量のメールを受け取るため、1つ1つに時間をかけることを嫌います。
そのため最初の1文が勝負となります。いかに相手の興味を引き、続きを読もうと思わせられるかで営業メールの成否が決まるでしょう。
とくに数字は強力な説得力を持ちます。数字や事例・実績などがあれば積極的に本文に入れ込むことで、安心感を与えられます。
自己開示を怠らない
素性の知れない人間からメールを受け取ると多くのビジネスパーソンは警戒します。そのためにも自己開示をしっかり行い、安心感を与えることが重要です。とくに以下の2点は押さえるように心がけてみましょう。
- 自分がどこの会社の人間なのか
- どういった経緯でメールを送っているのか
丁寧な自己紹介といっても、長々と伝えると離脱される可能性があるので注意が必要です。簡潔かつ、わかりやすい自己紹介で本文につなげましょう。
機種に依存した文字や記号は使わない
営業メールでは、機種依存文字、特殊文字は使わないようにします。機種依存文字や特殊文字は文字化けしたメール文になる可能性があり、相手の読む気を削ぐだけでなく不信感を与える危険性があります。
また、近頃はビジネスの場でも話し言葉や砕けた表現が許容されるシーンが散見されますが、営業メールでは絵文字を使うのは避けましょう。機会損失だけでなく自社ブランドの信用問題に関わります。最初は誠実かつ丁寧にコミュニケーションを取ることが重要です。
商談候補日を提示する
よくない営業メールの例として「気になったらお返事ください」という書き方があります。この書き方では、相手は「自分が時間を取れる日程を探す」必要があり、次のアクションに対するハードルが上がってしまいます。
そこでこちらから商談可能な候補日を提示し、考える手間を省略してあげることが大切です。たとえば、以下のような提案文を入れます。
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下記日程の中に都合のよい日がありましたら商談日を設定させていただきます。 1月17日 10:00～14:00 1月18日 13:00～17:00 1月20日 終日 |
読まれる曜日・時間帯に営業メールを送る
営業メールを送信する時間は、相手が営業時間中であることを確認します。営業時間外や休日にメールを送信すると「非常識な人だ」と思われかねません。
また、一般的に忙しいとされる週明け、週末、祝日前は避けた方が無難です。忙しいときにメールが来るとメールを開封してもらえる確率が下がってしまうためです。
もちろん、忙しい時期は業界や業種によって異なります。営業メールを送信する前に、適切な時間帯を調べておくことをおすすめします。
新規開拓の営業メールのコツ【送信後】
最後に、営業メールの送信後のコツや動き方を以下に示します。
- 返信への対応は速やかに
- 営業メールの効果分析をする
- 商談までに顧客の課題や不安をヒアリングする
返信への対応は速やかに
返信があった場合は可能な限り早く対応しましょう。
「鉄は熱いうちに打て」ということわざの通り、人は興味を持ったとしても時間がたつとその熱は冷めてしまうものです。長時間反応がないと、日々の業務で忙しくなり次第に興味を失っていく可能性があります。
もし、すぐに返信ができなくても断りのメールを送っておくだけでも印象は変わります。「ただいま出先でお返事ができません。戻り次第お返事させていただきます」のような形で返事だけでもしておきましょう。
営業メールの効果分析をする
設定したKPIに基づいてデータを取り、効果を分析します。たとえば、以下の項目をチェックします。
- メール開封率やURLのクリック率
- メールのタイトルが悪いのか
- 本文は読まれているのか
- 効果的な訴求ができているのか
- 何時頃のメールは開封率が高いのか
メールの開封率が悪ければ、タイトルが魅力的ではない可能性があります。データを元に仮説を立て、改良を重ねていきましょう。次第に成功率の高い営業メールが運用可能になります。
商談までにヒアリング項目を準備する
営業メールで返信をもらい、商談日の設定まで進められたのであれば、見込み客は何かしらの課題を抱えた上でこちらに期待を持ってくれています。事前に商談時にどんな項目を聞くか考えておくことで、商談当日に効果的なヒアリングができ、顧客の抱える課題や不安を正確につかめるでしょう。
無策で商談日を迎えると、スムーズな提案ができずに商談がまとまらない可能性もあります。事前に戦略を立て、成約率を1％でも高めるためにもヒアリングを徹底することをおすすめします。
商談時に聞くべき具体的な項目としては以下が挙げられます。実際に弊社の営業担当者が商談時に聞くようにしている項目です。
- どのような課題を抱えているか
- 予算はいくらくらいか
- 希望の納期・スケジュール
- 決裁の手続きはどのような流れか
- 購入の判断で重視するポイント
新規開拓の営業メールの例文
ここからは、新規開拓の営業メールの例文を紹介します。
新規開拓の営業メールの例文（初回）
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〇〇株式会社 ご担当者様
突然のご連絡を失礼いたします。 株式会社□□の××と申します。
この度は弊社との新規お取引をご検討いただきたく、ご連絡を差し上げました。 弊社では△△というサービスを提供しており、すでに数十社を超える実績があります。 △△を導入していただくことで、業務改善のお役にたてると考えております。
まずは情報収集の一環として、お時間をいただけないでしょうか。
下記日程の中に都合のよい日がありましたら商談日を設定させていただきます。 1月17日 10:00～14:00 1月18日 13:00～17:00 1月20日 終日
なお、当社の事業内容につきましては、添付いたしましたPDF資料をご覧ください。 略儀ながら、まずはメールにてご挨拶申し上げます。
ご多忙の中とは存じますが、ご検討のほど、よろしくお願いいたします。
署名 |
営業の後追いメールの例文
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〇〇株式会社 ご担当者様
お世話になっております。 株式会社□□の××でございます。
本日は△△の件でお時間をいただき、誠にありがとうございました。 ご同席していただいた◇◇様にも、ぜひお礼をお伝えいただければと存じます。
ご検討の期間が必要かと存じますので、 1週間を目処にこちらからメールにてご連絡させていただきます。
また、本日ご質問いただいた○○の件につきましては、 ◯月◯日までにメールにてご回答させていただきます。
検討の際にご質問やご不明点等ございましたら、メール・お電話にて、 お気軽にご連絡くださいませ。
本日伺った際にご覧いただいたパンフレットを添付しておりますので、 こちらもぜひご参照ください。
それでは、引き続きどうぞよろしくお願いいたします。
署名 |
新規開拓の営業メールのコツや例文を紹介しました
本記事では、新規開拓の営業メールについて、メリット・デメリットや成功させるコツ、例文などについて解説しました。
新規開拓は会社の業績を左右する重要な業務です。営業方法にはたくさんの手法がありますが、営業メールは効率的に見込み客にアプローチできるだけでなく、データを元にPDCAサイクルを回せるのが魅力です。
ぜひ、本記事のコツを参考に営業メールでの新規開拓にお役立てください。
なお、営業代行会社の探し方・選び方がわからない！という方は営業幹事にお気軽にご相談ください。貴社の目的・予算にあった最適な会社を厳選してご紹介します。相談料・会社紹介料などは無料です。
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