クラウド電話のデメリットとは？問題点の対策とサービス内容を解説【2024年最新版】
クラウド電話のデメリットが気になって導入を躊躇している企業は多いでしょう。本記事では、クラウド電話のデメリットや対策、失敗事例などを詳しく解説するとともに、おすすめのクラウド電話も紹介しています。設備投資による失敗を避け、確実に業務の効率化につなげるために、クラウド電話導入の参考にして下さい。
なお、クラウド電話の導入を検討している方は営業幹事にお気軽にご相談ください。貴社の目的・予算にあった最適なやり方をご紹介します。相談料・会社紹介料などは無料です。
【無料】クラウド電話導入の相談をするクラウド電話とは
クラウド電話は、従来の固定電話のように内線、外線、転送機能を使えるサービスで、インターネット回線を利用して通話するシステムです。クラウド上のPBXを介して通話するため、場所をとらず工事も必要ありません。内線の増減もインターネット上で設定でき、導入後の管理や運営も容易です。着信があった際は、オフィスのビジネスフォン以外でも電話を受けることができます。
ビジネスフォンとの違い
ビジネスフォンとクラウド電話は、どちらもビジネスコミュニケーションの重要なツールでありながら、仕組みや利点に大きな違いがあります。ビジネスフォンが従来の電話回線を利用するのに対し、クラウド電話はインターネット回線を利用します。
従来のビジネスフォンは、電話回線を介して通話を行うため、固定の拠点内での使用が一般的でした。一方で、クラウド電話は従業員のパソコンやスマートフォンにアプリをインストールし、どこでも電話を受けることができるのが特徴です。リモートワークや移動中でもスムーズにコミュニケーションが取れます。
また、インターネット回線を利用するクラウド電話は、導入のための工事が不要なため、迅速な利用開始が可能。通信インフラの整備や配線の手間が省けるため、ビジネス展開の機動力を向上させられます。一方で、ビジネスフォンは導入に際して回線の敷設や設定が必要であり、時間と労力が必要です。
クラウド電話の料金
クラウド電話は、既にビジネスにおける通信手段として広く利用されていますが、料金体系はビジネスフォンとは大きく異なります。クラウド電話の料金は、初期費用と月額費用、通話料金、オプション料金などが含まれることが一般的です。
まず初期費用について、クラウド電話は従来のビジネスフォンより低額という特徴があります。初期費用は1〜5万円程度で、導入コストを抑えられます。一方で、ビジネスフォンでは電話回線工事などが必要だったため、初期費用が30万円以上かかるケースもありました。クラウド電話は、従来までの高額な導入費用から解放されると同時に、迅速な導入が可能です。
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クラウド電話 |
ビジネスフォン |
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初期費用 |
1～5万円程度 |
30万円以上 |
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月額費用 |
固定 1回線あたり2,000～3,000円 |
通話時間に比例する リースの場合は3,000～12,000円 |
月額費用は、クラウド電話の回線の数や利用プランによって異なります。一般的に、ビジネスフォンより低コストで利用できるシステム。月額費用には通話料金も含まれています。さらに、ビジネスのニーズにあわせてオプション料金を追加することで、機能の拡張や特定の要件に応じたカスタマイズが可能です。
【無料】クラウド電話導入の相談をするクラウド電話の特徴
クラウド電話の特徴は、おもに2つあります。特徴を理解して利用することで、クラウド電話のメリットをより引き出せるため、よく理解しておくとよいでしょう。
電話機本体の設置が不要
クラウド電話の1つの特徴として、電話機本体の設置が不要という点が挙げられます。電話機本体が不要なことにより、従来のビジネスフォンとは一線を画し、新しいコミュニケーション環境を構築できます。
従来のビジネスフォンは、通話を行うためには専用の電話機本体が必要でした。しかし、クラウド電話は通話の概念を覆すものです。なぜなら、クラウド電話はインターネット上にビジネスフォンの機能を持つ「クラウドPBX（プライベートブランチ交換機）」が存在するからです。クラウドPBXによって、通話や各種機能がオンライン上で実現され、専用の電話機本体を設置する必要がなくなります。
クラウドPBXによって、ビジネス環境を大きく変えられる可能性が高いです。オフィス内のレイアウトやスペースに制約がある場合でも、電話機の設置場所を考える必要がありません。また、従業員の自宅や外出先でも、クラウドPBXを利用することでビジネス通話が可能となり、柔軟な働き方が実現できるでしょう。
スマートフォンがビジネスフォンになる
近年、ビジネスの通信環境は劇的な変化を遂げています。中でも特筆すべきは、スマートフォンがビジネスフォンになるという進化。
従来のビジネスフォンは、専用の電話機本体をオフィス内に設置することが一般的でした。しかし、クラウド電話は通話の概念を一新し、スマートフォンをビジネスフォンとして活用できるという新たなスタイル。クラウド電話は、基本的にはクラウド上で発行した情報をスマートフォンに適用する仕組みを持っており、インターネットに接続すればいつでもどこでも通話できます。
従業員が自身のスマートフォンをビジネスフォンとして活用できれば、外出先や自宅がオフィスと同じ通信環境に。また、専用の電話機本体を設置する必要がないため、オフィスのスペース効率化にもつながります。
【無料】クラウド電話導入の相談をするクラウド電話のデメリットと対応策
実際に導入する前にデメリットも理解しておく必要があります。クラウド電話とのミスマッチが発生して失敗するケースもあるからです。ここではクラウド電話のデメリットとともに対応策も紹介していますので、参考にして下さい。クラウド電話のデメリットは、以下のとおりです。
- 毎月固定費用が発生する
- 緊急通報など発信できない番号がある
- ナースコールや構内放送の連携が困難
- 通話品質がインターネット環境に左右される
- 新規で番号を取得する可能性がある
- 緊急番号（119・110など）に発信できない
- セキュリティリスクが考えられる
- FAXが使えなくなる可能性もある
- プランによっては機器の設置が必要な場合もある
毎月固定費用が発生する
クラウド電話の利用で注意が必要なのが、毎月固定費用が発生するという点です。クラウド電話は、基本的には月々の利用料金が発生するシステム。固定費用には、クラウドPBXの利用料や通話料金、各種機能の利用料などが含まれます。クラウド電話の利用に際しては、それぞれの費用を把握し、予算を適切に計画しましょう。
対策としては、少しでも余計なコストが発生しないようにすることで、特に注意が必要なのは、付与されるIDの数です。なぜなら、ユーザーIDの数が多いほど利用料金が増えてしまうからです。必要なユーザー数をあらかじめ把握し、余計なIDを減らせば、無駄なコストを削れるでしょう。
緊急通報など発信できない番号がある
クラウド電話を利用する際には、一部の番号やサービスについて、発信が制限される場合があることに注意が必要です。例えば、緊急通報や特殊なサービスに対する発信は制限されるケースが多く見られます。誤発信を防ぐための安全対策として設けられているからです。
対策として、緊急通報など発信できない番号に備える方法があります。社内での緊急事態に備えるためには、社用のスマートフォンに緊急通報用アプリを事前にインストールしておくことが1つの手段です。緊急時に必要な番号や情報へのアクセスを可能にするもので、用意しておくと安心でしょう。
ナースコールや構内放送の連携が困難
クラウド電話の利用が増える中で、特に注意が必要なのは、ナースコールや構内放送の連携が困難という点です。クラウド電話は、基本的にインターネットを通じて通信が行われる仕組みのため、拠点内や構内の電話機以外の設備との連携が必要な場合、連携が困難なケースがあります。
対処するためには、導入前に慎重な検討が必要です。環境やニーズに応じて、クラウド電話の利用が適しているかどうかをよく考えましょう。また、特定の連携が必要な場合には、代替手段や別のシステムとの組み合わせを検討することも大切。特に、ナースコールや構内放送などの連携が重要な職場の場合には、クラウド電話の限界を理解し、適切な対策を講じることが求められます。
通話品質がインターネット環境に左右される
クラウド電話を利用する際に留意すべき課題の1つは、通話品質がインターネット環境に左右されるという点です。通信がインターネットを介して行われるクラウド電話において、オフィス内の通信環境が通話品質に直接影響を及ぼすことは避けられません。特に、インターネット接続が遅い場合や混雑している場合、通話中に音声が途切れたり遅延したりする可能性があります。
対策として、オフィスのインターネット環境を見直すことが重要です。通信量を増やすことで、通話品質の向上が期待できます。また、ベンダー側の問題も通話品質に影響を及ぼすことがあるため、無料トライアルを利用して音声品質をチェックすることもおすすめ。導入前に問題を把握しておけば、適切な対策を講じやすいでしょう。
新規で番号を取得する可能性がある
クラウド電話を導入する際には、現行の電話番号が引き継がれないことがあるため、新しい番号を取得する可能性があることに留意する必要があります。なぜなら、クラウド電話のシステムや提供ベンダーのポリシーによるもので、ビジネスにおいては連絡先の一貫性を保つために重要な要素だからです。
対策として、番号ポータビリティの利用が挙げられます。番号ポータビリティとは、現行の電話番号を新しい通信事業者に引き継いでもらうシステム。クラウド電話に移行しつつも、既存の電話番号を維持できます。ただし、すべての番号が引き継げるわけではないため、事前に提供ベンダーや通信事業者と相談することが大切です。
緊急番号（119・110など）に発信できない
クラウド電話は性質上、通信内容やセキュリティの観点から特定の番号への発信を制限されることがあります。典型的な例が、緊急番号（119・110など）で、誤発信や悪用を防ぐ安全策として設けられています。
対策としては、携帯電話の音声回線の利用が1つの方法です。クラウド電話に制約がある場合でも、携帯電話の通話機能を利用して緊急番号への発信を行えます。また、ビジネス環境においては、最寄りの交番や消防署の電話番号をあらかじめ登録しておくことも有効です。
セキュリティリスクが考えられる
クラウド電話の利用に際しては、セキュリティ上のリスクにも注意が必要です。独立行政法人情報処理推進機構によると、クラウド電話のセキュリティは提供元に依存することが指摘されています。具体的には、クラウド電話の導入企業のセキュリティ対策やデータ保護政策が重要な要素です。
クラウド電話を導入する際は、サポート体制やセキュリティ対策がしっかりと整っているかをチェックすることが重要。導入後も、定期的なパスワード変更やアクセス権の管理などの対策を実施すれば、一定のセキュリティを確保できます。
また、紛失や置き忘れ、盗難による情報漏洩リスクの考慮も不可欠です。独立行政法人情報処理推進機構によれば、こうしたリスクに対する対策が不足しているケースも多いとされています。「情報漏洩対策のしおり」を参考にすることで、セキュリティ対策を強化する手段があります。
FAXが使えなくなる可能性もある
近年、ビジネスのデジタル化が進む中で、FAXが使えなくなる可能性についても検討する必要があります。FAXは従来から利用されてきた通信手段ですが、アナログ回線を使用しているため、デジタル化の進展によっては通信インフラの変化に適応しづらい機器です。特に、光ファイバーやクラウド電話の普及に伴い、アナログ回線の提供が縮小される可能性が考えられます。
対策としては、デジタルな通信手段への移行の検討が有効です。例えば、FAXに代わる新たな通信方法として「クラウド型FAXサービス」があります。クラウドFAXは、インターネットを介してFAXを送受信する仕組みで、アナログ回線に依存せずに利用できるツールです。
プランによっては機器の設置が必要な場合もある
クラウド電話の導入に際しては、プランによっては機器の設置が必要な場合があることに留意する必要があります。まず、クラウド電話には機器設置型とクラウド型の2つの主要なタイプが存在することを説明します。
機器設置型のクラウド電話は、オフィス内に一定のハードウェアや機器を設置するタイプです。通信がオフィス内部のネットワークを通じて行われるため、セキュリティや通信品質の管理が容易になります。また、クラウド型よりもプライベートな通信環境を保てることも特徴です。
一方で、クラウド型のクラウド電話は、外部のサーバーを介して通信が行われます。オフィス内に特別な機器を設置する必要がなく、通信インフラをクラウドプロバイダーに任せられます。導入スピードや柔軟性が高まる一方、オフィス内での通信状況に左右される可能性があるという点には考慮が必要です。
対策は、どちらのタイプを導入するのが適切なのかを利用環境によって判断することです。機器設置型のプランは、セキュリティや通信品質の観点からメリットがある一方、クラウド型は柔軟性や導入スピードの向上が見込めます。ビジネスのニーズや環境にあわせて的確なタイプを選び、通信環境の円滑化を図りましょう。
クラウド電話導入の失敗事例
クラウド電話の導入を検討する際には、デメリットを理解しておくとともに、失敗事例を知っておくことも役立ちます。
ここでは、上記のような失敗事例を紹介します。
安いという理由で選んだ
クラウド電話導入の際、価格は重要な要素ですが、価格だけに焦点を当てて業者を選ぶことは危険です。ある企業は低価格なプランに惹かれて導入を決定しましたが、実際に運用を開始すると、利用人数に対して機能が不足しており、ニーズを満たせない状況が発生しました。また、クラウド電話の利用に際しては安定した通信環境も不可欠ですが、通信品質の低下が生じ、会話が途切れるといった問題も発生しています。
さらに、トラブルが発生した際のサポート体制も重要ですが、選んだプロバイダのサポートが限られており、問題解決に時間がかかることもありました。価格を優先したため、サポートの品質や対応範囲を十分に確認せずに導入した結果、トラブルに直面した際にスムーズな対応ができず、ビジネスへの影響が拡大したのです。
価格だけでなく、利用人数、必要な機能、通信環境、サポート体制などを総合的に評価することが重要です。ビジネスの要件やニーズを踏まえた選択を行うことで、トラブルの予防や円滑な運用ができます。
無料トライアルを実施しなかった
クラウド電話の導入に際して、無料トライアルを実施しなかった結果、問題が発生したケースがあります。クラウド電話の利用には、音声品質など実際に使ってみないとわからない側面が多々存在するからです。
ある企業は、利用プランの説明だけに基づいてクラウド電話を導入しました。しかし、実際に運用を開始すると、音声品質が低く、通話中に音声が途切れるといった問題が発生。結果的に顧客とのコミュニケーションが円滑に行えず、業務への支障が生じたのです。
クラウド電話の導入に際しては、具体的な音声品質や通信の安定性を事前に確認しておくことが重要です。トライアルを実施せずに導入すると、実際の運用で思わぬ問題が発覚する可能性があります。
クラウド電話を導入する際には、無料トライアルが用意されているサービスを選ぶことがおすすめです。無料トライアルを通じて、実際の運用状況や音声品質をテスト運用することで、問題を事前に洗い出し、適切な判断が可能になります。自社のニーズに合ったクラウド電話を選ぶためにも、無料トライアルはぜひとも活用したいステップです。
導入したが使いこなせなかった
クラウド電話の導入において、徹底的な説明や社内での共有を怠った結果、導入したにも関わらず使いこなせないという問題が生じるケースがあります。
ある企業がクラウド電話を導入した際、従業員に対して導入前の説明や導入後の使い方を十分に伝えることなく運用を開始しました。結果、従業員たちは新しいシステムの使い方を理解せずに運用を始めることとなり、正常な業務遂行が困難に。クラウド電話に搭載されている機能や操作方法に不慣れなため、業務の効率が低下し、顧客対応や内外とのコミュニケーションに支障をきたしてしまったのです。
導入前の説明と導入後の使い方の共有は極めて重要です。クラウド電話の新しいシステムや機能を理解し、活用するためには、従業員に対して徹底的に教育しなければなりません。導入の際には、システムの特徴や操作方法を理解させるためのトレーニングを実施し、不明点や疑問点を解消するためのサポートを提供することが重要です。
従業員がシステムを適切に理解し、活用することで、クラウド電話導入の本来の効果を一層引き出せます。導入前後の教育や共有を怠らず、従業員のスキルや理解を向上させることで、クラウド電話を有効に活用できるでしょう。
回線数を最低限にしてしまった
クラウド電話導入において、回線数を最低限に制限してしまった結果、業務拡大や需要増に対応できず、クラウド電話の本来の利点を活かせない事例があります。
ある企業がクラウド電話を導入した際、初期段階では現行の業務規模にあわせて回線数を最低限に制限しました。しかし、後に社員数の増加や新たな支店の開設があり、業務の拡大にともなって通信ニーズが増大しました。結果的に回線数が不足し、社員や支店の増加に対応できない状況が発生。クラウド電話を全面的に活用できず、ビジネスの円滑な運営に支障をきたす結果となりました。
クラウド電話の導入に際しては、将来的な業務の拡大や変化を考慮して回線数を決定することが重要です。業者によっては、IDの数や回線数が事前に決められていることがあり、初期段階では現行のニーズにあわせた最低限の設定を行ってしまうことがあります。しかし、将来の成長や変化に対応できない可能性が高く、後に回線数の増強が難しい状況が生じるかもしれません。
クラウド電話の導入においては、将来の拡張性を考慮し、業者との十分なコミュニケーションを図ることが重要。適切な回線数を確保するためには、将来のニーズに合わせた柔軟な契約を結び、クラウド電話をスムーズに拡張していける体制を整えることが成功への鍵となるでしょう。
トラブル発生時にサポートを受けられなかった
クラウド電話導入において、トラブル発生時に十分なサポートを受けられなかったケースがあります。クラウド電話を導入する際、サポート内容は業者ごとに異なり、一部のケースではトラブル時の対応が不十分な場合があるため注意が必要です。
ある企業がクラウド電話を導入し、運用中に通信障害が発生しました。しかし、業者のサポートが遅く、トラブルの解決に時間がかかるばかりか、対応内容も不十分であると感じられ、業務の停滞や顧客対応の困難といった影響が生じたのです。
サポート体制や対応内容について事前に理解しておくことは重要です。トラブルが発生した際に、迅速かつ適切な対応を得られるかどうかは、クラウド電話導入の成否に大きな影響を与えます。
サポートに満足できるかどうかを確認するためには、業者のホームページで提供されているサポート内容や対応時間、問い合わせの方法などを確認することが1つの方法。また、事前に質問をしてみることで、業者の対応の速さや質を確かめることもできます。信頼性の高いサポート体制を確保するためには、十分な情報収集と検討を行い、導入先を選ぶことが大切です。
クラウド電話のメリット
ここまでクラウド電話のデメリットを中心に紹介してきましたが、次はクラウド電話のメリットを紹介します。
デメリットや失敗事例を理解したうえで改めてメリットを把握すると、より適切なサービスの選択がしやすくなるでしょう。クラウド電話のメリットは、以下のとおりです。
- 場所に関係なく電話を受けられる
- ビジネスフォンより便利な機能が備わっている
- 初期費用を削減できる
- 社員同士の内線通話が無料
- 保守点検やメンテナンス費用を削減できる
- ルーティング変更が可能
- 個人事業主から大規模コールセンターまで幅広く対応できる
- 転送不要なので通話料金を抑えられる
- オフィスのレイアウト変更も簡単にできる
- BYODの導入と併せれば働き方改革も推進できる
- 緊急時の備えにBCP対策も有効である
- コールトラッキングや通話履歴を蓄積できる
場所に関係なく電話を受けられる
クラウド電話の導入によるメリットの1つは、場所に関係なく電話を受けられるという柔軟性と利便性です。クラウド電話を導入することで、会社の番号を使ってどこからでも発着信が可能になります。
従来のビジネスフォンと異なり、特定の場所に依存せずに電話を受けることができるため、従業員はオフィス内にいる必要がありません。リモートワークが増える現代において、従業員は自宅や外出先からも社内の電話番号を利用して通話でき、業務の効率化が図れます。
場所に関係なく電話を受けられることは、特に顧客や取引先とのコミュニケーションにおいて大きな利点をもたらします。顧客からの重要な問い合わせや取引の打ち合わせなど、待たせることなく迅速な対応が可能。従業員が移動中や外出先でもオフィスの電話番号で通話できるため、ビジネスのスピードアップと顧客満足度の向上が両立するでしょう。
ビジネスフォンより便利な機能が備わっている
クラウド電話の導入にともなう重要なメリットの1つは、ビジネスフォンより便利な機能が備わっているという点です。例えば、クラウド電話は自動応答や音声案内といった高度な自動化機能を備えており、電話を受ける際の手間を軽減。さらに、通話録音や通話履歴の管理など、効率的なコミュニケーションのサポートに役立つ機能も多数含まれています。
また、クラウド電話ではオンライン会議やビデオ通話などの遠隔コミュニケーション機能が充実していることもメリット。リモートワークの増加や、地理的な制約を超えたコラボレーションができます。さらに、クラウド上での管理や設定変更が容易であり、従来のビジネスフォンよりも柔軟性とスピードが向上します。
クラウド電話はモバイルアプリケーションを通じてスマートフォンでも利用可能です。外出先やリモートワーク中でも会社の通信環境を活用して業務を行えます。ビジネスフォンに対して、クラウド電話は幅広い便利な機能を提供し、効率的なコミュニケーションや業務運営をサポート。ビジネスの効率性と顧客満足度を向上させられるでしょう。
初期費用を削減できる
クラウド電話を導入する際には、従来のビジネスフォンよりも大幅な初期費用の削減が可能です。通常、ビジネスフォンを導入する際には、電話回線の配線工事が必要となり、工事費用が膨大になることがあります。一方、クラウド電話はインターネット回線を利用するため配線工事が不要で、導入時のコストを大幅に抑えられます。
さらに、クラウド電話は従来のビジネスフォンよりも導入スピードも速く、準備や設置にかかる時間も短縮されるので、業務の中断を最小限に抑えることが可能。
初期費用の削減は、特に中小企業や新規事業の展開を検討する企業にとって魅力的な要素です。ビジネスフォンよりもインフラの整備が簡素化され、導入コストを効果的に削減できるため、限られた予算を有効活用しながら新たな通信環境を構築できます。コスト効率の向上と迅速な導入を両立させ、ビジネスをスムーズに展開できるでしょう。
社員同士の内線通話が無料
クラウド電話の導入における大きなメリットの1つは、社員同士の内線通話が無料であることです。従来のビジネスフォンでは、オフィス内の固定電話同士でしか内線通話ができませんでした。内線通話の無料化によって、業務の円滑化とコミュニケーションの効率化に大きく貢献します。
また、クラウド電話はオフィスの壁を越えて、離れた拠点間や地理的に離れた場所にいる社員同士でも内線通話を無料で行えます。一堂に集まらなくても、会議や打ち合わせ、業務相談などをスムーズに行えるのです。
さらに、ビジネスのグローバル化が進む中で、異なる国や地域に拠点を持つ企業にとっても、クラウド電話の内線通話は非常に便利なツールとなります。異なる地域間の社員同士でも、無料で効率的なコミュニケーションを実現できるため、ビジネスの円滑な運営に寄与するでしょう。
保守点検やメンテナンス費用を削減できる
クラウド電話の導入における重要なメリットの1つは、保守点検やメンテナンス費用を削減できる点です。実機をオフィス内に設置する必要がなく、インターネット経由で提供されるサービスのため、従来のビジネスフォンのように物理的な設備の保守点検やメンテナンスにかかる費用が発生しません。ユーザーは、自社のサーバーや機器の運用に関する心配をせずに通信サービスを利用できます。
また、クラウド電話はシステムのメンテナンスやアップグレードが自動的に行われるため、常に最新バージョンで利用できます。セキュリティ対策や新機能の導入などに関する作業を事前に計画する必要がなく、効率的かつスムーズな運用が可能。メンテナンス作業にかかる時間とコストが削減され、システムの運用の信頼性が高まります。ビジネスの中断を最小限に抑えながら、効率的で先進的な通信環境を維持できます。
ルーティング変更が可能
クラウド電話の導入における優れたメリットの1つは、ルーティング変更が可能なことです。ルーティングとは、通信データが送信元から目的地へ効率的に伝達されるための経路や方法を決定するプロセスを指します。通信ネットワーク内の複数のノード（機器やサーバーなど）の間でデータがどのように転送されるかを管理し、ふさわしい経路を選択します。
クラウド電話は、ルーティングの変更が簡単かつ迅速に行えることが大きなメリットです。通常のビジネスフォンでは、ルーティングの変更や設定変更には専門的な知識や設定の調整が必要で、時間と手間がかかりました。しかし、クラウド電話ではインターネット経由で提供されるため、管理画面から直接設定を行うことで、ルーティングを柔軟に変更できます。
ルーティング変更が可能なことで、企業は迅速に業務ニーズにあわせて通信環境を調整できます。例えば、特定の部署やプロジェクトに対する着信を優先的に転送したり、営業時間外は自動応答を行うなどの設定変更も簡単。急な状況変化にも柔軟に対応できるので、社内の効果的なコミュニケーションを維持できるでしょう。
個人事業主から大規模コールセンターまで幅広く対応できる
クラウド電話の導入における大きなメリットの1つは、個人事業主から大規模コールセンターまで幅広く対応できるという点です。なぜなら、1つの回線から数千の回線まで幅広い規模にわたって利用できるからです。
従来のビジネスフォンでは、回線数の追加や変更には物理的な配線工事が必要で、手間やコストがかかりました。しかし、クラウド電話はインターネット経由で提供されるため、必要な回線数を柔軟に追加したり変更したりできます。特に、一時的な従業員の増減がある場合でも、必要な回線数を素早く調整できるため、業務のスケーリングに対応することが可能です。
また、幅広く対応できる柔軟性により、新規事業の展開や地域拡大に対しても迅速に行動できます。通信インフラの設置や変更に時間がかかる従来の方法よりも、クラウド電話はスピーディーな導入が可能なため、成長戦略の実現や市場の変化に対して機動力を発揮。業務の変化にあわせて通信インフラを整備し、成長と効率化を両立させることができるメリットは、多様なビジネスニーズに応える一翼を担うでしょう。
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転送不要なので通話料金を抑えられる
クラウド電話での通話は、転送不要なので通話料金を抑えられるという点もメリットです。通話転送は、通話中に相手を別の番号に転送する際に発生するものであり、従来のビジネスフォンでは通話料金が発生しました。転送が頻繁に行われる場合や、転送先が長時間通話する場合など、通話料金が増加するリスクがありましたが、クラウド電話では転送による料金の心配は不要です。
クラウド電話では、場所に関係なく通話料金が一律で設定されているので、通話転送による通話料金の上昇はありません。特に、拠点間や地理的に離れた場所との通話が多い企業にとって、転送不要のメリットは大きな意味を持ちます。
また、クラウド電話は通話転送に限らず、内線通話や外部通話においても通話料金が一律です。特に、通話の頻度や通話時間が多い企業にとって大きなメリットとなります。通話料金の不確実性を排除しつつ、遠隔地と円滑にコミュニケーションできるため、ビジネスの効率性を向上させられるでしょう。
オフィスのレイアウト変更も簡単にできる
クラウド電話の導入には、オフィスのレイアウト変更においてもメリットがあります。なぜなら、従来のビジネスフォンとは異なり、クラウド電話は配線が不要なため、通信機器間の配線を気にすることなくオフィス内の電話機を自由に移動できるからです。レイアウト変更の柔軟性は、オフィス環境の変化に対応する際に大きなメリットとなります。
新しく部署を作る場合や既存のオフィスレイアウトを見直す際、クラウド電話の導入は非常に便利です。新たな部署を設立する際には、通信機器の配置や配線工事に時間がかかる従来の方法よりも、クラウド電話のほうが迅速な対応が可能。新しい場所に電話機を配置し、必要に応じて内線通話や外部通話をすぐに行えます。
また、オフィス内での業務の変化や配置の調整にも柔軟に対応できるのがクラウド電話のメリットです。通話機器の移動や追加が簡単に行えるため、オフィス内のコミュニケーションを円滑に保ちながら、業務効率を向上させられます。ビジネスプロセスのスムーズな進行が期待できるでしょう。
BYODの導入と併せれば働き方改革も推進できる
クラウド電話の導入によるメリットは、従業員の働き方改革にも大きな影響をもたらします。BYOD（Bring Your Own Device）とは、従業員自身が所有するスマートフォンやタブレットなどのデバイスを職場で使用することを指します。BYODへのアプローチは、個々の効率を向上させつつ、柔軟な働き方を実現するための手段です。ただし、BYODを効果的に導入するには、従業員同士や顧客との円滑なコミュニケーションが欠かせません。
クラウド電話を導入することで、BYODの導入と連携させられます。クラウド電話は、場所を問わずスマートフォンやデバイスを使って通話を行えるため、BYODと組み合わせることで、より効果的なコミュニケーションが実現可能。社員が自分のデバイスを使ってクラウド電話を活用すれば、職場外でもスムーズなコミュニケーションができます。
BYODとの連携により、連絡体制が強化され、従業員同士や顧客とのコミュニケーションが円滑に行えるようになります。場所や時間にとらわれずに業務が進められるため、効率的な働き方の推進も可能。さらに、クラウド電話の柔軟な設定によって、従業員の個々の働き方にあわせた通話環境を整えられます。
クラウド電話の導入とBYODの組み合わせは、働き方改革を進める上で有益な選択肢です。場所に関係なく通話が可能な環境を提供することで、企業にとっては従業員の働きやすさと生産性の向上が同時に実現できる、重要な戦略となるでしょう。
緊急時の備えにBCP対策も有効である
クラウド電話の導入には、緊急時の備えとしての重要な役割があります。BCPとは「事業継続計画」の略称で、自然災害や社内トラブルなどの緊急事態において、事業の継続を確保するための策を立てるものです。クラウド電話は、BCPの一環として効果的な選択肢です。
災害や緊急時には、通信インフラが寸断される可能性があり、従来の電話回線を利用した通信が困難となるケースがあります。しかし、クラウド電話はインターネット回線を利用するため、通信インフラが破壊されていなければ通話が可能。従業員や顧客との連絡を確保でき、通常通りの電話業務が行えます。
また、クラウド電話は場所を問わずに利用できるため、従業員が遠隔地から業務を行う場合でも、安定した通信が可能。BCPの一環として、社内外のコミュニケーションを維持し、迅速に対応できます。重要な連絡事項の共有や、指示の受け渡しを円滑に行えるため、緊急時の対応力が向上。企業は通常時と変わらない連絡を確保し、災害や緊急事態に対するリスクを低減させられるでしょう。
コールトラッキングや通話履歴を蓄積できる
クラウド電話の導入によるメリットは多岐にわたりますが、中でも特に注目すべき点の1つが、コールトラッキングや通話履歴の蓄積が可能という点です。クラウド電話は、通話内容や通話履歴をデータベース化し、細かなアクセス解析が可能な仕組みを備えています。企業は様々な情報を蓄積し、オンラインプロモーション施策（SNS・SEOなど）の詳細な効果測定や改善に有効です。
例えば、特定の広告やキャンペーンの影響力を把握したい場合、クラウド電話は電話を通じてどのチャンネルやプロモーションからのアクセスがあったかを追跡できます。蓄積した情報を元に、効果の高い施策を見極めたり、広告予算を管理したりすることも可能。また、通話の詳細情報を分析すれば、顧客のニーズや傾向を把握し、効果的な対応策を練ることができます。
通話履歴の蓄積は、顧客とのコミュニケーションにおいても重要です。過去の通話内容や問い合わせ内容を把握することで、顧客の要望や不満を理解し、より適切な対応を行えます。顧客満足度の向上につながり、長期的な信頼関係の構築に貢献。企業はオンラインプロモーション施策の効果測定や顧客対応の改善に役立てることができ、競争力を高める一助となるでしょう。
クラウド電話は導入検討中の企業にとっておすすめ
クラウド電話は先述のように多くのメリットを備えており、特に導入検討中の企業にとっては非常に有益な選択肢です。まず、拠点間の無料通話が可能なため、企業内のコミュニケーションを円滑にし、業務効率を向上させられます。遠隔地の拠点や部署間でもスムーズな情報共有が実現し、業務プロセスの改善に寄与します。
また、クラウド電話はスマートフォンやタブレット、パソコンなどさまざまなデバイスに接続可能。社内外での移動中や外出先でもビジネス通話を行うことができ、柔軟な働き方を実現できます。複数のデバイスに同じ番号を割り当てることによって、取次ぎの際にもスムーズな対応が可能です。
クラウド電話を導入して役立った具体的な事例として、「飲食業の店舗展開」があります。ある企業では、クラウド電話の導入によって、異なる地域に展開する店舗間での連絡がスムーズになりました。また、スマートフォンで受発信ができることから、店舗内でも顧客とのコミュニケーションが効率的に行えるようになり、サービス向上に寄与しました。
紹介したメリットや事例からも分かるように、クラウド電話は導入検討中の企業にとっておすすめです。拠点間通話の円滑化や柔軟なデバイス接続など、ビジネスの効率化と向上を実現するための強力なツールとなるでしょう。
クラウド電話を選ぶときのポイント
ここでは、実際にクラウド電話を選ぶときのポイントを解説します。重視するポイントに優先順位を付け、自社の環境に合ったサービスを選ぶとよいでしょう。
クラウド電話を選ぶときのポイントは、以下のとおりです。
導入予定の業者の規模と自社の規模があっているか
クラウド電話を導入する際に重要なのは、導入予定の業者の規模と自社の規模が適切に合致しているかどうかです。なぜなら、クラウド電話の業者によってサービス対象としている企業の規模が異なるためです。
業者によっては、小規模な企業や個人事業主向けのサービスが提供されている一方で、大規模なコールセンターや企業ネットワーク向けのサービスも存在。導入予定の業者が提供するクラウド電話サービスが、自社の規模や業務ニーズに適合しているかどうかを検討することが大切です。
さらに、将来的な展望を考える際にも導入規模は重要です。業務拡大や新しい部署の設立など、回線を増やすことを想定して、十分な余裕をもってクラウド電話の導入規模を設定することが賢明。導入後に規模拡大に伴うトラブルを避けるためにも、最初から大きめの規模のクラウド電話を導入すれば、安定した運用につながります。
自社が必要としている機能が備わっているか
自社がクラウド電話を導入する際には、まず自社がどのような機能を必要としているかを明確に洗い出すことが大切。クラウド電話は様々な機能を利用できますが、それぞれの企業にとって重要な機能は異なる場合があります。例えば、内線通話や転送機能、通話履歴の管理や音声解析など、ニーズにあわせた機能があるか確認しましょう。
導入するクラウド電話が自社の目的や業務にどれだけ寄与できるかを評価するためには、提供される機能が適切であるかどうかの確認が不可欠。必要な機能が備わっていない場合、導入後に業務の円滑な遂行が難しくなる可能性があります。逆に、余計な機能が含まれている場合、無駄なコストがかかる可能性があります。自社に本当に必要な機能を優先的に選び、フォーカスすることが大切です。
また、多機能なクラウド電話を選ぶ場合は、料金も高くなることが一般的。必要な機能とバランスを考え、コスト面でも的確な選択が求められます。自社の業務フローや目標に合致する機能を備えたクラウド電話を選ぶことで、効率的な業務遂行やビジネスの発展に寄与できるでしょう。
サポートを受けられるか
クラウド電話を導入する際に重要な要素の1つが、提供業者から受けられるサポートです。導入しても、トラブルが発生しやすい状況になってしまうと、コア業務に集中できなくなる可能性があります。ゆえに、サポート体制の確認は導入を検討する際に非常に重要です。
まず、提供業者がどのようなサポートを提供しているのかを明確に把握する必要があります。適切なトラブル対応や問い合わせへの迅速な対応が行えるか、サポート窓口の営業時間や体制、対応言語などを確認しましょう。業務時間外や休日にトラブルが発生した場合にも対応できる体制が整っているかどうかも重要です。
また、具体的なサポート内容の確認も必要です。導入前のコンサルティングや設定支援、導入後のトラブル対応や定期的なメンテナンスなど、自社のニーズに合ったサポートプランが提供されているかを確認しましょう。さらに、サポートを受けるための手続きや連絡先の把握も欠かせません。
クラウド電話の導入は、独自の技術やインフラを持つ提供業者とのパートナーシップの一環です。ゆえに、信頼性の高いサポート体制がある業者を選ぶことで、導入後の安心感が得られます。トラブルが発生しても迅速な対応が受けられ、コア業務に集中できる環境を整えられるでしょう。
通話品質は良好か
クラウド電話を導入する際に、通話品質は、ビジネスにおいて顧客との信頼関係を築く上で欠かせません。クラウド電話を選ぶ際には、通話品質の良さが確保されているかどうかを注意深く見極めることが重要です。
通話品質が劣っていると、相手が話しにくい、声が聞き取りづらいなどの問題が発生し、顧客からの信頼性が低下する可能性があります。特にビジネスコミュニケーションでは、円滑なコミュニケーションが求められるため、良好な通話品質が求められます。
クラウド電話を選ぶ際には、提供業者が通話品質の向上に努めているかどうかを確認しましょう。業者のウェブサイトや資料には、通話品質に関する情報やアピールポイントが記載されていることがあります。通話品質に関するテスト結果や実績を公開している業者は、信頼性の高い通話品質を提供している可能性があります。
また、実際に業者から提供される無料トライアルを利用して、通話品質を評価することもおすすめです。トライアル期間中に実際の通話を行い、通話品質や音声のクリアさ、途切れの有無などを確認しましょう。顧客の声や業界の評判も参考にして、通話品質が良好な業者を選ぶことが大切です。
セキュリティ対策は万全か
クラウド電話を選ぶ際には、セキュリティ対策が適切であるかの確認は非常に重要です。クラウド電話を導入する場合、運用管理は提供業者に一任する必要があります。ゆえに、セキュリティ対策は導入を検討する上で欠かせない要素です。
クラウド電話を利用する際には、不正アクセスやデータ漏洩などのセキュリティリスクが懸念されます。万が一不正アクセスが発生すると、自社の重要なデータや情報へのアクセスが制限される可能性があります。リスクを避けるために、セキュリティ対策が十分に強化されている業者を選ぶことが重要です。
クラウド電話を提供する多くの業者は、セキュリティに対する取り組みをアピールしています。提供業者のウェブサイトや資料を確認し、どのようなセキュリティ対策が施されているかを確認しましょう。セキュリティ対策に関する情報が詳細に公開されている業者は、信頼性の高さを示しています。
また、業者のセキュリティ対策に関する認証や規格遵守の情報確認も重要。セキュリティ規格に適合している業者は、ユーザーが高いセキュリティ水準を受けられる可能性があります。業者のセキュリティ対策に関する情報を確認し、信頼性の高い業者を選ぶことで、重要なデータや情報を安全に保護しながらクラウド電話を利用できるでしょう。
サービスや機能は自社に適しているか
クラウド電話を選ぶ際に重要なポイントの1つは、提供されるサービスや機能が自社のニーズに適しているかどうかの確認です。まず、自社の通信ニーズを明確に洗い出し、クラウド電話がどのような機能を提供しているかを見てみましょう。
例えば、多拠点展開している場合には、無料の内線通話機能や拠点間の無料通話が提供されているか確認しましょう。さらに、スマートフォン、タブレット、パソコンなど、様々なデバイスで利用できるかも重要なポイントです。
導入までに考慮すべき点として、以下の4つのポイントがあります。
- 必要な機能の洗い出し
- 拡張性と柔軟性
- カスタマイズの可能性
- 連携機能
自社の業務に必要な機能を明確にし、確実に提供されているか確認します。内線通話、転送、ボイスメールなど、具体的な機能をリストアップしてみましょう。また、将来的な業務拡大や変更に対応できるかどうかも考慮します。業務が変わることにあわせて新たな機能や回線を追加できるか確認しましょう。
自社のニーズにあわせてカスタマイズできるかどうかも重要。特定の機能や設定のカスタマイズが可能か確認してください。既存のシステムやツールと連携できるかどうかも確認し、CRMシステムなどとの連携が必要な場合は、希望する機能が提供されているかをチェックしましょう。
トータルコストがいくらなのか把握する
クラウド電話を選ぶ際に重要なポイントの1つは、トータルコストを把握することです。クラウド電話の導入には、月額費用や初期費用、オプション料金などがかかることがあります。最初に行うべきは、複数のクラウド電話業者に対する見積もりの依頼です。月額基本料金や追加オプション、使用する内線番号の数などを明確に指定して見積もりを取得し、各業者の価格を確認してみましょう。
また、初期費用や設定費用などの一時的な費用も確認することが重要。導入時の費用だけでなく、運用中の維持費用も含めてトータルでどれくらいの費用がかかるのかを把握すれば、予算の調整やコスト削減の方針を決定できます。
さらに、以下の3つのポイントも考慮してみましょう。
- オプション料金
- 使用するID数
- 長期契約の検討
必要なオプション機能がある場合、それぞれの料金を確認し、オプション料金がトータルコストにどれだけ影響を与えるかを検討します。内線番号やアカウントの数によっても料金が変わることがあります。将来的な拡張も考慮し、必要なID数を見越して見積もりを依頼しましょう。
一般的に、長期契約を結ぶと月額費用が割安になります。将来の利用計画に基づいて長期契約を検討してもよいでしょう。トータルコストを正確に把握することで、予算内でクラウド電話を導入し、運用するための計画を立てられます。自社に適したクラウド電話業者を選ぶために、複数の要因を考慮しながら検討してみましょう。
トライアルを実施して操作感を確認する
トライアル（無料試用）の実施による操作感の確認も重要です。多くのクラウド電話業者は、無料トライアルを提供しています。トライアルを活用することで、導入後の実際の利用状況をシミュレートし、適切な業者を選ぶのに役立ちます。
トライアルを実施する際には、次の4点を順に確認するとよいでしょう。
- 業者選定
- 通話品質の確認
- アプリの使用感確認
- サポートの確認
複数の業者のトライアルを検討し、自社のニーズに合った業者を選定します。詳細な情報を提供してトライアルを申し込みましょう。トライアル期間中に、実際の通話を通じて通話品質を確認します。音声のクリアさや遅延の有無などをチェックし、業務に支障がないか確認しましょう。
トライアル中には、クラウド電話のアプリやインターフェースを実際に操作してみましょう。使いやすさや機能の使い勝手を確認し、従業員がスムーズに運用できるか評価します。トライアル中に不明点や問題が発生した場合、業者のサポート体制を確認する良い機会でもあります。対応の速さやクオリティを評価できるからです。
トライアルを通じて、クラウド電話の実際の運用感を体験することで、業務効率向上やコスト削減のポテンシャルを実感できます。導入前の段階でのトライアルは、失敗を最小限にし、自社にふさわしいクラウド電話業者を選ぶための貴重な手段といえるでしょう。
おすすめのクラウド電話サービス7選
おすすめのクラウド電話サービスは、以下のとおりです。
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サービス名称 |
特徴 |
費用 |
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Arcstar Smart PBX |
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新規工事費：11,000円
月額費用： 契約基本料 5,500円 ID利用料 550円
オプション： 全体チャネル追加利用料 5,500円 VoIP-GWチャネル追加利用料550円 |
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まとめてクラウドPBX |
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初期費用：無料
月額費用：5,280円
オプション：追加回線1,078円 |
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03plusエンタープライズ |
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初期費用： 30ID 150,000円 50ID 250,000円 100ID 500,000円
月額費用： 30ID 21,280円 50ID 35,280円 100ID 70,280円
100ID以上は要確認 「税込み価格は要問い合わせ」 |
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モバビジ |
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初期費用：無料
月額費用：935円
オプション： 追加電話番号録音利用料 1,100円 FBストレージ 550円 |
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BIZTELモバイル |
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初期費用： ライト 66,000円 スタンダード 363,000円 端末サービス料金：1,100円
月額費用： ライト 33,000円 スタンダード 110,000円 端末サービス料金：330円
オプション： 03/050番号の追加 初期費用550円/番号 月額費用330円/番号 06/その他 地域番号の追加 初期費用3,300円/番号 月額費用3,300円/番号 0120/0800番号の追加 初期費用3,300円/番号 月額費用3,850円/番号 0570番号の追加 初期費用3,300円/番号 月額費用11,000円/番号 |
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Comdesk Flat |
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月額費用：2,178円 |
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SmartCloud Phone |
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要問い合わせ |
ここでは、業務の活性化につながるおすすめのクラウド電話サービス7選を紹介します。
Arcstar Smart PBX（NTTコミュニケーションズ株式会社）
Arcstar Smart PBXのおすすめポイント
- 中堅企業向けの充実したサービス
- シンプルなWeb設定で柔軟な運用
- 社内通話が無料
Arcstar Smart PBXは、NTTグループ企業で完全子会社のNTTコミュニケーションズが運営するクラウドPBXサービスです。
中堅企業に特化したサービスとして提供されており、800名ほどの従業員数に適したプランや機能が利用できます。企業の規模やニーズに合った運用が可能で、さまざまな業務シーンにあわせた柔軟なカスタマイズが実現できるため、効率的な業務遂行が可能です。
シンプルなWebインタフェースを活用しており、柔軟な設定変更が可能。オンラインで内線設定や通話ルーティングの調整など、専門的な知識がなくても簡単に行えます。直感的な操作で内線や通話の設定を調整できるため、IT部門の負担を軽減します。
Arcstar Smart PBXは、社内通話が無料です。通話料金の心配がないため、拠点間や社内のコミュニケーションが活発になります。コストを削減しながら円滑に情報共有や意思決定のプロセスが迅速化し、業務効率の向上が期待できます。
Arcstar Smart PBXの概要・実績・価格感
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会社名 |
NTTコミュニケーションズ |
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主な機能 |
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価格感 ※税込み |
新規工事費：11,000円
月額費用： 契約基本料 5,500円 ID利用料 550円
オプション： 全体チャネル追加利用料 5,500円 VoIP-GWチャネル追加利用料 550円 |
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実績詳細 |
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まとめてクラウドPBX
画像引用：まとめてクラウドPBX公式サイト
まとめてクラウドPBXのおすすめポイント
- マニュアルのダウンロードが可能
- 050の番号がデフォルトで付与
- カレンダーで営業日や休日を設定できる
まとめてクラウドPBXは、株式会社コヴィアが運営しているクラウドPBXサービスです。
まとめてクラウドPBXの公式サイトでは、サービスのマニュアルをダウンロード可能です。導入や設定に関する情報や手順が詳細に記載されており、ユーザーは必要な情報を手に入れてスムーズに運用を開始できます。
デフォルトで050の番号が付与されていることも特徴。050番号を活用することで、固定電話からの着信にも対応し、ビジネス電話番号として活用できます。ビジネスにおいてプロフェッショナルな印象を与えながら、効果的なコミュニケーションが可能です。
サービス内に組み込まれたカレンダー機能は、営業日や休日の設定に役立ちます。事前にカレンダーで日程を設定することで、自動応答や転送の動作を営業日や休日にあわせて調整できます。顧客からの問い合わせに迅速に対応し、サービス品質を向上できるでしょう。
まとめてクラウドPBXの概要・実績・価格感
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会社名 |
株式会社コヴィア |
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主な機能 |
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価格感 ※税込み |
初期費用：無料
月額費用：5,280円
オプション：追加回線 1,078円 |
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実績詳細 |
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03plusエンタープライズ
画像引用：03plusエンタープライズ公式サイト
03plusエンタープライズのおすすめポイント
- 最短1営業日で導入可能
- 外出先で電話の取次ぎができる
- インターネットFAXも利用できる
03plusエンタープライズは、株式会社グラントンが運営しているクラウドPBXサービスです。
迅速にビジネス展開できるように設計されているので、最短1営業日での導入が実現できます。早急にサービスを開始したい場合でも、適切なサポートを受けながら効率的に導入できるので、ビジネスのスケジュールにあわせてスピーディな導入が可能です。
スマートフォンやタブレット、パソコンなど複数のデバイスを利用できるので、外出先でも電話の取次ぎが可能。リモートワークや出張中でも、常にビジネスコミュニケーションを維持できるため、柔軟な働き方を実現できます。
サービスにはインターネットFAXの利用も組み込まれており、デジタル環境でFAXを送受信できます。紙の使用量を削減することにより、環境に配慮したコミュニケーションを実現できるツールです。
03plusエンタープライズの概要・実績・価格感
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会社名 |
株式会社グラントン |
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主な機能 |
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価格感 ※税込み価格は要問い合わせ |
初期費用： 30ID 150,000円 50ID 250,000円 100ID 500,000円
月額費用： 30ID 21,280円 50ID 35,280円 100ID 70,280円
100ID以上は要確認 |
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実績詳細 |
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モバビジ
画像引用：モバビジ公式サイト
モバビジのおすすめポイント
- Wi-Fiの通信状態による音声劣化を対策
- 総務省判定基準「クラスA」の音声品質を提供
- 初月費用無料
モバビジは、クラウドテレコム株式会社が運営するクラウドPBXサービスです。
モバビジは、Wi-Fi環境下でも安定した通話品質を提供するための工夫が施されています。通信の乱れや遅延による音声の途切れや、音質の劣化が最小限に抑えられており、ユーザーはクリアで滑らかなコミュニケーションが可能です。
総務省の判定基準「クラスA」の音声品質が提供されているので、高い通話品質が体感できます。クリアで鮮明な音声は、遠くの相手ともストレスなくコミュニケーションを取れるため、ビジネスの信頼性を高められるでしょう。
モバビジは、初月の利用料金が無料。初めて利用する際にも、費用を気にせずにサービスの導入や試用ができるため、効果的なビジネスコミュニケーションをスタートするサポートが得られます。
モバビジの概要・実績・価格感
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会社名 |
クラウドテレコム株式会社 |
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主な機能 |
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価格感
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要問い合わせ |
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実績詳細 |
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BIZTELモバイル
画像引用：BIZTELモバイル公式サイト
BIZTELモバイルのおすすめポイント
- フリーアドレスやノマド、リモートワーク・テレワークなど様々な働き方に適応
- 最短10営業日で導入
- 手持ちのスマートフォンを内線化可能
BIZTELモバイルは、株式会社リンクとブライシス株式会社の共同事業によって運営されています。
オフィス内だけでなく、自宅や外出先からもクラウド電話を利用できます。フリーアドレスやノマド、リモートワークやテレワークなど、様々な働き方にあわせた柔軟なコミュニケーションが可能。従業員の生産性向上やワークライフバランスの安定を実現できます。
BIZTELモバイルの導入スピードは業界でもトップクラスで、ユーザーは最短で10営業日で導入が可能。迅速な導入によってビジネスコミュニケーションの効率化を実現し、業務の成果を向上させられます。
また、BIZTELモバイルは手持ちのスマートフォンを内線化して使用できる機能があることも特徴。ユーザーは専用のデバイスを用意することなく、既存のスマートフォンを活用してスムーズな業務通話を行えます。
BIZTELモバイルの概要・実績・価格感
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会社名 |
株式会社リンクとブライシス株式会社の共同事業 |
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主な機能 |
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価格感 ※税込み |
初期費用： ライト 66,000円 スタンダード 363,000円 端末サービス料金：1,100円
月額費用： ライト 33,000円 スタンダード 110,000円 端末サービス料金：330円
オプション： 03/050番号の追加 初期費用550円/番号 月額費用330円/番号 06/その他 地域番号の追加 初期費用3,300円/番号 月額費用3,300円/番号 0120/0800番号の追加 初期費用3,300円/番号 月額費用3,850円/番号 0570番号の追加 初期費用3,300円/番号 月額費用11,000円/番号 |
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実績詳細 |
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Comdesk Flat
画像引用：Comdesk Flat公式サイト
Comdesk Flatのおすすめポイント
- 日本型の運用に対応
- 複数のテナントを1つのアプリ内で使用できる
- キューイング機能もスマホアプリに搭載
Comdesk Flatは、株式会社Widsleyが運営するクラウドPBXサービスです。
日本国内のビジネスに特化して設計されており、日本の環境にあわせた機能やサポート体制が利用できます。国内でのビジネスコミュニケーションに必要な機能や、セキュリティ対策が整備されているので、日本の企業やビジネスマンにとって安心です。
サービス内で複数のテナントを管理できるのもComdesk Flatの特徴です。ユーザーは1つのアプリ内で異なるテナントの電話業務を効率的に管理が可能。複数の事業所や拠点を持つ企業でも一元的にコミュニケーションを管理でき、効率的に業務運用できます。
Comdesk Flatには、通話のキューイング（順番待ち）機能がスマートフォンアプリに搭載されています。オペレーターが忙しいときでも、着信した通話を順次処理できるので、顧客対応の効率を向上させられるでしょう。
Comdesk Flatの概要・実績・価格感
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会社名 |
株式会社Widsley |
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主な機能 |
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価格感 ※税込み |
月額費用：2,178円 |
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実績詳細 |
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SmartCloud Phone
SmartCloud Phoneのおすすめポイント
- 1,000名以上の社員でクラウド電話を導入したい
- NTTグループのノウハウを利用し、安定した音声品質を提供
- トラブル発生時でもバックアップ切り替えが可能
SmartCloud Phoneは、NTTグループ企業のNTTコムウェアが運営するクラウドPBXサービスです。
大規模な企業や組織向けに設計されており、1,000名以上の社員を持つ企業に向いています。スケーラビリティ（拡張性）に優れたサービスで、ユーザーは成長するビジネスの通信ニーズにあわせて柔軟に拡張できるのが強みです。
NTTグループによって運営されているサービスで、長年にわたる通信事業の豊富なノウハウと経験を活かして安定した音声品質が提供されています。遠方でもクリアな通話によるビジネスコミュニケーションが可能です。
SmartCloud Phoneは、サービスの信頼性を高めるため、トラブル発生時に自動的にバックアップへ切り替える機能を備えています。ユーザーは通話が中断するリスクを最小限に抑えられ、安定した通信環境を保ってスムーズに業務が遂行できるでしょう。
SmartCloud Phoneの概要・実績・価格感
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会社名 |
NTTコムウェア |
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主な機能 |
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価格感 ※税込み |
要問い合わせ |
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実績詳細 |
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クラウド電話導入の手順
ここでは、実際にクラウド電話を導入する際の手順を紹介します。
おもな手順は上記のとおりです。
クラウド電話を導入する目的とインターネット環境を確認
まず、クラウド電話の導入目的と自社のインターネット環境を確認しましょう。社内のコミュニケーション効率化や顧客対応の向上など、導入の目的に応じて必要な機能やサービスが異なります。目的を明確にすることで、どの業者やプランが自社にふさわしいかを選びやすくなります。クラウド電話にはさまざまな機能が存在するため、目的に合った機能を検討しましょう。
また、従業員の数や部署ごとの電話利用を把握して、どのくらいの電話機が利用されるかを確認し、必要な回線数を計算します。クラウド電話はインターネットを介して通話が行われるため、安定した高速のインターネット接続が必要。導入する場所のネットワーク環境がクラウド電話に適しているかを確認しましょう。
自社が必要な機能が備わっている業者とプランを決める
クラウド電話導入の際には、自社に必要な機能が備わっている業者とプランを選ぶことが成功の鍵となります。導入の目的が明確になったら、価格だけにとらわれずに、利用人数や利用目的に合ったプランを選ぶことが大切。業者ごとに提供する機能やサービスが異なるため、自社のニーズに適したものを選びましょう。
例えば、社内コミュニケーションを重視するなら内線通話や転送機能が充実しているプランが適しています。一方で、顧客対応が主要な場面であれば、自動応答や通話録音機能が必要。自社の業務フローや目指す効果に合った機能を備えたプランを選びましょう。
また、利用人数も重要な要素です。社員数や部署ごとの必要な回線数を把握し、プランの回線数制限が自社に適しているか確認しましょう。未来の成長にも対応できるプランを選ぶことが長期的な導入の成功に繋がります。
さらに、クラウド電話業者の評判や口コミを調査することも有効です。他社の導入事例やレビューを参考に、信頼性やサポート体制も確認しましょう。自社にふさわしい機能を備えた業者とプランを選ぶことで、クラウド電話導入の効果を一層引き出せます。
デモや無料トライアルを実施する
クラウド電話を導入する際には、デモや無料トライアルを実施することが重要です。デモや無料トライアルの実施により、実際の使用感や通話品質を確認し、導入前の不安を軽減できます。
まず、業者の公式ウェブサイトからデモや無料トライアルの申し込みを行います。多くの業者は導入を検討している企業向けに無料トライアルを提供しており、期間中にサービスを試すことが可能。導入前に使い勝手や通話品質を確認することで、自社のニーズに適した業者を見極められます。
無料トライアル中には、以下のポイントに注意して確認することが重要です。
- 通話品質の確認
- 使いやすさの評価
- 追加機能の確認
- サポート体制の評価
無料トライアルでは、通話がクリアで途切れることなく行われるか確認しましょう。通話品質が劣っているとコミュニケーションに支障をきたす可能性があります。また、インターフェースや機能が直感的に操作できるかどうかも確認します。従業員がストレスなく利用できるかを検証しましょう。
無料トライアルで提供される機能以外にも、導入後に追加で利用したい機能があるか確認します。必要に応じてカスタマイズやオプションの追加ができるかを問い合わせましょう。無料トライアル中にトラブルが発生した場合のサポート体制も把握しておくことが重要。問題発生時の対応や連絡手段を確認しましょう。
問題なければ契約して初期設定を実施する
クラウド電話の導入を検討し、デモや無料トライアルを経て満足のいくサービスを見つけたら、次は契約手続きと初期設定の実施です。以下の手順でスムーズに進めていきましょう。
- 契約手続き
- 初期設定の実施
- サポートの活用
まず、選んだ業者との契約を進めます。必要なプランやオプションを選択し、契約書類を提出します。契約内容や料金プラン、支払い方法などを確認し、不明点があれば業者に問い合わせることが大切です。
契約が完了したら、初期設定を行います。初期設定では、以下の項目を設定します。
- 利用者の追加：従業員やチームメンバーのアカウントを追加し、内線番号や拡張番号を割り当てます。
- 通話設定：必要に応じて外線番号の設定や転送先の設定などを行います。
- 音声設定：音声案内や自動応答メッセージなどの設定を行います。
- セキュリティ設定：アカウントのセキュリティを確保するために、適切なパスワードやアクセス権の設定を行います。
初期設定が完了すれば、クラウド電話を利用できる状態になります。初期設定に不安がある場合は、業者のサポートを利用しましょう。導入時の不具合や設定に関する疑問を解決するための連絡先や方法を確認しておき、トラブルが発生してもスムーズに対応できるようにしておくことが重要です。
【まとめ】クラウド電話の導入前にデメリットを把握し失敗を防ぎましょう
本記事では、クラウド電話のデメリットや対策、失敗事例とともに、クラウド電話のメリットや選ぶときのポイントなどを紹介しました。
クラウド電話は月額費用が発生したり、通話品質がインターネット環境に左右されて業務が滞ってしまうリスクがあることなどがデメリットです。身近で失敗事例を伝え聞き、導入を躊躇している企業も多いでしょう。しかし、初期費用が抑えられることや場所を問わず通話できるなど、活用できる場面も数多くあり、実際に多くの企業が有効活用して業績を上げています。
自社に適したクラウド電話を選ぶことで、業務の効率向上が期待できます。ぜひ本記事をクラウド電話の導入に失敗しないための手引きとして下さい。
なお、クラウド電話の導入を検討している方は営業幹事にお気軽にご相談ください。貴社の目的・予算にあった最適なやり方をご紹介します。相談料・会社紹介料などは無料です。
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