成功する商談メールとは？作成ポイントやシーン別の例文を紹介【2024年最新版】
商談メールを送るも思うように成果が出ないとお悩みの方も多いのではないでしょうか。商談メールの効果を高めるには、書き方のポイントを押さえることが重要です。
本記事では、商談メールの作成ポイントやシーン別の例文を紹介します。成功する商談メールの書き方を知りたい方はぜひご覧ください。
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商談メールは商談を獲得する手法の1つ
商談メールとは、メールを送ることで自社の商品やサービスに興味を持ってもらい、商談を獲得する手法のことを指します。非対面で行う営業手法、インサイドセールス（内勤営業）の一種でもあります。
商談メールで商談を獲得するには、相手に興味を持ってもらえるような書き方や工夫が大切です。適切な書き方を押さえておくことで、成功率が上がります。
商談メールのメリット
商談メールのメリットは、以下の通り。
時間や場所の成約を受けず、一度に大量にアプローチできるため、営業効率の面で魅力があります。また、文面で何度も読み返すことができるため、理解のしやすさや記録できる点、効果測定のしやすさなどもメリットといえるでしょう。また、メールを通してアップセル（※上位商品の購入を促す手法）やクロスセル（※別の商品の購入を促す手法）を促せば、LTV（※顧客1人あたりがもたらす利益）向上にもつながります。
1件あたりのアプローチに時間を要する訪問営業やテレアポとは違ったメリットがあり、特に効率的に大量のアプローチを行いたい場合に向いています。リソースの関係から訪問営業に時間を割きづらい小規模企業や、認知拡大のフェーズにある企業とも相性がいいでしょう。
商談メールのデメリット
商談メールのデメリットは、以下の通り。
メールはこちらからの一方的な配信のため、当然ですが開封してもらえない可能性もあります。また、顔が見えないやりとりとなるため、対面と比べてコミュニケーションがとりづらく、相手の反応がわからない点もデメリットです。また、メールに誤字や脱字があったり、ビジネスマナーを欠いていたりすると、信頼を損ねてしまう可能性もあります。
こうしたデメリットをカバーするためにも、商談メールの書き方やコツを押さえておきましょう。
【無料】営業代行会社を紹介してもらう成功率を上げる商談メールのポイント
ここからは、商談メールのポイントを以下のシーンごとに紹介します。
- 事前準備のポイント
- メールの書き方のポイント
- 日程調整のポイント
「事前準備」のポイント
目標設定を行う
まずは目標設定を行い、現状把握と改善に役立てましょう。内容を記録しておけるメールは、効果測定を行いやすい点もメリットです。具体的には、以下のような項目が指標となります。
- メール配信数
- メール開封率
- リンククリック率
- メール返信率
- コンバージョン（成約）率
メール配信後は上記のような指標を確認し、効果測定を行い改善に努めましょう。
顧客理解を深める
商談メールでは、事前に顧客を理解しておくことも大切です。相手の課題に沿った提案を行うことで商談へつながる可能性が上がるからです。以下のような方法で顧客をリサーチしておきましょう。
- 顧客のホームページやSNS
- 顧客の業界動向やニュース
- 担当者のプロフィール
ただし、リサーチに時間をかけすぎて配信数が減ってしまうことは避けたいところ。作業効率とのバランスも考えつつ、リサーチを行いましょう。
送信時間を検討する
メールの送信時間も気をつけたいポイントの1つ。送信時間は顧客からの印象や開封率にも関係するからです。
まず、相手に悪い印象を与えないためにも、深夜や顧客の休日は避けたほうが無難です。また、開封率の高い時間帯を狙いたいなら、顧客がメールを開きそうなタイミングを予測することが大切です。たとえば以下のような時間を狙うといいでしょう。
- 出社直後の9時ごろ
- 昼休憩前の12時ごろ
- 昼休憩後の13時ごろ
- 定時前の17〜18時ごろ
顧客の勤務時間帯や行動にあわせて、送信時間を検討しましょう。
「商談メールの書き方」のポイント
宛名・差出人名は個人にする
送るメールは会社の代表メールアドレスではなく、個人宛に送るのがおすすめです。代表アドレスの場合、数多くのメールに埋もれてしまう場合があるからです。また、差出人名は個人名が表示されるように設定しておきましょう。
なお、宛名を入力する際にはコピー＆ペーストを利用して、入力間違いを防ぎましょう。個人名や会社名を間違えると、顧客の信頼を損ねてしまうリスクがあります。
件名と本文はシンプルにまとめる
商談メールの件名と本文はできるだけ簡潔でシンプルな形にまとめましょう。商談メールを見る顧客は、忙しい中でメールチェックをしているという背景を押さえておくことが大切です。長すぎる内容を送ると最後まで読んでもらえなくなる可能性があります。
件名は以下のように、パッと見て概要がわかる内容が望ましいです。
- 新サービス⚪︎⚪︎のご案内（株式会社⚪︎⚪︎）
- ご訪問日程の確認（株式会社⚪︎⚪︎）
また、本文は一文を短くして簡潔にまとめましょう。つい長文でアピールしたくなりますが、読みづらいメールは途中離脱の恐れが高まるため逆効果です。
冒頭に感謝と送付の経緯を伝える
商談メールの冒頭には「感謝」と「送付の経緯」を入れましょう。感謝や説明なしに一方的にセールスしてしまうと、顧客が不信感を覚えて離脱してしまう可能性も。
以下を参考に、冒頭の文章を工夫しましょう。
感謝の例文
- この度は資料請求いただき、誠にありがとうございます。
- 先日はお電話にてお時間をいただき、ありがとうございました。
送付の経緯の例文
- 本日は弊社の新サービスのご案内にてご連絡いたしました。
- お電話にてお伺いした⚪︎⚪︎という課題をお手伝いできるのではと思い、ご連絡いたしました。
商談によるメリットを伝える
顧客へ商談によるメリットを伝えることで、興味を持ってもらいやすくなります。自社にとって価値があると思ってもらってこそ、顧客は行動しようと感じるからです。
以下を参考に、相手にとってのメリットが提示できないか考えてみましょう。
- ツール導入により1年でリード数が2倍になった事例がございます。
- 貴社のブランディング強化のお役に立てるかと存じます。
見やすさにも気を配る
商談メールは内容だけではなく、見やすさにも気を配れるとさらに良くなります。ポイントや見出しを見やすくまとめられれば、顧客が重要な部分を見逃しづらくなります。
メールを見やすくするには、以下のようなテクニックが活用できます。
- 日程や重要ポイントを太字にする
- 連番や箇条書きを活用する
- 見出しを【】などの記号で装飾する
- 重要事項を線で囲む
- 改行を活用する
添付ファイル名は概要がわかる内容にする
商談メールに添付ファイルを追加する場合は、ファイル名を見ただけで概要がわかる内容にしておくと親切です。顧客も不信感を抱きづらくなり、開封しやすいでしょう。
- 新サービス⚪︎⚪︎概要資料
- イベント⚪︎⚪︎のご案内
上記のように具体的なファイル名を心がけましょう。
「日程調整」のポイント
複数の候補日をこちらから提案する
商談メールの日程調整では、複数の候補日をこちらから提案するとスムーズです。やり取りをできるだけ少なくすることで、相手の負担を減らせます。
日程候補は3〜5つほど、直近すぎる日程は避けて上げるのがおすすめです。また、提示する日程は曖昧にせず「〇月〇日（〇）〇〇：〇〇〜〇〇：〇〇」のように月日と曜日、具体的な時間帯を明確にしましょう。
急ぎの場合は電話にする
候補日が差し迫っているにも関わらず返信がこない場合は、電話で確認するのも1つの手段です。相手がメールを見落としていたり、返信を忘れていたりする場合もありますので、電話で連絡を取りましょう。
連絡の際は「こちらからのメールが届いているかの確認」というニュアンスで連絡すると、角が立ちづらいです。
（参考）日程調整ツールを導入するのもあり
日程調整を効率的に行いたい場合は、日程調整ツールの導入を検討するのもありです。日程調整ツールを使えば、GoogleカレンダーやWeb会議ツール等と連携して日程調整を自動化できるため、効率化やミス削減につながります。
以下にビジネスシーンでも活用可能な日程調整ツールをまとめましたので、参考にしてください。
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ツール名 |
特徴 |
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【シーン別】商談メールの例文
続いて商談メールの例文を以下のシーン別に紹介します。
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シーン |
詳細 |
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アポ取り |
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日程調整 |
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商談のお礼 |
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「アポ取り」の例文
新規顧客へ商談アポを依頼したい場合
新規顧客へアプローチしたい場合、不信感を抱かせないよう自己紹介と送付の経緯を伝えるのがポイントです。また、商談の見込みが薄い場合も、相手のメリットになりそうな提案があれば伝えてみるのも手です。
【例文】
件名：営業支援ツールに関するご提案（株式会社◯◯）
本文：
株式会社◯◯
◯◯部 ◯◯様
突然のご連絡失礼いたします。
株式会社◯◯の◯◯と申します。
弊社は◯◯業界を中心に営業支援ツールを提供している会社です。
貴社のWebサイトを拝見し、弊社のサービスがお役に立てるのではないかと思い、ご連絡いたしました。
弊社の営業支援ツールはこれまで◯件の導入実績があり、ツール導入により◯◯となった事例もございます。
サービスの概要資料を添付しておりますので、もしご覧いただき興味を持たれましたら、1時間ほど説明のお時間をいただけますと幸いです。
下記日時のご都合はいかがでしょうか？
￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣
【候補日時】
・〇月〇日（〇）〇〇：〇〇〜〇〇：〇〇
・〇月〇日（〇）〇〇：〇〇〜〇〇：〇〇
・〇月〇日（〇）〇〇：〇〇〜〇〇：〇〇
￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣
突然の不躾なご連絡で恐縮ですが、ご検討いただけますと幸いです。
何卒、よろしくお願いいたします。
（1）アポを獲得できた場合
アポを獲得できた場合の例文も紹介します。日時と場所をあらためて明示しておくことで認識違いを防げます。
【例文】
本文：
株式会社◯◯
◯◯部 ◯◯様
お世話になっております。
株式会社◯◯の◯◯です。
ご返信いただき誠にありがとうございます。
下記日時にて貴社へお伺いさせていただきます。
日時：◯◯
場所：◯◯
当日は、サービス内容の詳細や成功事例などを具体的にお話しさせていただきます。
また、不明点がございましたら事前にお申し付けいただければ、当日回答させていただきます。
当日、◯◯様とお話しできることを楽しみにしております。
何卒、よろしくお願いいたします。
（2）アポを断られた場合
アポを断られた場合の例文は以下の通り。しつこい印象を与えることは避けたいですが、相手にとってメリットになる内容であれば、参考資料を送るなどしてアプローチをするのもありです。
【例文】
本文：
株式会社◯◯
◯◯部 ◯◯様
お世話になっております。
株式会社◯◯の◯◯です。
この度はお忙しい中ご返信いただき誠にありがとうございます。
他の製品を検討中とのことで、承知いたしました。
無理を申し上げてしまい、大変失礼いたしました。
別の機会にて貴社のお役に立てるよう尽力いたします。
また、参考に他社製品との比較資料を添付しておりますので、よろしければご覧ください。
ご興味がおありでしたら、またご連絡いただけますと幸いです。
この度はご多忙の中ご検討いただき、誠にありがとうございました。
何卒、よろしくお願いいたします。
見込み顧客から問い合わせがあった場合
見込み顧客から問い合わせがあった場合、より詳しく説明するという目的で打ち合わせを提案するとスムーズでしょう。打ち合わせのメリットを相手にしっかり伝えるのがポイントです。
【例文】
件名：お問い合わせいただいた料金プランの件（株式会社◯◯）
本文：
株式会社◯◯
◯◯部 ◯◯様
いつもお世話になっております。
株式会社◯◯の◯◯です。
この度は◯◯の件にてお問い合わせいただき、誠にありがとうございます。
お問い合わせいただいたご質問につきまして、回答させていただきます。
＞◯◯の料金プランを教えていただきたいです
料金プランにつきましては、月額◯円からお客様の状況やご要望に合わせたプランをご用意しております。もしよろしければ、一度お打ち合わせにて貴社の状況をお伺いさせていただき、適切なプランをご提案させていただけないでしょうか。貴社のご要望に合わせた料金プランや活用方法をお伝えできるかと存じます。
下記日時のいずれかにて、Zoomなどのオンラインツールを使用してご説明させていただくことは可能でしょうか？
￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣
【候補日時】
・〇月〇日（〇）〇〇：〇〇〜〇〇：〇〇
・〇月〇日（〇）〇〇：〇〇〜〇〇：〇〇
・〇月〇日（〇）〇〇：〇〇〜〇〇：〇〇
￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣
ご説明は1時間ほどを予定しております。
また、不明点がございましたら事前にお申し付けいただければ、当日回答させていただきます。
お忙しい中恐縮ですが、ご検討いただけますと幸いです。
何卒、よろしくお願いいたします。
既存顧客へ提案したい場合
既存顧客への問い合わせは、すでに認識している相手のため商談の提案もスムーズに進めやすいはずです。誤字脱字や基本的なビジネスマナーに気をつけてメールを作成しましょう。
【例文】
件名：新サービスのご案内（株式会社◯◯）
本文：
株式会社◯◯
◯◯部 ◯◯様
いつもお世話になっております。
株式会社◯◯の◯◯です。
先日はお打ち合わせのお時間いただき、誠にありがとうございました。
お話しいただいた◯◯という課題につきまして、弊社の新サービスがお役に立てるのではないかと思い、ご連絡いたしました。
新サービスは、以前よりご要望の多かった◯◯の機能を追加し、◯◯のシーンでご活用いただける内容となっております。貴社の◯◯という課題を解決させるためにもお役立ていただけると考えております。
もしよろしければ、下記日時のいずれかにて、ご説明の機会をいただけますと幸いです。
￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣
【候補日時】
・〇月〇日（〇）〇〇：〇〇〜〇〇：〇〇
・〇月〇日（〇）〇〇：〇〇〜〇〇：〇〇
・〇月〇日（〇）〇〇：〇〇〜〇〇：〇〇
￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣
ご説明は1時間ほどを予定しております。
また、不明点がございましたら事前にお申し付けいただければ、当日回答させていただきます。
お忙しい中恐縮ですが、ご検討いただけますと幸いです。
何卒、よろしくお願いいたします。
「日程調整」の例文
候補日を提示する場合
日程調整メールは、基本的にはやり取りの負担を減らすためにこちらから候補日を3〜5提示するのがおすすめです。候補日時は記号やスペースを活用して、見やすいようにまとめましょう。
【例文】
件名：◯◯についてお打ち合わせのお願い
本文：
株式会社◯◯
◯◯部 ◯◯様
いつもお世話になっております。
株式会社◯◯の◯◯です。
先日はお打ち合わせにて誠にありがとうございました。
お話ししていた◯◯の件についてお打ち合わせをさせていただきたく、ご連絡いたしました。
もしよろしければ、下記日時のいずれかにて、貴社にお伺いできますと幸いです。
￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣
【候補日時】
・〇月〇日（〇）〇〇：〇〇〜〇〇：〇〇
・〇月〇日（〇）〇〇：〇〇〜〇〇：〇〇
・〇月〇日（〇）〇〇：〇〇〜〇〇：〇〇
￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣
ご説明は1時間ほどを予定しております。
また、不明点がございましたら事前にお申し付けいただければ、当日回答させていただきます。
お忙しい中恐縮ですが、ご検討いただけますと幸いです。
何卒、よろしくお願いいたします。
候補日を尋ねる場合
相手が多忙な場合や相手側の参加者が多い場合などは、候補日を尋ねるといいでしょう。尋ねる際には、相手が予定を組みやすいよう場所と所要時間を忘れずに提示することが大切です。また、スケジュールに余裕を持って尋ねるようにしましょう。
【例文】
件名：◯◯についてお打ち合わせのお願い
本文：
株式会社◯◯
◯◯部 ◯◯様
いつもお世話になっております。
株式会社◯◯の◯◯です。
先日はお打ち合わせにて誠にありがとうございました。
お話ししていた◯◯の件について、弊社にて1時間ほどお打ち合わせをさせていただきたくご連絡いたしました。
よろしければ、ご都合のよろしい日時をいくつかお教えいただけますと幸いです。
お手数をおかけし恐縮ですが、何卒よろしくお願いいたします。
日程を変更する場合
日程変更をお願いする場合は、なるべくはやめに連絡を行い、お詫びを伝えるようにしましょう。
【例文】
件名：◯◯についてのお打ち合わせ日程変更のご相談
本文：
株式会社◯◯
◯◯部 ◯◯様
いつもお世話になっております。
株式会社◯◯の◯◯です。
◯◯の件のお打ち合わせについて、ご相談がありご連絡しました。
大変申し訳ございません、
〇月〇日（〇）というお話しでしたが、急用により都合がつかなくなってしまいました。
つきましては、下記日程のいずれかに変更させていただけないでしょうか。
￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣
【候補日時】
・〇月〇日（〇）〇〇：〇〇〜〇〇：〇〇
・〇月〇日（〇）〇〇：〇〇〜〇〇：〇〇
・〇月〇日（〇）〇〇：〇〇〜〇〇：〇〇
￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣
お手数をおかけし申し訳ございませんが、ご検討いただけますと幸いです。
何卒、よろしくお願いいたします。
「商談のお礼」の例文
商談後のお礼メールは、できるだけ早めに送ると印象が良くなります。また、商談中に顧客から求められた資料や質問があれば回答しましょう。
【例文】
件名：お打ち合わせのお礼
本文：
株式会社◯◯
◯◯部 ◯◯様
お世話になっております。
株式会社◯◯の◯◯です。
本日はお忙しい中貴重なお時間をいただき、ありがとうございました。
本日ご提案させていただいた新サービスの資料を添付させていただきます。ぜひご検討いただき、貴社の業務にご活用いただけますと幸いです。
サービス以外でもお役に立てることがありましたら、お気軽にご相談ください。
重ねてになりますが、本日は誠にありがとうございました。
【無料】営業代行会社を紹介してもらう【まとめ】商談メールのポイントや例文を紹介しました
商談メールの作成ポイントやシーン別の例文を紹介しました。商談メールで商談を獲得するには、相手に興味を持ってもらえるような書き方や工夫が大切です。ビジネスマナーやポイントを押さえた書き方をマスターすることで、成果が上がりやすくなります。本記事の内容を参考に、成果の出る商談メール作成にお役立てください。
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