営業進捗管理のイロハを解説！組織成長・売上拡大につながる方法とは【2024年最新版】
営業進捗管理をすでに行っているが、うまく運用ができなくて悩んでいる方も多いのではないでしょうか。また、営業進捗管理を始めたいものの、具体的なやり方がわからず困っている方もいるかと思います。本記事では、進捗管理の運用のポイントを解説します。記事の後半では、進捗管理を効率化するツールも紹介しますので参考にしてください。
なお、営業そのものをアウトソースすることも生産性向上には有効です。営業代行会社の探し方・選び方がわからない！という方は営業幹事にお気軽にご相談ください。貴社の目的・予算にあった最適な会社を厳選してご紹介します。相談料・会社紹介料などは無料です。
【無料】営業代行会社を紹介してもらう営業進捗管理とは？
営業進捗管理とは、営業活動の効率化を目的として、案件ごとに営業プロセスの進み具合を管理することです。各営業メンバーが進捗を更新・共有しマネージャーが確認することで、売上予測の精度をあげたり、営業担当者をより優先度の高い業務にあてたりと業務の効率化ができます。
また、営業活動のノウハウの属人化を防いで、部署やチーム全体の営業能力を向上させる効果も期待できます。
営業進捗管理を行う際は、必要な指標を洗い出して設定し、随時更新・共有・確認ができる状態にすることがポイントです。
【無料】営業代行会社を紹介してもらうよくある進捗管理で挙げられる課題感
進捗管理でよく挙げられる課題は、以下の2つです。
管理工数がかかってしまう
進捗管理が細かすぎたり複雑過ぎたりしてしまうと、数値や情報の入力に手間と時間がかかってしまいます。また報告書の作成は、営業の成果に直結しないため無駄な作業と思われがちです。
営業担当者に負担がかからないように、管理項目を必要なものだけに絞ったり、入力しやすいように工夫したりしましょう。例えば、いつも同じような内容を入力している箇所を、選択するだけで済むようにすると入力するときの手間を減らせます。
誤った数値が報告されてしまう
営業進捗管理では、誤った数値が報告されてしまうことにも注意が必要です。入力した人がミスをしてしまい、間違った値になってしまうことはある程度避けられませんので、チェックをする仕組みを作るとよいでしょう。
また、中には「良くない結果」を報告したがらない営業担当者もいます。そのため、実際の値よりも誇張した数値で報告されてしまうことがあります。報告の内容が正しくないと正確な営業進捗管理ができません。そのため、曖昧な報告ができないように規定を明確に定める必要があります。また、管理をする際には良くない結果を報告しにくくならないように配慮をすることも大切です。
【無料】営業代行会社を紹介してもらう営業進捗管理を行うメリット
営業進捗管理を行うメリットは、主に以下の4つです。
営業担当がコア業務に集中できる
報告のための会議をせずに随時情報共有をして進捗を管理することで、空いた時間を優先順位の高い業務にあてられます。
営業の進捗を確認する会議を行うと、会議をする時間だけでなく資料を作成する時間もかかってしまいがちです。また、会議をする場合には関係者が同じ時間に予定をいれなければいけないという課題も発生します。
普段から情報を共有して営業進捗管理をすると、会議をしなくても進捗状況が把握できるようになるので、会議の時間や会議資料作成の手間を省けます。
また、マネージャーが各案件の進捗状況を正確に把握することで、優先順位の高くない業務を優先させるような指示をしてしまうケースを減らせることもメリットです。
組織管理の質向上につながる
営業進捗管理を行うと、マネージャーが各案件の進捗情報をリアルタイムに把握できます。そのため、営業担当者に適切な指示やアドバイス、フィードバックなどをしやすくなり、組織管理の質の向上が期待できます。新人を育成しているときは特に進捗状況を細かく管理して、適切なタイミングで指示やアドバイスをできるようにしましょう。
マネージャーがきちんと進捗を把握できていないと、正しい判断ができずに無理な目標を立てたり誤った指示をしたりするかもしれません。そのような状況を防ぐためにも、営業進捗管理を普段から行い、マネージャーが常に案件の進捗情報を把握しておくことが大切です。
売上を予測できる
営業進捗管理すると、現在の状況を正しく把握しやすくなるため、売上予測の精度の向上も期待できます。売上予測する方法の1つに、売上になる額に進捗率をかけて売上見込み額を算出する方法があります。例えば、10,000円の商品の営業進捗率が80%であれば8,000円の売上見込み額です。この計算をする際に、進捗率が正確になるほど予測の精度も上がるため、進捗の管理が重要になります。
また、営業プロセスの進捗状況だけでなく、商談化率や受注率、各フェーズにかかっている期間の平均などの指標も管理していると、より精度の高い予測が可能です。
機会損失に気づくことにつながる
営業進捗管理を行うと、機会損失が発生する前に気付ける可能性があります。
例えば、商談がうまく進んで契約するだけの状態になったにもかかわらず、他の業務で契約書の作成が遅れている間に相手の気が変わってしまい機会損失が発生したとします。このようなケースで営業の進捗をきちんと管理していれば、契約書の作成を優先させる指示をしたり、他の人をサポートにつけたりすることで、機会損失を防げたはずです。
また、マネージャーが各案件の状況を正しく把握することで、優先度の高くない業務を優先させてしまう指示をするミスも防げます。マネージャーが常に最新の状況を把握できるように、毎日営業管理表を更新するとよいでしょう。
進捗管理をしていく際に必要な指標
進捗管理をする際に必要になる指標は、主に以下の6つです。
目標管理に関する指標
目標管理に関する指標には「売上目標」「商談件数」「受注件数」「受注単価」「成約数」「成約率」「解約数」「解約率」「達成率」などがあります。最終的な売上目標に向けて、部署・チーム・個人に分けて設定したり、月・週・日ごとに分けて設定したりします。
目標が高すぎると実現できない無理な計画を立ててしまったり、営業担当者のモチベーションが下がってしまったりするおそれがあります。また、目標が低すぎると本来あげられるはずの営業成果よりも高くない成果で満足してしまうこともあるでしょう。そのため、努力や工夫をすれば達成可能な範囲で目標を立てることが大切です。
案件進捗管理に関する指標
案件進捗管理に関する指標には「有効商談数」「受注確度」「受注見込み金額」「現在の状況」「進捗率」などがあります。
各指標を数値化することで案件の進捗状況が明確になるので、スケジュールを立てる際の優先順位付けにも活用可能です。また、営業プロセスの中で滞りがちになっている箇所を洗い出すこともできます。
また、アプローチ方法やマーケティング方法を構築したり、担当者にアドバイスをしたりする際にも役立つ指標です。
行動実績管理に関する指標
行動実績に関する指標には「新規訪問数」「新規訪問率」「アポイント数」「アポイント獲得率」「商談数」「商談化率」「受注数」「休眠顧客の発掘数」などがあります。主に、これまでの営業活動で得た成果や情報などを管理し、次のアクションを構築する際に役立つ指標です。
各指標をただ数値化するだけでなく、データから抱えている課題を洗い出し、営業プロセスやフローを改善していくことが重要です。
顧客管理に関する指標
顧客管理に関する指標には、相手の会社名や担当者名、連絡先などの基本情報に加えて「取引額」「リピート率」「売上高」「顧客満足度」などがあります。会社や担当者と顧客の関係性を把握するために利用される指標です。
各指標を数値化すると顧客のニーズを掘り出せるため、顧客にあわせたアプローチ方法を組み立てる際に役立ちます。
モチベーション管理に関する指標
モチベーション管理に関する指標には「仕事の評価」「仕事の成績」「人間関係の評価」「会社に対する不満」「部署に対する不満」「健康状態」「ストレス度」などがあります。
数値化が難しい指標ですが、モチベーションが低下している社員に早めにミーティングをしたりサポートをしたりすることで状況を改善できるので、重要な指標です。定期的にアンケートや面談を実施して、可能な限りヒアリングし管理をしましょう。
人材育成管理に関する指標
人材育成管理に関する指標には「顧客との信頼関係構築力」「ロジカルシンキング」「データ収集・分析スキル」「プレゼンテーション力」「ヒアリング力」「ソリューション提案力」などがあります。スキルを数値化すると、各営業担当者や各チームの営業能力を数値で客観的に評価可能です。
また、これらの指標を数値化することで各営業担当者のスキルを正確に把握できるため、苦手なスキルをフォローする研修を実施したり、サポートをつけたりできます。社内で対応ができない場合は研修をアウトソーシングしたり、営業の一部業務をアウトソーシングすることも有効です。
【無料】営業代行会社を紹介してもらう営業進捗管理の運用方法
営業進捗管理の運用方法を3つのフェーズに分けて解説します。
管理する指標の数値化
営業進捗管理をするには、まず指標を数値化します。成約した件数や達成した売上など、数値化しやすい指標は、目標値や予測値、実際の数値を入力して管理しましょう。
ただし、中には数値化しにくい指標もあります。数値化が難しい抽象的な指標は、実際に行う施策を細かいタスクに分けると、指標として設定しやすくなるのでおすすめです。例えば「商談の成約率をあげる」だと抽象的すぎますが「◯◯を活用して商談の成約率をあげる」のように具体策をあわせて設定すると、指標にしやすくなります。
行う施策の内容をさらに細分化するとより正確な指標になりますが、細分化しすぎてしまうと入力や管理が煩雑になり手間が増えてしまうので注意しましょう。
進捗率の把握
営業進捗管理をする際は、現在の進捗率を割り出し、目標を達成するために必要な進捗率との差を確認する必要があります。進捗率が予定より悪い場合は、予定通りにするために対策をしなければならないからです。また、逆に進捗率が予定より高すぎる場合は、次回以降の目標設定の仕方を見直す必要があるかもしれません。
進捗率は、実際に行う営業活動をステップに分けて並べ、目標達成を100%として各ステップに割り振るとよいでしょう。例えば、契約成立までで10ステップあれば各10%ずつの進捗率にし、達成している分を加算して進捗率を出します。より正確に計測したい場合は、ステップごとの達成率やかかる期間を加味して割り振るパーセンテージを調整するとよいでしょう。
フィードバックをこまめに行う
営業進捗管理では、フィードバックをこまめに行う必要があります。フィードバックがない場合は、わざわざ手間をかけて情報を共有していることを無駄な作業と感じてしまうかもしれません。フィードバックが適切に行われていれば、営業担当者のスキルアップやモチベーションアップにもつながりますし、今後も積極的に情報を共有してくれることが期待できます。
フィードバックを行う際は、悪い点だけを指摘するのではなく、良い点や努力が見られる点をきちんと見て評価していることが伝わるようにしましょう。良い点と悪い点の両方をみていることが伝わることで信頼関係の構築も期待できます。主観的なアドバイスや結果論でのアドバイスは、よくない印象を抱かれやすいので注意してください。
進捗管理を上手く行うポイント
管理工数を増やさない工夫をする
進捗管理をうまく行うためには、管理工数を増やさない工夫をすることがポイントです。入力するときに手間がかかると、営業の時間を奪ってしまいます。また、入力を面倒に感じてしまうと入力作業を後回しにされてしまい、リアルタイムで進捗を確認できなくなるおそれがあります。入力作業が負担にならないようにしましょう。
一例を挙げると、いつも同じような入力内容にする箇所を選択式にするだけで使用者の手間を減らせます。エクセルで管理表を作っている場合は「データ」タブの「データの入力規則」機能を使ってよく使われる項目を入力しておくと、選択するだけで入力可能になります。
また、SFA（営業支援システム）のような専用ツールは、最初から選択式になっていることが多いため管理工数も増えにくいので導入するだけで管理にかかる工数を減らせます。
目的を社内に共有・共感させる
進捗管理をうまく行うためには、営業スタッフに進捗管理をする目的を共有し、共感させる必要があります。目的を理解しないまま運用すると、営業担当者が入力した内容をマネージャーが確認するだけの作業になってしまいます。その場合、進捗を管理しても営業活動を改善する効果はなく、営業活動の時間を入力作業で奪うだけの結果になりがちです。
進捗状況の情報をもとにして個別にアドバイスやサポートをし、自身も営業全体の成果に寄与している自覚をもってもらうとよいでしょう。
PDCAを回す
進捗管理では、全体の計画を立ててプロジェクトの進捗を管理し、結果を評価して改善策を検討して次に生かし、PDCAサイクルを回していくことがポイントです。そのためには、営業活動の進捗を可視化して、常に確認できる状態にしましょう。
効果的にPDCAを回すためには、最初に無理のない計画を立てることが大切です。実現不可能な計画を立てると予定通りに進まず、営業担当者のモチベーションを低下させてしまう原因にもなりかねません。実現可能な計画を立て、実際に行動を起こしながら検証と改善を繰り返し、長期的な視点をもってブラッシュアップしていくと良いでしょう。
各社に最適な営業進捗管理方法
エクセル管理で問題ない場合
営業の進捗管理がエクセル管理で問題ない場合は、すでにあるエクセルの進捗管理表で十分に管理ができている場合です。
エクセルはほとんどのパソコンに入っているので、管理表さえ作成してしまえばすぐに始められます。また、エクセル用の管理表のテンプレートも数多く公開されているので、テンプレートをダウンロードするだけで進捗管理の開始が可能です。
ただし、エクセルで高度な管理をしようとする場合は関数やマクロに詳しいスタッフが管理表を作成しなければいけません。そのようなスタッフがいない場合は、後述するツールの検討を考えてみてもよいでしょう。
SFAツールを導入した方がいい場合
SFA（営業支援ツール）を導入した方がいい場合は、最低限の事務作業でデータにもとづいた営業計画を立てたいときです。
SFAツールは、エクセルなどの表計算ソフトよりもデータの検索や分析が得意なため、導入すると時系列順に情報を管理したり、担当者別に管理したりできます。また、データをリアルタイムで共有する機能や、抽出して分析に活用する機能もついていることが多い点も特長です。
SFAツールには、MAツール（マーケティング施策を管理・効率化するツール）やCRMツール（顧客関係管理ツール）と連携可能なツールが多くあります。そのため、MAツールやCRMツールの導入を検討している場合にもおすすめです。
エクセルでの管理に限界を感じた企業や、エクセルでの管理よりも手間を減らしたい企業はSFAツールの導入を検討してみるとよいでしょう。
DSRを導入した方がいい場合
DSRは、デジタルセールスルームの略で営業担当者と顧客がオンライン上で文章や資料のやりとりをするオンラインスペースです。DSRを導入した方がいい場合は、顧客への営業をオンライン上で行いたい場合です。
DSRには、営業担当者と顧客の間でやり取りされた各種資料や会話のログ、両者のタスクなどの情報を共有し、効果を分析する機能が搭載されています。その機能を活用することで営業の進捗状況を一元管理可能です。
また、DSRのプラットフォーム上にあらかじめ必要な資料をアップロードしておくことで、顧客に提出する際に営業資料を探す手間が省けます。リアルタイムでのチャット機能もあるため、顧客からの疑問や課題にも早めに対応できることも特長です。
【まとめ】営業進捗管理の質の担保は組織の成長に必要不可欠！
営業進捗管理の課題やメリット、必要な指標などを紹介しました。
営業進捗管理の質を上げることは、組織の成長に必要不可欠です。本記事で紹介した営業進捗管理の運用法やポイントを参考にして、質の良い営業進捗管理をしましょう。営業の進捗管理を効率化するために、SFAツールやDSRを導入することも検討してみてもよいかもしれません。
なお、営業そのものをアウトソースすることも生産性向上には有効です。営業代行会社の探し方・選び方がわからない！という方は営業幹事にお気軽にご相談ください。貴社の目的・予算にあった最適な会社を厳選してご紹介します。相談料・会社紹介料などは無料です。
【無料】営業代行会社を紹介してもらう