fondeskで電話対応を効率化！主な機能と導入までの流れ【2024年最新版】
社内の電話対応業務の効率化に便利な電話代行サービス「fondesk」。電話対応における課題を解決するために、fondeskについて詳しく知りたいという人もいるでしょう。
本記事では、fondeskの概要やできること、導入の流れを分かりやすく解説。導入事例も紹介しているので、fondeskの利用を検討している人はぜひ参考にしてください。
なお、電話対応ツールの探し方・選び方がわからない！という方は営業幹事にお気軽にご相談ください。貴社の目的・予算をヒアリングし、アドバイスいたします。相談料は一切無料です。
【無料】電話対応ツールの選定について相談する電話受付代行サービス「fondesk」とは
「fondesk」とは、株式会社うるるが提供する電話受付の代行サービスです。会社や事務所の電話受付を代わりに対応してくれるため、メインの業務に集中して取り組めます。
日常業務の中においては、「電話対応に時間を取られてしまい、メインの仕事が捗らない」というケースもあるでしょう。fondeskは、このような悩みを持つ企業をサポートする便利なサービスです。まずは、fondeskの特徴からみていきましょう。
|
運営会社 |
株式会社うるる |
|
本社所在地 |
東京都中央区晴海3丁目12-1 KDX晴海ビル9Ｆ |
|
設立 |
2001年8月 |
|
fondeskの主な機能 |
|
|
料金 |
基本料金：11,000円（税込み） ：51件目からは、1件当たり220円（税込み）ずつ加算 |
|
支払い方法 |
（一部のデビットカード・プリペイドカード含む） |
最短で当日からの利用が可能
fondeskは、最短で申し込み当日からの利用が可能です。申込手続きは10分ほどで完了するため、業務の合間を使って申し込めます。
申し込みは公式サイトから、24時間可能。スマートフォンからの申し込みも可能なため、外出先や移動中などの隙間時間を活用できて便利です。申し込むときは、あらかじめ以下の2点を準備しておく必要があります。
- クレジットカード
- 使用している電話番号の電話転送サービスへの加入
公式サイトから、メールアドレスとパスワードを登録し、届いたメールで企業情報やクレジットカード情報を登録すれば、利用が開始できます。
通知方法が選べてWebで完結
fondeskでは、受け付けた電話の内容をチャットやメールで通知してくれます。通知方法もさまざまで、以下のサービスから選択が可能です。
- Slack
- Chatwork
- Teams
- LINE
- LINE WORKS
- Google Chat
- Eメール
fondeskは、通知方法が豊富です。普段から使っている連絡ツールを設定しておけば、管理がしやすくなり、業務効率化を図れます。
なお、通知方法の設定は、Webで完結します。スマートフォンでも操作できるため、いつでも変更ができて便利です。
シンプルな料金体系
fondeskは、シンプルな料金体系です。基本料金は11,000円／月（税込み）となっており、51件目からは、1件につき220円（税込み）ずつ追加料金が発生します。
（参照：fondesk｜料金）
fondeskは、時間帯によって料金が変動したり、対応プランごとに基本料金が変わったりしません。分かりやすい料金体系なので、費用対効果の計算もしやすいでしょう。
紹介パートナー制度を活用できる
fondeskでは、「紹介パートナー制度」の利用が可能です。紹介パートナーとして契約することで、紹介料を受け取れます。また「紹介パートナー制度」は、紹介された側も値引きが受けられるのが特徴です。照会された企業は、初回利用額から5,000円の値引きがされます。
なお、紹介パートナー制度には、パートナーランクが設定されており、ランクに応じて受け取れる報酬（紹介料）が異なります。
|
ランク |
契約に至った際に 獲得できる報酬（紹介料） |
ランクアップ条件 |
|
ブロンズ |
10,000円 |
なし |
|
シルバー |
30,000円 |
過去12カ月で10件以上の利用、または年会費10万円 （1年間維持） |
|
ゴールド |
100,000円 |
過去12カ月で100件以上の利用、または年会費300万円 （2年間維持） |
上記は、紹介パートナー制度の概要をまとめたものです。報酬やランクアップ条件の詳細については、fondeskへお問い合わせください。
紹介パートナー制度の利用は、紹介に応じて報酬が受け取れるため、コスト削減にも有効です。できる限りコストを抑えたときは、紹介パートナー制度の利用を検討してみましょう。
業務に役立つセミナーや動画を利用できる
fondeskでは、定期的にセミナーの開催や動画による情報配信・ミーティングをおこなっています。セミナーは、大きく「fondesk主催」のものと「他社企業と合同で開催」されるものの2タイプ。fondesk主催では、fondeskの有効な使い方や選ばれる理由などを解説してくれます。
一方の「他社企業と合同で開催」は、オフィスの改革や業務効率の改善などの提案・解説が主な内容。知識の習得や社内環境の構築に役立ちます。
またfondeskでは、具体的な機能やお悩み別の導入事例などを動画にて配信。希望すれば、fondeskのサポートチームとオンラインミーティングを実施できるので、利用に不安がある方でも安心です。
14日間の無料トライアル
fondeskは、14日間無料トライアルの利用が可能。「使用感を確かめたうえで、導入を検討したい」という場合でも、気軽に利用できます。
またfondeskは、初期費用やオプション料金が発生しません。導入リスクがないので、初めて電話代行サービスを利用する企業でもはじめやすいでしょう。
ただし、14日間のトライアル期間で利用できる電話件数は200件までです。トライアル期間中に電話受付が200件を超えた場合には、サービスの提供中止という措置が取られることもあるため注意しましょう（※）。
なお、トライアル期間が満了するまでに、「本契約の更新を拒絶する手続き」をしなかったときは、トライアル期間の満了と同時に本契約がスタートします。トライアルのみを利用したいときは、トライアル期間中に「本契約の更新を拒絶する手続き」をおこないましょう。
【無料】営業代行会社を紹介してもらうfondeskでできること
電話履歴の確認と通知の振り分け
fondeskでは「発信者番号」を取得しており、いつでもマイページにある受電履歴の詳細画面から確認できます。「発信者番号」は、指定した通知先へ発信者番号を挿入する設定をすることで、通知先のツールでも確認が可能です。
名乗りと受付時間の設定・変更
「名乗り」は、オペレーターが電話口にて名乗る名前を指定する機能です。一般的には、組織名や窓口名などを指定します。
【使用できる名乗り例】
- 株式会社○○
- 株式会社○○ 事業開発部
登録した名乗りは、電話対応のときにオペレーターが参照して対応にあたります。オペレーターは電話を受ける直前に「名乗り」を確認するため、あまりにも長い名前や難しい漢字を使用した名前を記述すると、スムーズに対応できない可能性があります。
また名乗りには、文書・挨拶・口調表現などは登録できません。
【使用できない名乗り例】
「お電話ありがとうございます。株式会社○○の田中が承ります」
なお、fondeskの受付時間は9時〜19時です。この時間内であれば、好きな時間帯に受付時間を変更できます。名乗りと受付時間の変更は、マイページからいつでも変更が可能です。
音声メッセージの指定
音声メッセージは、時間外や着信拒否をしている相手に対応するための機能です。時間外の電話や着信拒否した相手に対して、機械による案内がおこなわれます。fondeskでは、「テキストで指定」と「MP3をアップロード」の2種類の方法で、音声メッセージの指定ができます。
|
テキストで指定 |
流れる音声メッセージを自由に作成し指定できる。 「声の性別」を選択可能。 |
|
MP3をアップロード |
自分で用意したMP3ファイルの音声データを活用する。 設定画面にファイルをアップロードすることで利用可能。 |
音声メッセージは、企業のイメージに影響するものです。fondeskでは、自由にカスタマイズできるので、自社が理想とする電話対応を実現できます。
なお、公式サイトでは、「音声メッセージのスクリプト案」を公開しています。シーン別の例が記載されているので、自社で案内文章を作成する際に参考にするとよいでしょう。
「なまえ辞書」の利用
「なまえ辞書」は、組織やメンバーの名前を登録できるサービスです。メンバーの名前を漢字表記と読みがなのフルネームで登録します。
「なまえ辞書」には、最大30文字まで入力ができ、10個まで登録が可能です。「なまえ辞書」にメンバーの名前を登録しておくと、オペレーターは対応する際のヒントとして活用でき、報告内容の間違いを減らすのに役立ちます。
応答カードの登録
fondeskでは、「応答カード」の利用が可能です。あらかじめよくある問い合わせやシチュエーションをカードに登録することで、オペレーターがカードの内容に沿った電話対応をしてくれます。作成できる応答カードには、以下の4種類があり、要望に応じて使い分けられます。
|
住所 |
拠点の住所。相手から住所の確認を求められた場合に、 オペレーターがカードに記載した住所を案内してくれる。 |
|
窓口の別名 |
サービス・製品・別窓口の名前（屋号）など、 「名乗り」とは違う名前を登録。 指定した名前で問い合わせがあった場合、 オペレーターが「はい」と答えてくれる。 |
|
長期休業の期間 |
年末年始・ゴールデンウィーク・夏季休暇など、 長期休業の開始日と終了日を登録。 相手から尋ねられた場合に、オペレーターが案内してくれる。 |
|
よくある 間違い電話の特徴 |
よくある間違い電話の特徴を登録。特徴と合致した場合、 オペレーターが「おかけ先をお間違えではないでしょうか」 と案内してくれる。 |
応答カードは、3枚まで作成が可能です。すでに3枚のカードを作成しているときは、登録されたカードを削除しないと、新たなカードは作れません。またカードを登録したあとは、審査がおこなわれます。審査は1～2営業日以内で終わりますが、カードに記載した内容によっては、再申請が求められます。
ブロックリストの登録
fondeskでは、非通知の着信拒否とブロックリストの登録が可能です。
|
内容 |
設定方法 |
|
非通知の着信拒否 |
|
|
発信者番号のブロックリスト登録 |
|
ブロックリストには、10,000件まで登録が可能です。設定すると、登録した番号からの着信を拒否します。
電話を受けたくない相手には着信を拒否できます。着信拒否が可能な電話番号は、10,000件までです。
【無料】電話対応ツールの選定について相談するfondeskでできないこと
fondeskは、便利な点が豊富な電話代行サービスですが、以下の3点には対応できません。
|
夜間・休日の対応 |
夜間・早朝や休日は非対応。折り返し対応が可能な、 日中のみ利用できる。 |
|
クレーム対応 |
複雑なクレーム対応が苦手。 クレームが集中するような事態が発生すると、 一時的に利用ができなくなる場合がある。 |
|
応答のカスタマイズ |
相手や内容に応じた柔軟な案内、 通話を転送するなどのカスタマイズはできません。 |
fondeskは上記の対応を苦手とするため、「fondeskを利用できない夜間や休日には、オペレーターを配置する」など、何らかの対策を講じておきましょう。
fondeskの活用方法
基本的な対応
（画像：fondesk｜fondesk活用法 こんな時、fondeskで 対応できる？）
fondeskは社名・組織名・窓口名など、「名乗り」で指定した企業名またはサービス名で対応します。もし電話にあて先があるときは復唱確認をおこない、担当者が不在のときには一律で「不在」と案内。不在パターンのときは、折り返しの希望を相手に伺い、電話番号をヒアリングしてくれます。
ここまでが、fondeskに依頼したときの基本的な電話対応です。これ以上の対応を望むときは、そのほかの機能をうまく活用する必要があります。
「なまえ辞書」で社内に同じ苗字が複数いる場合のミスマッチを防止
社内に同じ苗字のスタッフや複数いる場合や、似た名前のスタッフがいるときは、「なまえ辞書」の利用が便利です。「なまえ辞書」を利用することで、より正確な取り次ぎを実現できます。
（画像：fondesk｜fondesk活用法 こんな時、fondeskで 対応できる？）
電話対応を外注する場合、外注先のオペレーターは、社員情報の詳細を知りません。同じ苗字の人物が複数在籍していると、誰宛ての電話なのかきちんと特定できないでしょう。また、似た名前の人物がいるときには、聞き間違えてしまう可能性があります。
fondeskの「なまえ辞書」には、漢字表記と読みがなのフルネームで登録が可能です。同じ苗字や似た苗字がいるときは、下の名前をヒアリングして人物を確実に特定。聞き間違いや人物が特定できないことによる、電話対応のミスマッチを減らせます。
「応答カード」で商品名やサービス名での問い合わせに対応
fondeskでは、基本的に名乗りサービスに登録した名前で対応をおこないます。しかし、電話対応においては、商品名や企業の別名（屋号）などで、問い合わせがくることもあるでしょう。
商品名や企業の別名での問い合わせが予想されるときには、「応答カード」の活用がおすすめです。fondeskのオペレーターは、応答カードに登録された内容を参照した対応をおこなうため、柔軟な対応を実現できます。
（画像：fondesk｜fondesk活用法 こんな時、fondeskで 対応できる？）
ただし、応答カードを登録すれば、どのような場面でも確実に対応できるわけではありません。基本的にfondeskのオペレーターは、応答カードをできる限り活用するように努めてくれます。ただ、とっさの判断が困難なケースや会話の流れによっては、理想どおりの案内ができないこともあります。
より柔軟な対応を実現するには、応答カードにオペレーターが分かりやすいような内容を記載しましょう。
「発信者番号」を取得で折り返しが便利
電話対応では電話を掛けてきた相手が、「またかけます」といって、自分の電話番号を教えてくれないことがあります。電話番号を聞き出せないと折り返しができず、そのあとの対応ができません。しかし、fondeskでは、「発信者番号」を取得してくれるので安心です。相手が電話番号を教えてくれなくても、確実に折り返しができます。
（画像：fondesk｜fondesk活用法 こんな時、fondeskで 対応できる？）
取得した発信者番号は、連携した連絡ツールに通知されるので、外出先でも確認できて便利です。確実に対応ができるので、売り逃しの防止や顧客満足度の向上に役立ちます。
【無料】営業代行会社を紹介してもらうfondeskを導入するときの流れ
1.アカウント作成
まずは、公式サイト内のサインアップページから、アカウント作成をおこないます。サインアップページの入力欄にメールアドレスとパスワードを入力して、アカウントを作成しましょう。アカウントは、Googleアカウントを利用することも可能です。
（画像：fondesk｜5.アカウント作成）
アカウント作成すると登録したメールアドレスに、件名「fondeskへようこそ！」とメールが届きます。届いたメール内のURLをクリックし、ログイン画面からログインするとアカウント登録は完了です。
2.セットアップ
つぎに、セットアップをおこないます。セットアップの流れは、大きく以下の3ステップです。
1.契約者情報の入力
2.支払い方法の設定
3.電話の受付設定
契約者情報の入力
（画像：fondesk｜6.セットアップ）
契約者情報の入力では、企業名・利用者の氏名・電話番号・住所を入力します。紹介パートナー制度を利用するときは、住所入力のあとに紹介コードを入力しましょう。必要な情報を入力し、「次へ」をクリックすると、支払方法の設定へ移ります。
支払方法の設定
（画像：fondesk｜6.セットアップ）
支払方法の設定では、支払いに使うクレジットカードの情報を入力します。クレジットカード番号を入力する箇所もあるため、間違えないように注意しましょう。支払方法の設定まで済めば、必要情報の入力は完了です。「次へ」をクリックして、電話受付の設定に進みましょう。
なお、クレジットカード情報を入力して「次へ」を押すと、そのまま無料トライアル期間が開始されます。無料トライアルが開始されたあとは、トライアル期間の変更ができないため、手続きを始める前に電話が転送可能な状態であるか確認しておきましょう。
電話の受付設定
（画像：fondesk｜6.セットアップ）
電話の受付設定では、オペレーターが電話に出るときに使う「名前」と、オペレーターの対応受付時間を設定します。電話の受付設定が終われば、セットアップは完了です。
3.電話の転送設定
（画像：fondesk｜7.電話の転送設定）
セットアップを完了したあとは、fondesk専用の番号が発行されます。fondesk専用の番号への転送設定をしないと、fondeskでの電話代行ができないため、現在利用している回線の転送設定をおこなう必要があります。
なお、fondeskマイページでの転送設定・解除はできません。転送設定の方法は、転送元番号を契約している通信業者や、転送サービスによって異なるため、詳しい設定方法は通信業者へ確認しましょう。
4.通知の設定
（画像：fondesk｜8.通知設定）
転送設定まで完了したあとは、マイページにある設定のページから、各ツールの通知設定をおこないましょう。通知したツールをクリックし、画面の指示に従って設定をおこないます。
ただし、すべての電話が通知によって報告されるわけではありません。すぐに切れてしまった場合や、応答がなかったときなどは通知がされない仕様です。
なお、Slack・Chatwork・LINE WORKSを使用する場合は、@channelのようなテキストの挿入が可能です。
5.その他機能の設定
ここまでの設定でfondeskの利用準備は整っていますが、そのほかの機能も設定しておくと便利です。とくに以下の機能を活用すると、電話対応のクオリティアップや業務効率化を図れます。
- 応答カードの登録
- ブロックリストの登録
- 自動メッセージの指定
機能の追加や変更はいつでもできるため、必要に応じて活用しましょう。
fondeskの導入事例
「電話がつながらない」を解消して地域密着を実現｜株式会社ハヤシ
|
fondesk導入前 |
fondesk導入後 |
|
|
プールの監視業務・イベント企画運営・運動指導など、地域に密着した事業を展開する株式会社ハヤシの事例です。株式会社ハヤシでは、お客様との関係を大切にしているがゆえに、電話対応での取り逃がしに課題を感じていました。そこで2020年にfondeskを導入。事務所に誰もいないときでも、顧客からの電話に対応できるよう改善を図りました。
fondeskを導入した結果、株式会社ハヤシでは、電話の取りこぼしの防止に成功。電話を気にせず現場に出られることから、業務効率化ができ、顧客からの問い合わせに迅速に対応できるようになりました。理想的な地域密着型のビジネスを実現した良い例といえるでしょう。
電話業務の円滑化で働き方の自由度が向上｜株式会社ACRO
|
fondesk導入前 |
fondesk導入後 |
|
|
株式会社ACROは、とぎすまされた感性で「時代の美を創る」という企業理念にもとづき、化粧品ブランドの開発や製造販売をおこなう企業です。「THREE」や「FIVEISM × THREE」などのブランドを展開しており、日々多くの取引先や顧客から電話がかかってきます。
一方で株式会社ACROは、コロナ禍の影響もあり、フリーアドレスのオフィスづくりに取り組んでいました。しかし、固定電話を設置する従来のやり方がマッチしないと感じていたことから、fondeskの導入を決定。導入後には、自由な働き方ができるオフィスを実現しています。
効率のよい電話対応が可能になった｜株式会社エアロネクスト
|
fondesk導入前 |
fondesk導入後 |
|
|
株式会社エアロネクストは、産業用ドローンの研究開発をおこなう企業です。日々さまざまな電話がかかってくるものの、最高財務責任者（CFO）1人がすべての電話に対応するという環境に、以前から課題を感じていました。
そこで、fondeskを導入。電話の一次受けを外注することで、最高財務責任者（CFO）の負担を減らすとともに、業務の効率化に成功しました。今では、社員全員が能動的に電話対応をするようになり、電話に関するスムーズな社内コミュニケーションを実現しています。
fondeskをはじめとする電話代行サービスを導入するメリット
fondeskをはじめとする電話代行サービスの導入は、業務効率化を図れるのが主なメリットです。電話の一時対応を外部へ委託することで、従業員はメイン業務を中断する必要がなくなります。電話対応に配置する人員や教育も必要ないため、コスト削減にもつながるでしょう。
またfondeskでは、プロのオペレーターが電話に対応するため、クオリティの高い電話対応を実現できます。オフィス不在時における電話の取りこぼしも防止できるので、顧客満足度の向上にも期待できるでしょう。
なお、fondeskには、通知機能をはじめとする便利なサービスが豊富です。従業員の負担を軽減できるため、業務の生産性アップにも期待できます。
fondeskをはじめとする電話代行サービスを導入するときの注意点
fondeskをはじめとする電話代行サービスは、専門性に欠けるという点をあらかじめ理解しておきましょう。オペレーターは、自社の社員ではないため、自社商品に関する専門的な知識を持っていません。専門的な内容に関しては、知識を持った自社の社員が、折り返しで対応する必要があります。
また一般的な電話代行サービスの場合、料金プランを設定しているサービスも存在します。しかし料金プランがあるときは、自社にマッチしたプランを選ばないと、費用対効果が合わなくなるでしょう。
その点、fondeskはシンプルな料金体系なので安心です。基本料金は電話代行サービスの費用相場と変わらないため、割高ということはありません。51件目以上は1件ごとに加算されていくので、無駄なコストをかけずに済みます。
【まとめ】fondeskの導入で電話対応の効率化を図ろう
fondeskは、電話対応業務の効率化を図れる便利なサービスです。導入すると電話履歴の確認や通知の振り分け、音声メッセージの指定などができ、手間と時間の削減に期待できます。また、電話が繋がらないといった事態を回避できるため、顧客満足度の向上も見込めます。fondeskを有効的に活用し、電話対応の効率化を図りましょう。
なお、電話対応ツールの探し方・選び方がわからない！という方は営業幹事にお気軽にご相談ください。貴社の目的・予算をヒアリングし、アドバイスいたします。相談料は一切無料です。
【無料】電話対応ツールの選定について相談する