営業引継ぎのポイント｜引継ぎに必要な情報や手順・スムーズに引継ぐコツを解説【2024年最新版】
営業引継ぎがうまくいかないとトラブルになることもあります。やり方が間違っているのだろうか？そんな悩みを持つ営業マネージャーの方に向け、必要な情報・手順から発生しがちな問題とその理由、スムーズに引継ぐコツまで、営業引継ぎのポイントを解説していきます。
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営業引継ぎとは、担当者の変更を営業先に知らせるとともに、前任者から後任者へ関連する情報を引継ぐこと。営業担当者の変更は「既存顧客」だけでなく、アプローチ中の「見込み顧客」も対象です。総合職の一環として営業部に配属される日本企業の場合、引継ぎの主な理由は担当者の異動ですが、そのほかにも考えられるパターンはいくつかあります。
- 組織改編
- 退職にともなう担当者の変更
- 休暇・休職にともなう一時的な担当者変更
また、特段の理由がない場合であっても、定期的に営業先の担当者を変更する企業は少なくありません。「顧客との距離が近くなり過ぎる」ことを防ぐと同時に、担当者を変更することで「斬新なアイデアや新しいビジネスが生まれる」効果も期待できるからです。こうしたタイミングで営業引継ぎは実施されます。
営業引継ぎに必要な情報
営業引継ぎでは、前任者の仕事・業務を後任者がスムーズに引継げるよう、関連情報の共有を徹底することが重要。関連情報とは、営業先および営業活動に関する情報すべてです。具体的には以下の通り。
- 事業内容を含む営業先企業の基本情報
- 営業先担当者の情報 / キーマンの情報
- 担当者の連絡先 / 連絡方法
- 現在進行形の案件進捗状況
- これまでの商談内容 / 過去の活動履歴
- 既存顧客の場合は過去の購入履歴 / 取引方法
- 営業時の注意点 / ポイント
営業引継ぎの手順・ステップ
営業引継ぎは、前任者 / 後任者が情報共有するだけで済むわけではありません。営業先担当者へのお知らせ、後任者を交えた営業先との顔合わせが必要です。担当者変更の理由、企業ごとの事情によっても異なりますが、以下から一般的な営業引継ぎの手順・ステップを簡単に紹介していきます。
後任者の選定
営業担当者を変更することが決まったら、後任の担当者を選定します。一般的には、前任者の意見を聞きながら、業務量も加味しつつ適切な人材を営業マネージャーが選定することになるでしょう。
引継ぎに必要な情報をまとめる
後任者の選定と並行し、担当を外れる前任者は引継ぎに必要な情報を収集してまとめる作業に取り掛かります。必要な情報は上述した通りですが、引継ぎ書として書面にまとめる場合が多いようです。
訪問する営業先を選定
引継ぎに必要な情報をまとめる作業と並行し、訪問する営業先を選定します。本来であれば、引継ぎは後任者とともにすべての営業先を訪問するのがベスト。しかし、前任者の営業先が多い場合はそうもいきません。
営業の進捗、重要度、取引頻度などを加味し、電話 / メール / オンライン会議などの活用も視野に入れ、取引先企業との営業引継ぎ方法を決定します。
スケジュール調整 / 引継ぎ
訪問する場合は営業先 / 後任者 / 前任者の、訪問しない場合は後任者 / 前任者のスケジュールを調整し、引継ぎを実行します。訪問する / しないにかかわらず、顔合わせ / 接触前に後任者が営業先の状況を理解できていることがポイント。資料を熟読してもらった上で、後任者が口頭説明する方法がおすすめです。
後任者と引継ぎ後の確認
引継ぎ完了後は、営業先に対する認識のズレがないか、不安な点はないか、後任者との確認作業を怠らないことが重要。営業先にとっての担当者変更は、少なからず不安を感じさせる要素だからです。
特に商談進行中の見込み顧客は要注意。引継ぎがうまくいかず、これまでとは異なる条件、アプローチをしようものなら、まとまるはずだった契約を逃してしまうことになりかねません。
営業引継ぎで発生しがちな問題とその原因
営業引継ぎは、現場の担当者だけでなく、営業部門全体、会社全体にとっての重要イベント。斬新なアイデアが生まれることでビジネスを成長させられる一方、引継ぎがうまくいかなかったことで契約を逃す、顧客からのクレームに発展するなどの問題も生じるからです。実際、営業引継ぎ後の失注を含め、問題・トラブルを経験した方も少なくないはず。
こうした営業引継ぎの問題はなぜ発生するのか？以下から、主な原因を紹介していきましょう。
営業引継ぎを担当者に任せている
後任者の選定には関わっているが、それ以降の営業引継ぎ業務を前任者に一任している。心当たりのある営業マネージャーの方は多いのではないでしょうか？しかし、前任者への業務一任は、営業引継ぎで発生しがちな問題の根本的な要因となり得ます。
なぜなら、営業引継ぎに必要な作業、および管理のすべてを「個人の営業担当者に委ねる」ことになるからです。たしかに、担当者変更となる対象企業のことは、前任者がもっともよく理解しているかもしれません。スムーズに引継ぎできる場合もあるでしょう。ただし、いつもうまくいくとは限りません。
引継ぎ情報の粒度に個人差がある
それでは、なぜうまく営業引継ぎできないことがあるのか？前任担当者によって「引継ぎ情報の粒度に個人差がある」からです。後任者の引継ぐ取引先情報が充分でなければ、当然、その後の取引 / 商談で問題に発展する可能性は高まります。
個人差が発生してしまう理由はさまざまですが、主なものは「営業活動の属人化」に起因します。たとえば、営業スタイルの違いによる情報の偏り、保有する情報量が能力 / スキルによって異なるなど。担当者によって「営業引継ぎの方法が異なる」ことも、理由の1つに挙げられるでしょう。
引継ぎ期間に余裕がない
営業引継ぎで問題が発生するもう1つの要因として考えられるのが「引継ぎ期間に余裕がない」こと。前任者の急な退職など、不可抗力の場合もありますが、そうでない場合も「急な担当者変更の通達」は珍しいことではありません。期間に余裕がなければ、引継ぎ情報が不充分になってしまうのは当たり前です。
スムーズな営業引継ぎのコツ・ポイント
ここまでの解説でお分かりのように、営業引継ぎがうまくいかない問題が発生する原因は「営業活動の属人化」「計画性に欠ける」という2つに要約できます。それでは、属人化を排除し、計画的に「スムーズな営業引継ぎ」を実現するにはどうすべきなのか？以下から、ヒントとなるコツ・ポイントを紹介していきます。
営業引継ぎ業務の仕組み化
まずは、担当者に任せきりになりがちな営業引継ぎ業務を仕組み化しましょう。具体的には、営業引継ぎの手順を明確化し、前任者 / 後任者がそれぞれのステップでやるべきことを定義付けます。
本記事でも「営業引継ぎの手順・ステップ」を紹介していますが、これはあくまでも一例に過ぎません。自社の業態、方針、営業プロセスに応じた最適化が必要です。そもそも、手順・ステップ自体が暗黙の了解になっており、営業引継ぎの手順自体を曖昧にしたままという企業も多いでしょう。まず最初に手をつけるべき領域です。
タイムリミットから逆算した引継ぎ計画
仕組み化によって「やるべきこと」が明白になれば、営業引継ぎに必要な期間も見えてきます。営業マネージャーを中心に、タイムリミットから逆算した営業引継ぎ計画を立案しましょう。
ポイントは、引継ぐ顧客の数と質。前任者の担当する取引社数、面談が必要な取引者数が多ければ、それだけ引継ぎ期間を長めに見なければならないからです。前任者の意見を尊重しながら、営業マネージャーが客観的な視点で判断するのがおすすめです。
顧客情報・活動情報をCRM / SFAで一元管理
営業スタイルの違いや能力 / スキルに応じてバラつきがちな引継ぎ情報は、CRM / SFAを活用した営業標準化で解決しましょう。顧客情報 / 活動情報を一元管理して営業プロセスを可視化するCRM / SFAは、データから得られたインサイト（洞察・発見）を営業標準化に役立てられるからです。
営業標準化を実現できれば、統一した営業スタイルを組織に浸透させることによるスキル差の縮小、部門全体の営業力底上げが可能。そもそも、顧客情報・活動情報を一元管理するCRM / SFAなら、あちこちに散らばった情報をかき集める必要すらありません。営業引継ぎ時に慌ててしまうこともなくなります。
おすすめのCRM / SFAツール3選
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ツール |
特徴 |
費用 |
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Salesforce Sales Cloud |
世界中で利用されているSaaS型CRM / SFAツールの標準 ・MAツールとの連携 / アドオンによる機能拡張が可能 ・多彩なクラウドサービス / 社内システムとのシームレスな連携が可能 |
初期費用：無料 月額費用： Essentials 3,300円 / ユーザー （年間契約の月額） Professional 10,560円 / ユーザー （年間契約の月額） Enterprise 21,780円 / ユーザー （年間契約の月額） Unlimited 43,560円 / ユーザー （年間契約の月額） |
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Mazrica Sales |
・AIによる案件リスク分析 / 類似案件アドバイスが受けられる ・進捗を直感的に共有できる カンバン方式の案件ボード ・さまざまなクラウドサービスと 連携可能 |
初期費用：無料 月額費用： Essentials 3,300円 / ユーザー （年間契約の月額） Professional 10,560円 / ユーザー （年間契約の月額） Enterprise 21,780円 / ユーザー （年間契約の月額） Unlimited 43,560円 / ユーザー （年間契約の月額） |
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ネクストSFA |
・MA / SFA / CRMツールを統合した オールインワンツール ・設定のみのカスタマイズで 従来のワークフローを踏襲可能 ・使いやすさ・見やすさを追求したUI / UX |
初期費用：無料 月額費用： 基本利用料 55,000円 （10ユーザー分含む） 11ユーザー以降 4,400円 / ユーザー MA機能利用料 33,000円 / 月10万件までのメール配信 |
スムーズな営業引継ぎのコツ・ポイントは、ボトルネックとなる「計画性のなさ」「営業の属人化」を解消すること。そのキーとなるのが「営業引継ぎの仕組み化」および、CRM / SFAを活用した「営業標準化」です。
それでは、営業標準化を推し進めるには、どのようなCRM / SFAツールを導入すればいいのか？以下から、おすすめのCRM / SFAツールを、3つのみ厳選して紹介していきます。
Salesforce Sales Cloud
画像出典：Salesforce
Salesforce Sales Cloudのおすすめポイント
- 世界中で利用されているSaaS型CRM / SFAツールの標準
- MAツールとの連携 / アドオンによる機能拡張が可能
- 多彩なクラウドサービス / 社内システムとのシームレスな連携が可能
Salesforce Sales Cloudは、世界中の企業から利用されているSaaS型CRM / SFAの標準ツールです。中小企業からエンタープライズまで、さまざまなニーズに対応する4つのプランが用意され、営業組織の業務標準化を強力にサポート。使い勝手を30日間試せる無料トライアルも用意されています。
リード獲得・育成に有効なMarketing Cloudとの統合、顧客に関するAI予測を可能にするEinsteinなど、豊富なオプション / アドオンで機能を拡張可能。多彩なクラウドサービスとの連携、カスタマイズによる社内システムとの連携で、自社に適した柔軟な環境を構築できます。
Salesforce Sales Cloudの概要・実績・価格感
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会社名 |
株式会社セールスフォース・ジャパン |
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主な機能 |
顧客管理、営業支援、商談管理、見込み顧客管理、 レポートとダッシュボード、メール連携、 売上予測、ワークフローと承認 |
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価格感 ※税込み |
Sales Cloudの価格 初期費用：無料
月額費用： Essentials 3,300円 / ユーザー（年間契約の月額） Professional 10,560円 / ユーザー（年間契約の月額） Enterprise 21,780円 / ユーザー（年間契約の月額） Unlimited 43,560円 / ユーザー（年間契約の月額）
オプション： Account Engagement（MA） 165,000円〜 （取引先責任者数1,000名まで。年間契約の月額） Sales Cloud Einstein 6,600円 / ユーザー（年間契約の月額）
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導入実績 |
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Mazrica Sales（Senses）
画像出典：Mazrica
Mazrica Salesのおすすめポイント
- AIによる案件リスク分析 / 類似案件アドバイスが受けられる
- 進捗を直感的に共有できるカンバン方式の案件ボード
- さまざまなクラウドサービスと連携可能
Mazrica Salesは、入力自動化とAIの力で営業組織の成長を支援するSaaS型CRM / SFAツールです。AIによる案件リスク分析 / 類似案件アドバイス、カンバン方式の案件ボード、モバイルアプリなど、現場での使いやすさにフォーカスしていることが特徴。主要なクラウドサービスとの柔軟な連携で、さらなる業務効率化も実現できます。
見込み顧客の創出から案件成約までをカバーするノーコードツール「Mazrica Marketing」も用意され、リード創出から成約までのプロセスを統合可能。Starterプラン、Growthプランには無料トライアルも用意されています。
Mazrica Salesの概要・実績・価格感
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会社名 |
株式会社マツリカ |
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主な機能 |
顧客管理、案件管理、行動管理、レポート機能、AI機能、 見積管理、ダッシュボード、名刺管理、モバイルアプリ |
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価格感 ※税込み |
Mazrica Salesの価格 初期費用：無料
月額費用： Starter 30,250円（ユーザー5人の料金、6,050円 / 追加ユーザー） Growth 121,000円（ユーザー10人の料金、12,100円 / 追加ユーザー） Enterprise 363,000円（ユーザー20人の料金、18,150円 / 追加ユーザー）
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導入実績 |
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ネクストSFA
画像出典：ネクストSFA
ネクストSFAのおすすめポイント
- MA / SFA / CRMツールを統合したオールインワンツール
- 設定のみのカスタマイズで従来のワークフローを踏襲可能
- 使いやすさ・見やすさを追求したUI / UX
ネクストSFAは「社内で活用されてこそ意味がある」をコンセプトに、MA / SFA / CRMを統合したSaaS型オールインワンツールです。営業活動に特化したCRM / SFAとして利用できるほか、MA機能を追加することで、見込み顧客の獲得から育成、商談管理、顧客管理まで、1つのツールで管理できます。
設定だけでユーザーインターフェースをカスタマイズできるため、従来のワークフローと違和感のない操作を実現。SFAで課題になりがちな活用の定着を促せます。設定からデータ移行、マニュアル作成、活用定着まで、サポートを無料で受けられるのもネクストSFAの魅力です。
ネクストSFAの概要・実績・価格感
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会社名 |
株式会社ジオコード |
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主な機能 |
メール一括配信、シナリオメール、スコアリング / トラッキング、 フォーム生成、アプローチ管理、案件管理、受注管理、 行動管理、日報管理、データ分析、カレンダー / チャット、 顧客管理、契約管理、請求書・見積書作成 |
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価格感 ※税込み |
ネクストSFAの価格 初期費用：無料
月額費用： 基本利用料 55,000円（10ユーザー分含む） 11ユーザー以降 4,400円 / ユーザー MA機能利用料 33,000円 / 月10万件までのメール配信
オプション： セールスマップ機能 16,500円 / 月 メール一括配信機能 16,500円 / 月
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導入実績 |
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【まとめ】営業引継ぎのポイント・コツを紹介しました
営業引継ぎがうまくいかないとトラブルになることもある。やり方が間違っているのだろうか？そんな悩みを持つ営業マネージャーの方に向け、必要な情報・手順から発生しがちな問題とその理由、スムーズに引継ぐコツまで、営業引継ぎのポイントを解説してきました。
なにかがうまくいっていない。そう感じる場合は根本となる原因があるものです。営業引継ぎの場合は「計画性のなさ」「営業の属人化」の2つ。その解決に有効なのがCRM / SFAです。計画的に営業活動を進めるためにも、CRM / SFAで営業の標準化に取り組みましょう。
なお、営業課題の解決を支援してくれる会社の探し方・選び方がわからない！という方は営業幹事にお気軽にご相談ください。貴社の目的・予算にあった最適な会社を厳選してご紹介します。相談料・会社紹介料などは無料です。
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