アポイントメールの書き方を解説！返信率を高める例文や件名も紹介【2024年最新版】
メールを使ってアポイント獲得に取り組んでいる方の中には、なかなか商談につなげることができずに悩んでいる方も多いのではないでしょうか。本記事では、成果を出しやすいアポイントメールの書き方や例文、注意点などを紹介します。自社で使えそうなものは積極的に取り入れて、アポ率を高めましょう。
なお、アポイントの獲得を営業代行会社に委託することも可能です。営業代行会社の探し方・選び方がわからない！という方は営業幹事にお気軽にご相談ください。貴社の目的・予算にあった最適な会社を厳選してご紹介します。相談料・会社紹介料などは無料です。
【無料】営業代行会社を紹介してもらうアポイントメールが重要な理由
アポイントメールとは、約束・予約を調整するためのメールのことです。ビジネスの世界では、商談や会議などの場を設定するために利用され、アポメールとも称されます。アポイントメールを送る主なメリットは以下の3つです。
- 事前に情報を共有できるので、当日の会議や商談をスムーズに進行できる
- やりとりが記録されるので、時間を間違えたりするミスが起こりにくい
- メールは都合のよいときに閲覧できるので、相手に負担をかけなくて済む
信頼関係が構築されている既存顧客にアポイントメールを送れば返信されやすいでしょう。一方、新規の見込み顧客の場合、返信率が低いのが一般的です。そのため、アポイントを組みたいと思ってもらえるようなメールを送信しなければなりません。
【無料】営業代行会社を紹介してもらうアポイントメールの例文集
アポイントメールの例文をケース別に紹介します。
過去に取引のない企業に送るメール
過去に取引のない企業にアポイントメールを送る際は、自己紹介と目的を明確に伝えましょう。初対面の人物からの連絡に警戒心を抱く企業は少なくないからです。以下は、メールの例文です。
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件名：弊社サービス「（サービス名）」ご紹介について面談のお伺い【（会社名・名前）】
株式会社〇〇 〇〇部 〇〇様
突然のご連絡にて失礼いたします。 株式会社●● ●●部の●●と申します。
貴社のホームページを拝見し、 △△の領域において弊社サービスがお役に立てるのではないかと考え、 ご連絡させていただきました。
弊社の（サービス名）は△△業界において、100社以上の導入実績があり、 △△コストを平均で15％ほど削減する効果を期待できるのが特徴です。
会社設立から△△年が経過し、△△業界に関する様々な知見もございますので、 ぜひ〇〇様とお会いして情報交換やサービスのご紹介をさせていただけますと幸いです。
ご面会は対面もしくはオンラインのいずれかご希望の形式にて対応させていただきます。 ご多用の中恐れ入りますが、 下記の中でご都合のよろしい日程をお教えいただけますでしょうか。
・□月□日（□） □時～□時 ・□月□日（□） □時～□時 ・□月□日（□） □時～□時
上記以外でも対応は可能です。 〇〇様のご都合のよい日時をご指示いただければ幸いです。
改めまして、突然のご連絡にて恐れ入りますが、ご検討の程よろしくお願い申し上げます。
株式会社●● ●●部 （名前） 〒***-**** 東京都新宿区**** TEL 03-****-**** MAIL ****@****.jp 会社HP https://**** |
過去に取引のある既存顧客に送るメール
過去に取引実績のあるからといって、必ずアポイントが組めるわけではありません。返信率を高めるためには、アポイントを組む理由や相手のメリットを具体的に伝える必要があります。以下がメールの例文です。
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件名：新サービス「（サービス名）」のご案内
株式会社〇〇 〇〇部 〇〇様
いつもお世話になっております。 株式会社●●の●●です。
この度、（サービス名）というサービスを提供させていただくことになりました。 現在、貴社にてご利用いただいている△△と連携させることで、 さらなるコスト削減に期待できるサービスです。
ただいま、弊社ではすでに取引のあるお客様だけにご案内させていただいております。 〇〇様にも直接お会いしてご案内したく存じますが、 下記の中でご都合のよい日時はございますでしょうか。
・□月□日（□） □時～□時 ・□月□日（□） □時～□時 ・□月□日（□） □時～□時
上記の日程以外でも対応可能ですので、遠慮なくお申し付けください。 当日は、サービスの概要だけでなく、 最近の業界動向に関する情報交換もできればと考えております。
ご多忙の中恐れ入りますが、ご検討の程よろしくお願いいたします。
株式会社●● ●●部 （名前） 〒***-**** 東京都新宿区**** TEL 03-****-**** MAIL ****@****.jp 会社HP https://**** |
アポイント獲得後のお礼メール
アポイントを獲得した後は、お礼と日程確認を兼ねてメールを送りましょう。感謝の気持ちを伝えて信頼関係の構築に努めるのです。
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件名：Re:Re:新サービス「（サービス名）」のご案内
株式会社〇〇 〇〇部 〇〇様
いつもお世話になっております、 株式会社●●の●●です。
ご面会の日程をご返信いただき誠にありがとうございます。 下記の日程にて貴社へ訪問させていただきます。
ーーーーーーーーーーーーーーーーーー ご訪問日時：□月□日（□） □時～□時 訪問者：営業部●●、商品開発部●●の2名 ーーーーーーーーーーーーーーーーーー
日程の変更をご希望される際はメールもしくは電話にてご連絡いただけますと幸いです。 当日、〇〇様にお会いできるのを楽しみにしております。
株式会社●● ●●部 （名前） 〒***-**** 東京都新宿区**** TEL 03-****-**** MAIL ****@****.jp 会社HP https://**** |
日程変更を依頼するメール
やむ負えず日程を変更しなければならない場合は、謝罪してから日程調整を打診しましょう。アポイントを申し出た立場でありながら日程を再調整するため、アポが取り消しになるリスクもあります。言い訳はせず、誠実に対応しましょう。
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件名：アポイント日程調整のお願い
株式会社〇〇 〇〇部 〇〇様
いつもお世話になっております。 株式会社●●の●●です。
先日はアポイント日程を調整いただきましてありがとうございました。 ご訪問予定日の□月□日（□）ですが、私の都合によりお伺いできなくなりました。 こちらからお願いしていたにもかかわらず大変申し訳ございません。
つきましては、別の日程にて再調整させていただけますと幸いです。 下記の中でご都合のよい日時を教えてくださいますようお願いいたします。
・□月□日（□） □時～□時 ・□月□日（□） □時～□時 ・□月□日（□） □時～□時
上記の日程以外でも対応は可能ですので、遠慮なくお申し付けください。
ご面倒をお掛けすることとなり大変恐縮ではございますが、ご検討の程よろしくお願いいたします。
株式会社●● ●●部 （名前） 〒***-**** 東京都新宿区**** TEL 03-****-**** MAIL ****@****.jp 会社HP https://**** |
アポイント前日のリマインドメール
アポイント前日には、メールもしくは電話にて予定通りのスケジュールで問題ないか確認しましょう。丁寧な印象を与えるだけでなく、アポイントを思い出してもらえたり、スケジュール変更にも対応しやすくなったりします。
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件名：明日のお打ち合わせについてのご連絡
【本文】 株式会社〇〇 〇〇部 〇〇様
お世話になっております。 株式会社●●の●●です。
先日は、お打ち合わせ日程を調整いただきましてありがとうございました。 いよいよ明日となりましたので、改めてご連絡させていただいた次第です。
ーーーーーーーーーーーーーーーーーー 日時：□月□日（□）□時～□時 場所：貴社 訪問者：営業部●●、商品開発部●●の2名 ーーーーーーーーーーーーーーーーーー
ご都合が悪くなった場合はメールかお電話にてご連絡いただけますと幸いです。 明日、〇〇様にお会いできるのを楽しみにしております。
株式会社●● ●●部 （名前） 〒***-**** 東京都新宿区**** TEL 03-****-**** MAIL ****@****.jp 会社HP https://**** |
商談後のお礼メール
商談後はできるだけ当日中にお礼メールを送りましょう。商談の要点を簡潔に記載して内容を共有すると、備忘録にもなります。また、商談で資料や見積もりなどを要望された場合は、お礼メールに添付して送ると「仕事が早い」と思ってもらえたり、好印象を与えられたりします。スピーディな対応が信用にもつながるのです。
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件名：本日のお打ち合わせのお礼
株式会社〇〇 〇〇部 〇〇様
いつもお世話になっております。 株式会社●●の●●です。 本日はご多用の中お時間を頂きまして誠にありがとうございました。
貴社の課題や今後の展望についてお話しいただき感謝申し上げます。 引き続き、弊社にてお役に立てるように精進いたします。
本日のお打ち合わせの要点を記載いたしますのでご確認ください。
【お打ち合わせの要点】 ・～～ ・～～ ・～～
ご不明な点がございましたら、お気軽にお申し付けください。 今後ともどうぞよろしくお願いいたします。
株式会社●● ●●部 （名前） 〒***-**** 東京都新宿区**** TEL 03-****-**** MAIL ****@****.jp 会社HP https://**** |
飛び込み営業後のお礼メール
飛び込み営業に応じてくれた場合も、当日中にお礼メールを送りましょう。テンプレートの簡素なお礼メールでは逆効果なので、話した内容を振り返り、自社が貢献できることを伝えるなどの工夫が必要です。
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件名：お打ち合わせのお礼
株式会社〇〇 〇〇部 〇〇様
本日、お伺いさせていただきました、株式会社●●の●●でございます。
突然のご訪問にもかかわらず、 お時間を頂きまして誠にありがとうございました。
〇〇様がお話しいただいた貴社の△△という課題につきましては、 弊社の（サービス名）にて解決できるかと存じます。
導入事例をまとめたレポートを添付させていただきますので、 お時間あるときにご一読いただけますと幸いです。
本日を機に、貴社と末永くお取り引きさせていただけますと幸いです。 取り急ぎ、メールでのご連絡となり恐縮ですが、厚くお礼申し上げます。
株式会社●● ●●部 （名前） 〒***-**** 東京都新宿区**** TEL 03-****-**** MAIL ****@****.jp 会社HP https://**** |
アポイントメール作成時のポイント
アポイントメールを作成する際のポイントは以下の通りです。
- 下調べを入念に行う
- 担当者名で送信する
- 宛名は個人名を設定する
- 件名は簡潔かつ明瞭に
- メールを送った経緯を記載する
- 本文は結論ファーストで書く
- 顧客のメリットを伝える
- 正しい日本語を使う
- 複数の候補日程を提示する
- 返信期限を明確にする
下調べを入念に行う
ターゲット企業をリサーチした上でアポイントメールを作成しましょう。下調べした情報をメールに記載することで「その企業にしか送っていないオリジナルなもの」であると伝えられます。リサーチする際は、企業サイトに加えてSNSもおすすめです。タイムリーなトピックがわかるので、相手に「会社のことをよく知ってくれている」という印象を与えることが可能です。
担当者名で送信する
担当者名でアポイントメールを送信すると開封率を高められる可能性があります。送信元アドレスが企業名やサービス名である場合、一斉送信の営業メールだと判断され削除されてしまうおそれがあります。個人名の場合、見たことのない名前だったとしても個別の連絡だと思われる可能性も高まるのでおすすめです。
宛名は個人名を設定する
宛名には「担当者様」は使わず個人名を設定しましょう。個人名の場合、相手は個別にアプローチされていると感じるため、関心を引きやすくなります。また、メール対応の責任者が明確になるのも特徴です。「担当者様」宛てに送った場合、相手先では誰が対応すればよいか曖昧になってしまい、返信されないまま埋もれてしまうリスクがあります。
初回アプローチの場合は、会社サイトや掲載記事などをチェックして、担当者名の把握に努めましょう。
件名は簡潔かつ明瞭に
一目見てメールの内容を理解してもらうために、簡潔かつ明瞭な件名にしましょう。相手は1日で数十〜数百通のメールを受信している場合もあります。埋もれてしまって返信されない事態に陥らないようにしなければなりません。文字数の目安は20文字程度です。「期間限定キャンペーン」「10社限定」などは注意を引きやすいので積極的に件名に記載しましょう。
メールを送った経緯を記載する
初めてアプローチする相手には、アポイントメールを送信した経緯を伝えましょう。メールが送られてきた背景がわからない場合、相手は不信感を抱いてしまいます。きっかけとしてよく使われるのが、ホームページや取材記事、SNSなどです。何を見て知ったのかを具体的に記載することで相手の警戒心を解きましょう。
本文は結論ファーストで書く
アポイントメールの本文は、結論を先に書くとよいでしょう。長々と前置きが書き連ねられている場合「結局何を伝えたいのかわからない」と思われてしまいます。途中で読むのをやめられる可能性が高まるため、結論を記載した後で詳細情報を伝えるように心がけましょう。
顧客のメリットを伝える
取引実績のない企業にアポイントメールを送る場合は、メリットを明確に伝える必要があります。顧客は限られた時間の中で働いているため、メリットのない話に時間を割く余裕はありません。経費削減や売上アップにつながることを実績を用いて伝えると説得力が増します。相手の立場に立ってみて、どのような内容に引きつけられるかを考えることが大切です。
正しい日本語を使う
アポイントメールに間違った日本語の使い方があると、相手の印象を悪くしてしまいます。商談の機会を逃すリスクもあるため、最低限のマナーとして正しい日本語を使うように心がけましょう。以下はメールにおける日本語の間違った使い方の一例です。当てはまるものがないかチェックしてみてください。
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よくある間違い |
正しい使い方 |
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各位様 |
「各位」は「皆様」という意味のため「様」は不要 |
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〇〇殿 |
殿は目上の立場の人間が目下の人間に使う言葉。 取引先には「様」を使う |
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社長様 |
役職は敬称なので「様」は不要 |
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拝啓、敬具 |
手紙では使用するが、メールでは使わない |
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よろしかったでしょうか |
正しくは「よろしいでしょうか」 |
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とんでもございません |
「とんでもない」が1つの形容詞なので、 正しくは「とんでもないことでございます」 |
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～になります |
「なる」は「成る」のこと。 あるものが別のものに変わることを意味しているので、 正しくは「～です」を使う |
複数の候補日程を提示する
相手のスケジュールを考慮する必要があるため、候補日程は3～4つ程度を提示しましょう。日程は1週間後以降で設定するのがおすすめです。1週間以内の場合、相手は急かされている印象を受けてしまいます。また、提示した日程以外でも柔軟に対応できることを付け加えておくと商談機会を逃すリスクを減らせます。
返信期限を明確にする
メールに返信期限が記載されていれば、相手も余裕をもってスケジュール調整することが可能です。いつまでに返信すればよいかわからない場合、相手はスケジュールの優先順位をつけづらくなったり、返信を忘れるリスクがあったりします。
とはいえ、自分からアポイントをお願いしているにもかかわらず、返信期限を設定すると失礼な印象を与えてしまう可能性もあります。先方との関係性を考慮して、返信期限を記載するかどうかを判断するとよいでしょう。
アポイントメールで商談獲得率を高める方法
KPIを設定し効果検証を行う
KPI（Key Performance Indicator）とは、簡単にいえば中間目標のことです。日本では重要業績評価指標とも呼ばれます。アポイントメールにおけるKPIの代表的な項目は以下の通りです。
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KPIの項目 |
内容 |
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メール送信件数 |
送信したメール件数 |
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到達率 |
相手のメールボックスに届いたメール件数の割合 |
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開封率 |
届いたメールが開封された割合 |
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クリック率 |
開封されたメールのうち、本文中のURLがクリックされた割合 |
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商談獲得件数 |
商談につながった件数 |
KPIを設定し、PDCAサイクル（Plan：計画、Do：実行、Check：評価、Action：改善）を回し続けましょう。改良を重ねることで、商談を獲得しやすいメール作成のノウハウを蓄積できます。
A/Bテストを実施する
A/Bテストとは、AパターンとBパターンを比較して、どちらがより成果が出るかを評価する実験的な手法です。アポイントメールにも利用され、件名や本文の内容、送信時刻などの要素を2パターン用意し、顧客に送信。次に開封率やクリック率、商談獲得率などを分析し、成果が出た方を改良していきます。A/Bテストを定期的に行うことで、アポイントメールによる商談獲得率を高められます。
MAツールを使って効率的に管理する
MA（Marketing Automation）とは、マーケティング活動全般を自動化するツールのことです。MAを導入すれば、見込み顧客と接触した履歴を一元管理できるため、アポイントメールも効率的に管理できます。宛先を間違えたり、同じ相手にメールを何度も送ったりするようなアナログ管理で発生しやすいミスを低減できるのが魅力です。
アポイントメールを送る際の注意点
返信は早めに行う
アポイントメールに返信があった際は、当日中にお礼のメールを送りましょう。スピーディに対応して商談機会を逃さないようにすることが重要です。一般的に、アポイントメールの返信率は0.1〜2％程度だといわれています。数少ないチャンスを確実に商談化することで売上アップにつなげられるのです。
返信メールに記載する内容や例文を知りたい方は以下の記事も参考にしてみてください。
関連記事：アポイントの日程調整メールの返信に書く内容・例文を紹介
誤送信による情報漏洩に気をつける
メールを誤送信してしまうと、情報漏洩リスクが高まるので注意が必要です。顧客情報や機密事項などが流出すれば、自社だけでなく取引先などにも損害を与えてしまいます。誤送信を防止する方法は以下の通りです。
- 送信前に宛先や件名、添付ファイルなどを確認する
- 送信先を誤らないため、アドレスの自動入力設定を解除する
- 送信取り消しの機能がある場合、有効化する
- 機密事項が記載されている添付資料は暗号化した上で送信する
情報漏洩はアポイントメールに限ったことではありません。担当者個人に任せるのではなく、組織として情報の取り扱いに関して啓蒙したり、ルールを設定したりする必要があるでしょう。
メールの送るタイミングに配慮する
アポイントメールは、業務時間内である9〜18時の間に送るのがマナーです。早朝や深夜に送ってしまうと、常識がない人間だと思われてしまう可能性があります。やむを得ず送らなければならない際は「夜分遅くに失礼いたします」の一言を添えましょう。おすすめの時間帯は、相手がメールを確認しやすい始業後や昼休み前後です。
また、お盆や年末年始などの休暇直前には、アポイントメールは送らない方がよいでしょう。休暇明けは大量のメールが溜まっているので、埋もれてしまう可能性が高いからです。
特定電子メール法を守る
アポイントメールを送る際に気をつけなければならないのが特定電子メール法です。正式名称は「特定電子メールの送信の適正化等に関する法律」。迷惑メールを規制し、健全なインターネット環境を維持することを目的に2002年に施行されました。法令に違反しないためには、受信者の同意を得た上でメールを送信したり、送信者を特定できる情報を記載したりする必要があります。
【無料】営業代行会社を紹介してもらうアポ率が上がらないよくある理由
見込み顧客が自社のターゲットではない
見込み顧客が自社のターゲットではない場合、アポイントメールが商談につながる可能性は低いでしょう。提案する商品やサービスがどれだけ魅力的でも、そもそもニーズがないからです。このようなズレは、マーケティング部が見込み顧客を獲得し、営業部がアポイントメールを送るような場合によくありがちです。対処法はターゲット層の明確化と部署間の連携です。見込み顧客の質を高められれば、アポ率も高まるでしょう。
顧客ニーズを把握できていない
顧客ニーズを把握できていない状態で、アポイントメールを送ってもアポ率は上がりにくいでしょう。顧客が抱える課題やニーズに合致した提案でなければ、興味をもってもらえないからです。
とはいえ、接点のない企業の場合、ニーズを把握するのは難しいでしょう。ここで役に立つのがMAツールです。MAツールを活用すれば、自社サイト上で顧客がどのページにどのくらい滞在したかなどがわかります。顧客の関心度を推し量れるため、適切なタイミングでアプローチすると、アポ率の向上に期待できます。
断られてすぐに諦める
アポイントの打診を断られて、すぐに諦めているようではアポ率は一向に上がらないでしょう。「営業は断られてからが勝負」という言葉があるように、やるべきことがないか考えることが重要です。例えば「他社サービスの導入を検討している」と返信があった場合、自社サービスとの違いをまとめた資料を提供することが有効かもしれません。「やれることはやった」といえるぐらいまで顧客に向き合う必要があるのです。
【まとめ】アポイントメールの書き方を紹介しました
アポイントメールをテンプレート化して、一斉送信していては開封率や返信率を高めるのは難しいでしょう。企業担当者に「自社のことを考えてくれている」と思ってもらえるように、ひと手間加えることが重要です。KPIを設定し、PDCAサイクルを回しながら成果の出るアポイントメールを作り上げましょう。
なお、アポイントの獲得を営業代行会社に委託することも可能です。営業代行会社の探し方・選び方がわからない！という方は営業幹事にお気軽にご相談ください。貴社の目的・予算にあった最適な会社を厳選してご紹介します。相談料・会社紹介料などは無料です。
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