アポイントのお礼メールの書き方を紹介！注意点や例文も解説【2024年最新版】
アポイントを獲得したときはお礼メールを送るのがマナーです。お礼メールを送ると、相手と信頼関係を築きつつ、アポイント内容に間違いがないかを確認できます。しかし、具体的な書き方がわからず、調べている方もいるのではないでしょうか。
本記事では、アポイントのお礼メールの書き方やポイント、書くべき内容、お礼メールを送る時に使える例文やフレーズなども紹介していますので、参考にしてください。
なお、営業代行会社の探し方・選び方がわからない！という方は営業幹事にお気軽にご相談ください。貴社の目的・予算にあった最適な会社を厳選してご紹介します。相談料・会社紹介料などは無料です。
【無料】営業代行会社を紹介してもらうアポイントのお礼メールが必要な理由
アポイントを取得した際は、お礼のメールで感謝を伝えて信頼関係を構築していくことが大切です。ただし、マナーを守れていないお礼メールを送ると相手に悪い印象を与えてしまうことも。正しい書き方をしたお礼メールを送りましょう。
また、お礼メールの中にアポイントの詳細や今後の予定を書くことで、お互いの認識にずれがないかを確認できるというメリットもあります。特に、電話でアポイントを取った際は聞き間違いも起こりやすいので、お礼メールに詳細を書いておくとよいでしょう。直前や当日になってから認識の食い違いに気付いても調整が難しいので、早い段階で食い違いがないか確認できることは大きなメリットです。
アポイントを取得したらお礼メールを送って信頼関係を構築しながら、アポイントに対する認識のずれがないかを確認しましょう。
【無料】営業代行会社を紹介してもらうお礼メールを送るときに気をつけること
お礼メールを送るときに気をつけるべきポイントは、主に以下の9つです。
- お礼メールはできるだけ早く送る
- 予定変更への配慮があることを伝える
- 宛名や自分の名前をきちんと書く
- 確認のために詳細を書く
- 定型文をそのまま使わない
- 送る前に記載ミスがないかを確認する
- 件名の「Re:」を消さない
- 予定が先の場合はリマインドメールを送る
- 「取り急ぎ」はできるだけ使わない
以下で詳細を解説します。
お礼メールはできるだけ早く送る
アポイントが決まったら、できるだけ早くお礼メールを送りましょう。お礼メールを送るまでに時間をかけてしまうと、相手に不信感を抱かせてしまうおそれがあります。「きちんとメールを確認していない」「他の案件の後回しにされている」などの疑念を抱かれないためにも、できる限り早く送りましょう。1営業日以内に送ることが理想です。
予定変更への配慮があることを伝える
アポイントを取得した後に想定外のことが発生して、予定を変更しなければいけなくなるケースは少なくありません。可能であれば、アポイントの日時の変更に対応できることを先に伝えておくと、変更しなければならなくなったときのやりとりを円滑にできます。
その際には、いつまでに連絡をもらえれば対応できるかを明記しておくと自分も予定を修正しやすいのでおすすめです。「ご都合により日時の変更を希望される場合は、◯月◯日までに連絡をいただけると幸いです」というような文面を添えておくとよいでしょう。
また、日時の変更希望の申し出があったときには、できるだけ相手から日時を指定してもらった方が再度の変更が起きにくいのでおすすめです。相手の都合にあわせることが難しい場合は、こちらの対応できる日をいくつか伝えて、相手に選んでもらう形にするとよいでしょう。
宛名や自分の名前をきちんと書く
相手の会社名や部署名、役職名、氏名はきちんと正しく書きましょう。相手方の会社名を書く際は（株）や（有）などの略称を使わずに正式な名称で書くことがマナーです。
部署名や相手の名前を間違えると悪い印象を与えてしまいます。過去にメールのやりとりがある場合は、署名の部分からコピーして貼り付けることでミスを防げるのでおすすめです。
また、自分の会社名や名前もきちんと表記しましょう。メールを送った相手のセキュリティ設定によっては、送信者の署名がついていないだけで開封されなくなってしまうおそれもあります。
確認のために詳細を書く
お礼メールを送る際は、アポイントの詳細を記載しましょう。アポイントの詳細が書いてあると、相手が詳細を勘違いしていた場合に気付いてもらえることがあります。また、自分が勘違いをしていることを相手に指摘してもらえるケースもあります。特に電話でアポイントを取ったときは聞き間違いが発生している可能性があるので、内容の確認が大切です。
アポイント内容の勘違いが早めに判明すれば対処もしやすくなるので、確認の意味を込めてアポイントの詳細を書くようにしましょう。
定型文をそのまま使わない
定型文をそのまま使っていることが相手に伝わってしまうと、手を抜いている印象を相手に与えることがあります。例文集やテンプレート集にあった定型文はできるだけそのまま使わず、自分の言葉に直して送りましょう。
また、定型文を利用した文章を送る際は直し忘れがないかの確認も大切です。宛先の部分を「◯◯様」のままの状態で送ってしまうケースのように、変更すべき箇所を直し忘れて送ってしまうことは少なくありません。送る前に変更し忘れた箇所がないかを確認しましょう。
送る前に記載ミスがないかを確認する
お礼メールを送る前に、内容に間違いがないかをきちんと確認しましょう。相手の会社名や役職名、氏名を間違えてしまうと悪い印象を与えてしまいます。また、本文に関しても誤字や脱字が多いと、仕事を丁寧にしていないかのような印象を与えてしまうことがあります。相手との信頼関係を壊さないためにも、メールを送る前に誤字や脱字の確認をしてください。
可能であれば、相手が読みやすいように工夫をすることも大事です。例えば、長い文章は2つに分けたり、内容が変わるところで段落を分けたりすると相手が読みやすくなります。自分が間違えないように気を付けるだけでなく、相手が読み間違えないような工夫をするとよいでしょう。
件名の「Re:」を消さない
これまでのやりとりがメールで行われていて返信でお礼メールを送る場合は、メールの件名の「Re:」を消さないようにしましょう。「Re:」があると、これまでのメールに対する返信であることが相手に伝わるので、他のメールに埋もれて読まれないといったことが起きにくくなります。
ただし、あまりにも「Re:」の数が多くなりすぎてしまうと件名が読みづらくなってしまいます。メールの件名を読みづらくなってしまうほど「Re:」が多くなってきたら、1～2個だけ残して削除するとよいでしょう。
予定が先の場合はリマインドメールを送る
アポイントを取得してから実際に会う日まで日数が空いてしまう場合は、リマインドメールを送ることがポイントです。リマインドメールを送ると、相手がうっかり予定を忘れてしまっている場合でも気付いてもらえます。そのため、約束の時間になってから発覚して急にキャンセルになるケースを防げることがあります。
早すぎてもまた忘れてしまいますし、直前に送っても対応する時間がとれないので、前日の夕方辺りから当日の朝にリマインドメールを送るとよいでしょう。
「取り急ぎ」はできるだけ使わない
ビジネスのメールでは使われることが多い「取り急ぎ」の文言は、できるだけ使わないようにしましょう。ある程度やりとりを重ねていてすでに信頼関係を構築している場合は使用しても問題ない場合もありますが、そうでない場合は悪い印象を与えてしまうおそれがあります。
お礼メールは感謝の意を伝えるためのメールなので、できるだけ相手に良い印象を持ってもらえるように丁寧なことばを選ぶことが大切です。
【無料】営業代行会社を紹介してもらうアポイントのお礼メールに書くべき内容
アポイントのお礼メールに書くべき内容は、主に以下の4つです。
社名と名前
お礼メールを送る相手の社名と部署名、役職、名前は忘れずに書きましょう。会社名は略さずに正式な表記で書くことがマナーです。過去にやりとりをしたメールの相手の署名欄や交換した名刺を参考にして正しく書いてください。
また、自分の会社名や所属、氏名もきちんと省略せずに書きましょう。送信者の署名がないとセキュリティではじかれて相手に読まれなくなることがあります。また、メールでのやりとりが初めての場合は、件名やメールの冒頭に何の件についてのメールかを書いておくと、相手に伝わりやすくなるのでおすすめです。
アポイントに対するお礼
アポイントのお礼メールなので、本文にはお礼を書きましょう。感謝の気持ちを伝えるメールを送ることで信頼関係を構築することが目的です。できるだけ相手に良い印象を与えるように丁寧な言葉を選んでください。
お礼の例文は後述します。
アポイントの詳細
お礼メールを送る際には、アポイントの詳細を書きましょう。アポイントの詳細を書くことで、相手や自分がアポイントの内容を勘違いしていることに気が付くケースがあります。特に、電話でアポイントを取った場合は聞き間違いが発生しがちなので、文章で確認することが大切です。
書く内容は主に以下の通りです。
- 日時
- 場所（建物名・住所）
- アポイント（商談）の目的・内容
- 訪問する人数
そのほか、相手に伝えておいたほうが当日のやりとりが円滑になると思う内容があれば、追加で書いておくとよいでしょう。
電源や機材の利用についての確認事項
商談をする際にパソコンやモニター、プロジェクターを持ち込む場合は、お礼メールにその旨を書いておくとよいでしょう。どのような機材をどれくらい持ち込むかによって、相手が準備する机の数や配置を変更する必要が出てくるケースがあるためです。
今後のやりとりで電源や機材を借りる相談をする予定がある場合にも必要になる情報ですから、伝えておいて損になることはありません。
アポイントのお礼メールの例文
電話でアポイントを取得した場合とメールでアポイントを取得した場合のお礼メールの例文を紹介しますので参考にしてください。ただし、例文をそのまま使うのではなく、追加したほうが相手にメリットがあると思う情報があれば追加しましょう。
電話でアポイントが取れた時のお礼メール
電話でアポイントが取れたときのお礼メールの例は以下の通りです。
ーーーーーーーーーーーーー
［相手の会社名（正式名称）］
［部署名・役職］［相手の名前］様
お世話になっております。［自社名］の［自分の氏名］です。
ご多忙の中、貴重な時間を割いていただけるとのことで、誠にありがとうございます。
先ほどのお電話で申し付けいただいたとおり、下記の日時にお伺いさせていただきますのでご確認をお願いいたします。
日時：◯◯月◯◯日 ◯曜日 ◯◯時
場所：［貴社本社や貴社◯◯オフィスなど指定された場所を書く］
目的：［何についての商談かを簡潔に書く］
訪問する予定の人数：◯名
お時間の変更などございましたら、◯◯月◯◯日の◯◯時までにご連絡いただけると幸いです。また、不明な点がございましたら、お気軽にご相談ください。
当日、[相手方の担当者名]様とお会いできることを楽しみにしております。
ーーーーーーーーーーーーー
メールでアポイントが取れた時のお礼メール
メールでアポイントが取れたときのお礼メールの例は以下の通りです。
ーーーーーーーーーーーーー
［相手の会社名（正式名称）］
［部署名・役職］［相手の名前］様
お世話になっております。［自社名］の［自分の氏名］です。
ご多忙の中、貴重な時間を割いていただけるとのことで、誠にありがとうございます。
先ほどのメールで申し付けいただいたとおり、下記の日時にお伺いさせていただきますのでご確認をお願いいたします。
日時：◯◯月◯◯日 ◯曜日 ◯◯時
場所：［貴社本社や貴社◯◯オフィスなど指定された場所を書く］
目的：［何についての商談かを簡潔に書く］
訪問する予定の人数：◯名
お時間の変更などございましたら、◯◯月◯◯日の◯◯時までにご連絡いただけると幸いです。
不明な点がございましたら、お気軽にご相談ください。
当日、[相手方の担当者名]様とお会いできることを楽しみにしております。
ーーーーーーーーーーーーー
お礼メールで使えるフレーズ
相手に何かをしてもらうときのフレーズ
相手に何かをしてもらうときは、「お手数をおかけいたしますが」や「お手数ではございますが」というフレーズを使いましょう。続けて「よろしくお願いいたします」と締めます。さらに丁寧にしたい場合は「どうぞお取り計らいのほどよろしくお願いいたします」とするとより丁寧な表現になります。
ーーーーーーーーーーーーー
（確認をしてもらいたいときの例）
お手数をおかけいたしますが、ご確認よろしくおねがいいたします。
ーーーーーーーーーーーーー
相手に尋ねるときのフレーズ
相手に尋ねるときは「よいですか」よりも「いかがでしょうか」にするとより丁寧な印象になります。例えば、都合を尋ねる場合は「ご都合はいかがでしょうか」のように書きます。
ーーーーーーーーーーーーー
（日程を尋ねるときの例）
打ち合わせの日程ですが、◯月◯日の◯◯時でご都合はいかがでしょうか。
ーーーーーーーーーーーーー
訪問する意図を表すフレーズ
伺う意図を相手に伝えるときには「伺います」を「伺いたく存じます」にするとより丁寧な印象になります。行動を表す「伺います」に「存じます」という「思う」の謙譲語を足したフレーズです。
ーーーーーーーーーーーーー
（伺うことを伝えるときの例）
予定のとおり、◯月◯日にご説明に伺いたく存じます。
ーーーーーーーーーーーーー
お礼メールの締めに使えるフレーズ
お礼メールの締めには、以下のフレーズがよく使われます。
- 厚く御礼申し上げます。
- 心より感謝申し上げます。
- 心よりお礼申し上げます。
また、返信不要である意図を伝えたい場合は「何か質問がございましたらご連絡ください」のように締めるとよいでしょう。
【無料】営業代行会社を紹介してもらうお礼メールは訪問後も送るとよい
アポイントを取得したときだけでなく、訪問して商談をした後もお礼メールを送りましょう。以下でアポイント後にお礼メールを送る理由とお礼メールを送るときのポイントを紹介しますので参考にしてください。
訪問後にお礼メールを送る理由
訪問後にお礼メールを送る主な理由は以下の3つです。
・商談内容の認識に間違いがないかを確認するため
・相手と信頼関係を構築するため
・アフターフォローをするため
お礼メールを送ることで、お互いの認識にずれがないかを確認できるというメリットがあります。また、商談後にやりとりを重ねて信頼関係を築いていけます。そのほか、商談の中で伝えきれなかった内容やその場で対応できなかった質問などへの回答、相手の関心にあわせた資料の送付など、アフターフォローをする意味もあります。
訪問後のお礼メールのポイント
訪問語のお礼メールのポイントは、以下の4つです。
上記について詳細を解説します。
その日のうちにお礼メールを送る
訪問後のお礼メールはできるだけ早く送りましょう。時間をあけてしまうと自分に対する印象が薄れてしまうので、相手の記憶に残っている間にお礼メールで印象づけることがポイントです。
数日たってから送信してしまうと、レスポンスが遅い人という印象を持たれてしまうおそれがあるので注意してください。可能な限り早くお礼メールを送り、好印象を与えるようにすることが大切です。
本文はわかりやすく書く
お礼メールの本文は、一読してすぐに理解できるようにわかりやすく書きましょう。丁寧過ぎる文章は回りくどくなってしまいがちなので注意が必要です。相手が読みやすいように配慮をすることがポイントです。
例えば、長すぎる文章は区切って2文に分けたり、4行～5行程度で段落を分けたり、漢字とひらがなのバランスを考慮して調整したりするとよいでしょう。箇条書きや罫線を利用して視覚的にも見やすくすることも有効です。
今後の流れを確認する
次回のアポイントや今後の課題などを確認することも訪問後のお礼メールのポイントです。今後の予定を明確にし、認識のズレを無くすことで以後のやりとりを円滑にできます。
誤字や脱字がないかを確認する
お礼メールを送る前に、誤字や脱字がないかを確認してください。特に、相手の会社名や役職名、名前などを間違えてしまうと信頼を失いかねません。過去にやりとりをしたメールの署名や名刺と照らしあわせて間違いがないか確認しましょう。
誤字や脱字が多すぎると丁寧に仕事をしていないかのような印象を持たれてしまうおそれもあります。可能な限り減らすようにしてください。
【まとめ】アポイントのお礼メールの書き方を紹介しました
アポイントのお礼メールの書き方や書くときのポイント、書くべき内容、例文などを紹介しました。
アポイントが取れたときにきちんとしたお礼メールを送ると、信頼関係を構築できたり、お互いの認識のずれを早めに見つけられたりするメリットがあります。本記事で紹介した例文やポイント、書き方を参考にしてお礼メールを書き、早めに送るとよいでしょう。
なお、営業代行会社の探し方・選び方がわからない！という方は営業幹事にお気軽にご相談ください。貴社の目的・予算にあった最適な会社を厳選してご紹介します。相談料・会社紹介料などは無料です。
【無料】営業代行会社を紹介してもらう