失注メールへの適切な返信方法｜シチュエーション別の例文や返信のポイントを解説【2024年最新版】
失注メールにどう返信すればいいのか？どのような文面が適切なのか？悩んでいる営業マンの方は意外に多いのではないでしょうか。そこで本記事では、シチュエーション別の例文や返信のポイントなど、失注メールへの適切な返信方法を解説！失注の理由を聞き出す方法も紹介します。
なお、営業の悩みを相談できる支援会社の探し方・選び方がわからない！という方は営業幹事にお気軽にご相談ください。貴社の目的・予算にあった最適な会社を厳選してご紹介します。相談料・会社紹介料などは無料です。
【無料】営業支援会社を紹介してもらう失注メールへの適切な返信は次のビジネスへつながる
失注メールとは、商談 / 見積もり中の案件が成約しなかった、受注したはずの案件がキャンセルになった、などの場合に先方から送られてくるお断りメールのこと。営業する側にとっては失注メールですが、同じメールは営業される側にとってのお断りメールです。
少しでも数字をあげたい営業マンにとっては、失注した案件に返信するよりも、現在進行中の案件を優先したいかもしれません。しかし、失注メールへ適切に返信することは非常に重要。なぜなら、失注メールへの返信は先方へのマナーであるだけでなく、接点のできた営業先との関係性を維持し、次のビジネスへつなげるために必要だからです。
お断りメールに込められた意図
たとえば、お断りメール（失注メール）の本文には、基本的ともいえるいくつかの文章が含まれています。状況に応じて使い分けられる「基本文章」には、それぞれにお断りメールを書く先方の意図が込められているはずです。
|
お断りメールの基本文章 |
文章の意図 |
|
今回は辞退させて いただきます |
相手に敬意を表しながら断る。 今回を使うことで次回への可能性を残す |
|
今回は見送らせて いただきます |
角を立てずに断る。 今回を使うことで次回への可能性を残す |
|
お力になれず / ご期待に添えず申し訳ありません |
断りを入れた後にお詫び、 謝罪を付け加えることで誠意を伝える |
つまり、お断りメールを送付する先方も「案件を断るのは心苦しい」こと、次回の可能性を残すことで「良好な関係を維持したい」と考えていることがお分かりでしょう。こうした先方の意図に応えるためにも、失注メールへの返信は重要なのです。
【無料】営業支援会社を紹介してもらう失注メールへ返信する際のポイント
それでは、失注メールへ適切に返信するには、どのようなことに注意しておけばいいのか？先方の意図も含めた、失注メール返信時のポイントをいくつか紹介していきます。
検討に対する感謝を伝える
まず、自社商材を検討してくれたこと、そして失注メールを受け取ったことに対して感謝の気持ちを伝えましょう。失注したとはいえ、先方は時間と労力をかけて自社商材を比較検討し、その結果をメールで連絡してくれているからです。
見落としがちではありますが、特に失注をメールで連絡してくれている点を考慮しなければなりません。なぜなら、商談先すべてがお断りメールを送付するとは限らないからです。商談・見積もり中だった案件が、いつの間にか競合他社で決まっていた、という苦い経験を持つ営業マンの方も少なくないでしょう。
本記事では取り上げませんが、後追いメール送付を含め、商談中の適切なアプローチを怠らないことも重要です。
失注を理解した旨を伝える
次に、自社が案件を失注したことを確実に理解した旨を、相手にわかるように伝えましょう。曖昧な文章では、メールの文面で断りが伝わらなかったのか、先方に不安感を与えてしまうからです。
また、失注メールの返信で関連商材、他商材を紹介するのも、先方に悪印象を与えてしまう要因です。次のビジネスへつなげるためにも失注メールへの返信は重要ですが、文面は良好な関係性維持に徹しましょう。
期待に添えなかったことを謝罪する
期待に添えなかったこと、自分 / 自社の力不足であったことに対する謝罪の意を伝えましょう。先方の担当者が自社商材をプッシュしてくれていたにもかかわらず、メリットを伝え切れなかった、自社商材の訴求力が他社に見劣りしていた可能性があるからです。
関係性を維持する言葉を伝える
失注メールへの返信では、最後に良好な関係性を維持していきたいことを直接的に伝えましょう。期待に添えなかったことの謝罪、それを踏まえた改善への努力とセットで伝えることにより、次回以降のビジネスにつながる関係性を築きやすくなります。
【無料】営業支援会社を紹介してもらう失注メールへの適切な返信：シチュエーション別の例文
失注メールの重要性、返信のポイントを理解できたところで、シチュエーション別に失注メールの返信例文を紹介していきましょう。
ただし、テンプレートとして使える例文ではありますが、失注メールの返信には「誠意」が必要不可欠。そのまま利用してしまうのではなく、状況に応じ、できる限り「自分自身の言葉」を使うことが重要です。
新規取引・提案の見送り
お世話になっております。
お忙しい中ご連絡をいただきまして誠にありがとうございます。
貴社の状況について承知いたしました。
この度は、貴社のご期待に添える提案ができず、誠に申し訳ございませんでした。
また、弊社とのお取引をご検討いただき誠にありがとうございます。
今回は残念な結果となってしまいましたが、別の形で貴社のお力になれるよう尽力いたします。
またの機会がございましたら、お声がけいただけましたら幸いです。
今後ともよろしくお願いいたします。
見積もり後の失注
お世話になっております。
この度は弊社に見積もりをご依頼いただきまして誠にありがとうございます。
見積もりの結果につきまして、今回はお見送りということ承知いたしました。
この度は、貴社のご希望に添える条件を提示できず、誠に申し訳ございませんでした。
また、弊社製品の購入をご検討いただき誠にありがとうございました。
今回は残念な結果となってしまいましたが、今後も貴社のお力になれるよう弊社一丸となって努力して参ります。
またの機会がございましたら、お声がけいただけましたら幸いです。
今後ともよろしくお願いいたします。
入札・コンペの失注
お世話になっております。
この度は入札（コンペ）の機会をいただきまして誠にありがとうございます。
入札（コンペ）結果につきまして、今回はお見送りということ承知いたしました。
この度は、貴社にとって最適な提案をできず、誠に申し訳ございませんでした。
また、弊社の提案をご検討いただき誠にありがとうございました。
今回は残念な結果となってしまいましたが、今後も貴社のお力になれるよう弊社一丸となって努力して参ります。
またの機会がございましたら、お声がけいただけましたら幸いです。
今後ともよろしくお願いいたします。
受注後のキャンセル
お世話になっております。
お忙しい中ご連絡をいただきまして誠にありがとうございます。
以下の商品に関しまして、注文を取り消されるとのこと確かに承りました。
商品名 / 数量 / 金額など
今回は残念な結果となってしまいましたが、今後も貴社のお力になれるよう弊社一丸となって努力して参ります。
またの機会がございましたら、お声がけいただけましたら幸いです。
今後ともよろしくお願いいたします。
失注の理由をメールで聞き出すには
失注メールを受け取った担当者としては、なぜ失注してしまったのか？今後に活かすためにもその理由を知りたいはず。その場合は「関係性の維持を伝える」文に添える形で、以下のように記載する方法があります。
- 差し支えないようでしたら、今回の提案がお見送りになった理由、もしくはそのヒントをお伺いできないでしょうか。今後の提案に役立てるためにも、ご意見をお伺いできますと幸いです。
ただし、仮に返信をもらえたとしても、本当の理由は教えてもらえないでしょう。それは、自社が取引先にお断りメールを送付することを考えれば理解できるはず。先方担当者との関係性にもよりますが、しばらく時間を空けた商談とは関係ない電話連絡、面談時に、それとなく質問してみるのがおすすめです。
【まとめ】失注メールへの返信方法や例文を紹介しました
失注メールにどう返信すればいいのか？どのような文面が適切なのか？悩んでいる営業マンの方に向け、シチュエーション別の例文や返信のポイントなど、失注メールへの適切な返信方法を解説してきました。
どうしても後回しにしてしまいがちな失注メールへの返信ですが、次のビジネスにつなげる関係性を維持するためにも非常に重要。返信が遅れれば遅れるほど効果は薄れるため、失注メールを受け取ったらすぐに行動しましょう。
なお、営業の悩みを相談できる支援会社の探し方・選び方がわからない！という方は営業幹事にお気軽にご相談ください。貴社の目的・予算にあった最適な会社を厳選してご紹介します。相談料・会社紹介料などは無料です。
【無料】営業支援会社を紹介してもらう