インサイドセールスを成功に導く、メールの送り方を解説!例文も紹介【2024年最新版】
インサイドセールスでメールを活用している方の中には、効果が出なくて困っている方も多いのではないでしょうか。本記事ではメール開封率を高める方法や例文集、注意点などを紹介します。成果を出すためのコツを知って、少ない労力で売上アップを実現しましょう。
なお、インサイドセールスは代行会社に任せることも可能です。探し方・選び方がわからない!という方は営業幹事にお気軽にご相談ください。貴社の目的・予算にあった最適な会社を厳選してご紹介します。相談料・会社紹介料などは無料です。
【無料】インサイドセールス代行会社を紹介してもらうインサイドセールスでメールを活用する目的
見込み顧客との関係を維持するため
インサイドセールスでメールを活用することで、見込み顧客と持続的な関係を維持できます。定期的に接点を持てていない場合、競合他社に見込み顧客を取られてしまい、売上を獲得するチャンスを逃してしまうおそれがあります。自社の存在を忘れられないためにも、インサイドセールスでメールを送る重要度は高いです。
購買意欲の高い顧客を絞り込むため
アポイントの獲得や成約につなげるには、購買意欲の高い顧客にアプローチする必要があります。メールは開封率や返信率を把握できるため、見込み顧客を購買意欲の高い順にランクづけすることが可能です。優先順位が定まるため、効率的に営業活動を行えます。
既存顧客にアップセルやクロスセルを促すため
インサイドセールスでメールを活用すれば、既存顧客のアップセル(より高額な商品の販売)やクロスセル(関連商品の販売)にも効果的です。有益な情報をメールで提供して関係を維持しつつ、購買意欲をもった既存顧客にアップセルやクロスセルを行うことで売上アップを図れます。
【無料】インサイドセールス代行会社を紹介してもらうインサイドセールスのメール返信率
インサイドセールスのメール返信率は、一般的に0.1〜2%程度だといわれています。メールを1,000通送って、返信されるのは1〜20件程度です。もちろん、メールに記載された提案内容や業界、送付するタイミングなどによって返信率は異なります。返信率を高めることで、売上アップにつなげられますが、そのためにはまず開封率を上げる必要があります。
インサイドセールスにおけるメールの開封率を高める方法
個人アドレスから送信する
送信元のメールアドレスを、個人アドレス(差出人の実名)に設定しましょう。企業名やサービス名が差出人として表示される場合、受信者は広告や宣伝メールだと判断し、開封せずに削除する可能性が高いでしょう。一方、差出人が個人名の場合、一斉送信メールと思われにくい傾向があります。個別コミュニケーションの一部として捉えられる可能性が高まるため、メールが開封されやすくなります。
「ご担当者様」宛ではなく個人宛に送る
本文の宛名は個人名を記載しましょう。受信メールの一覧画面では、差出人名だけでなく、メール本文の一部が閲覧できます。「ご担当者様」や「各位」と記載されていれば、一斉送信メールと思われるため、開封されない可能性が高いでしょう。個人名が記載されていれば、受信者に関連のあるものだという印象を与えられます。
件名は20文字程度で簡潔に
メールの件名は開封率に大きな影響を与える要素の1つです。受信者は差出人とともに、メールの件名を見てメールを開封するかどうかを判断するからです。ポイントは20文字程度で簡潔に記載すること。さらに、以下のポイントを盛り込めば開封率アップにつなげられます。
盛り込む要素 |
具体例 |
緊急性 |
〇月〇日までの特別オファー! |
限定性 |
【先着10社限定】特別セミナーのご案内 |
受信者のメリット |
【無料でプレゼント!】コスト削減に役立つツールのご案内 |
緊急性や限定性を盛り込むと、受信者の行動を促す刺激を与えられます。また、受信者のメリットを提示すれば興味を引くことが可能です。
配信する曜日は火曜か水曜がおすすめ
週明けの月曜日は、週末に届いた未開封のメールの中に埋もれやすくなる傾向があります。休日前の金曜日はやることが多く、受信者はメールをゆっくり見る余裕がない可能性も。木曜日の場合、受信者が翌日の金曜日に問い合わせてしまうと、対応が週明けになってしまうため、熱が冷めてしまうおそれがあります。よって、メールを配信するのは火曜か水曜がおすすめです。
とはいえ、必ずしも全ての受信者にとって最適な曜日が同じとは限りません。過去の開封率や返信率のデータを分析し、最適な配信タイミングを見つけることが大切です。
インサイドセールスにおけるメールの反応率を高める方法
メールを開封してもらった後は、アポイントを組んだり、サービスサイトへ誘導するなどの反応率を高める必要があります。効果的な方法を7つ紹介します。
自己紹介を記載する
自社あるいは自分のことを相手が覚えていない可能性もあるため自己紹介は欠かせません。インサイドセールスでメールを送る場合、相手との関係性が構築できていないケースが多いのが一般的です。マナーという面においても自己紹介は不可欠です。
連絡先情報を知ったきっかけを記載する
連絡先情報を入手したきっかけを記載することで「なぜ連絡先を知っているのか」「どこで連絡先を入手したのか」といった受信者の不信感を払拭できます。相手に警戒感をもたれてしまっては、商談や成約につなげるのが難しくなります。名刺交換した相手であればその旨を、資料請求に対するお礼であればその旨を記載しましょう。
要点を簡潔に伝える
自社の商品やサービスをアピールするとなると、伝えたいことが多くなるのは当然です。しかし、情報が過度に詰め込まれていた場合、受信者は途中で読むのをやめてしまうおそれがあります。行間を空けたり、箇条書きを活用したりすることで、情報を整理すると読み手が理解しやすくなるでしょう。
見込み顧客のメリットを示す
メリットが魅力的であるほど、反応率を高められる可能性が高いでしょう。特に新規開拓のインサイドセールスを行う場合は、見込み顧客との信頼関係が構築できていないため、いかに興味関心をかき立てるかが重要です。ポイントは顧客が抱えているであろう課題に結びつけて、メリットを提示することです。事前に業界分析や企業分析を行うことで、見込み顧客の潜在的な悩みにアプローチするとよいでしょう。
損失回避の法則を利用する
損失回避の法則とは、人間は得するよりも損することを避けるという心理傾向を指します。ノーベル経済学賞を受賞したダニエル・カーネマンらによって提唱されました。インサイドセールスのメールでは以下のように取り入れてみるとよいでしょう。
一般的な〇〇の月額維持コストは5万円です。 一方、弊社のサービスは月額3万円で利用できます。 現在のサービスを利用し続けると年間で24万円も損してしまうおそれがあります。 |
他社の評判を落としたり、見込み顧客をあおったりするような伝え方には注意が必要です。事実にもとづいて角が立たないような表現を使いましょう。
ネクストアクションを提示する
メール受信者が簡単に次のアクションを取れるように工夫することが重要です。商談の機会を確保するのが目的ならば、候補日時を提示し相手に選んでもらう方法が効果的です。面談予約サイトへ誘導するのもよいでしょう。面談予約サイトを活用すれば、受信者はメールへの返信作業が不要。リンク先で必要事項を入力するだけで面談の予約が完了します。できるだけ受信者の手間を省くのが反応率を高めるポイントです。
画像を用いてわかりやすく伝える
メールを読む負担を軽減するために効果的なのが画像です。文章の一言一句を正確に記載するのは大前提ですが、すべてが読まれることは稀でしょう。画像を用いることで、文章を読み込まなくても視覚的に伝えられます。商品やサービスの写真を掲載したり、問い合わせや資料請求ボタンなどを設置するとよいでしょう。
【無料】インサイドセールス代行会社を紹介してもらうインサイドセールスで成果を出すメール例文集
7つのケース別にメールの例文を紹介します。例文を参考にしつつ、画像や写真を加えるとよいでしょう。
初回アプローチ時に送るメール
初回アプローチ時は、メールを送った背景を記載しましょう。要点は簡潔に伝え、アポイント日程を提示します。日程調整の手間が省けるため、返信率アップにつなげられます。以下が例文です。
件名:経理業務の効率化ツールのご案内
株式会社□□ 〇〇 様
突然のメール失礼いたします。 株式会社■■の●●と申します。
御社のホームページを拝見し、経理業務の効率化において、 お力になれるのではないかと考え、ご連絡させていただきました。
弊社は、経理業務を自動化できるクラウドツール 「◇◇◇(商品・サービス名)」を提供しています。
https://*********(商品・サービスのサイトURL)
【◇◇◇(商品・サービス名)】の特徴 ・200社以上の導入実績 ・顧客満足度は96% ・平均で50時間/月ほど経理業務の工数を削減可能
経理業務の効率化についてご興味をおもちでしたら、 まずは御社の課題やニーズについて伺う機会をいただけますと幸いです。
ツール導入の有無にかかわらず、 御社の事業活動に役立つ情報をご提供できればと存じます。
つきまして、 以下の中でご都合のよい日程を教えていただけますようお願い申し上げます。
--------------- ・〇月〇日(△) □時〜 ・〇月〇日(△) □時〜 ・〇月〇日(△) □時〜 ---------------
上記の日程が難しいようでしたら、 調整させていただきますのでご希望の日時をお申し付けください。
突然のご連絡となってしまい恐れ入りますが、 何卒よろしくお願いいたします。
株式会社■■ ▲▲部 ●●(名前) 〒***-**** 東京都新宿区西新宿**** TEL 03-****-**** FAX03-****-**** URL https://********* MAIL ******@******.jp |
資料請求後に送るお礼メール
資料請求をする見込み顧客は、少なからず商品やサービスに興味をもっている状態といえます。優先順位が高いため、メールだけでなく電話を活用して商談の機会を逃さないようにしましょう。以下がメールの例文です。
件名:【商品・サービス名】資料請求のお礼
株式会社□□ △△部 〇〇 様
株式会社■■の●●と申します。
この度は(商品・サービス名)の資料をご請求いただきまして誠にありがとうございました。
本日、ご希望の資料を送付させていただきました。
弊社公式サイトにて、紹介動画もご用意しております。 お時間のあるときにご覧いただけますと幸いです。 https://www.******
資料や動画だけでは伝えきれない部分も多いため、 ぜひ御社の課題解決に向けたお打ち合わせの機会を頂けますと存じます。
以下のテーマにて様々な情報を提供することが可能です。
・導入企業様の事例 ・〇〇の削減 ・〇〇の効率化
以下の中でご都合のよい日程を教えていただけますと幸いです。
--------------- ・〇月〇日(△) □時〜 ・〇月〇日(△) □時〜 ・〇月〇日(△) □時〜 ---------------
上記の日程以外でも調整可能ですので、ご遠慮なくご希望の日時をお申し付けください。
ご不明な点やご質問などがございましたら、本メールにご返信ください。
以上、よろしくお願いいたします。
株式会社■■ ▲▲部 ●●(名前) 〒***-**** 東京都新宿区西新宿**** TEL 03-****-**** FAX03-****-**** URL https://********* MAIL ******@******.jp |
接点のある顧客に商談打診を目的に送るメール
以下は接点のある顧客に送る商談打診を目的としたメールです。アップセルやクロスセルを促進するためにも使えます。
件名:期間限定サービスのご案内
株式会社□□ △△部 〇〇 様
いつもお世話になっております。 株式会社■■の●●です。
平素は弊社の(既存サービス名)をご利用いただきまして誠にありがとうございます。
この度は、〇月〇日に提供を開始する新サービス「サービス名」についてご案内させていただきたく メールさせていただきました。
https://*********(新サービスのサイトURL)
(既存のサービス名)とあわせてご利用いただくことで、 およそ20%程度の業務効率化を実現できるのが特徴です。
ただいま期間限定サービスといたしまして、 現在(既存のサービス名)をご利用いただいている御社には、 月額料金を1か月分無料でご案内させていただきます。
御社には詳しくご案内させていただければと考えておりますので、 お打ち合わせのお時間を頂戴できればと存じます。
もしよろしければ、以下の中でご都合のよい日程を教えていただけますと幸いです。
--------------- ・〇月〇日(△) □時〜 ・〇月〇日(△) □時〜 ・〇月〇日(△) □時〜 ---------------
上記の日程以外でも調整可能です。 ご遠慮なくご希望の日時をお申し付けください。
ご多用の中恐れ入りますが、何卒よろしくお願いいたします。
株式会社■■ ▲▲部 ●●(名前) 〒***-**** 東京都新宿区西新宿**** TEL 03-****-**** FAX03-****-**** URL https://********* MAIL ******@******.jp |
商談後に送るお礼メール
商談後は機会を設けてくれたことに対する感謝を伝えましょう。メールは当日中に送るのをおすすめしますが、夕方から夜に商談を行った場合は翌日でも構いません。以下が例文です。
件名:本日のお打ち合わせのお礼
株式会社□□ △△部 〇〇 様
いつもお世話になっております。 株式会社■■の●●です。
本日は、ご多用の中にかかわりませず 貴重なお時間を頂戴いたしまして誠にありがとうございました。
本日、ご案内させていただいた(商品・サービス名)の資料を送付させていただきます。
(商品・サービス名)は御社のご要望に沿って柔軟にカスタマイズできます。 〇〇様がおっしゃっていた御社の×××という課題にも対応可能です。
改めて何かご不明点などがございましたら、遠慮なくおっしゃってください。 引き続きよろしくお願いいたします。
株式会社■■ ▲▲部 ●●(名前) 〒***-**** 東京都新宿区西新宿**** TEL 03-****-**** FAX03-****-**** URL https://********* MAIL ******@******.jp |
商談数日後に送るフォローメール
顧客の検討状況を把握するために、商談から数日後にフォローメールを送りましょう。アポイントを再設定したり、見積もりの提案につなげたりすると売り込みの印象が強まるので注意が必要です。例文は以下の通りです。
件名:先般のお打ち合わせのお礼とご検討状況につきまして
株式会社□□ △△部 〇〇 様
いつもお世話になっております。 株式会社■■の●●です。
先般はお打ち合わせの機会を頂きまして誠にありがとうございました。 (商品・サービス名)についてのご検討状況はいかがでしょうか。
引き続き、御社の〇〇の効率化に貢献できればと考えておりますので、 ご不明点やご要望などがございましたらお気軽にお申し付けください。
以上、よろしくお願いいたします。
株式会社■■ ▲▲部 ●●(名前) 〒***-**** 東京都新宿区西新宿**** TEL 03-****-**** FAX03-****-**** URL https://********* MAIL ******@******.jp |
セミナー参加後に送るお礼メール
セミナーに参加してくれた顧客には必ずお礼メールを送りましょう。個人名宛てで送ることで、一人一人を大切にしているという印象を与えることが可能です。また、次回セミナーについて案内することで、継続的に関係を維持できます。
件名:【セミナー名】ご参加のお礼およびアンケートのお願い
株式会社□□ △△部 〇〇 様
お世話になっております。 株式会社■■の●●です。
先般は弊社主催の「(セミナー名)」にご参加いただきまして誠にありがとうございました。
〇〇様のお役に立てているようでしたら嬉しい限りです。
今後も皆様にとって有益なセミナーを開催したいと考えておりますので、 よろしければアンケートにご協力いただけますようお願いいたします。
----------------- アンケートURL URL:https://www.*****
所要時間:2分程度
有効期限:〇月〇日(〇)18時まで -----------------
弊社では、定期的にセミナーを開催しております。 次回セミナーの開催日程が決まりましたら改めてご案内させていただきますので、 ぜひご参加ください。
過去に開催したセミナーのレポート https://www.*****
今後ともどうぞよろしくお願いいたします。
株式会社■■ ▲▲部 ●●(名前) 〒***-**** 東京都新宿区西新宿**** TEL 03-****-**** FAX03-****-**** URL https://********* MAIL ******@******.jp |
展示会で接点をもった顧客に送るお礼メール
展示会に出展すれば新規顧客の開拓につなげられます。名刺交換を行い、改めて連絡する旨を伝えておくとよいでしょう。
件名:【(イベント名)】ご来場のお礼
株式会社□□ △△部 〇〇 様
お世話になっております。 株式会社■■の●●です。
先日はご多用の中「(イベント名)」にて弊社ブースにお立ち寄りいただきまして 誠にありがとうございました。
〇〇様からは現在×××において業務効率化が課題である旨をお聞かせいただきました。 弊社からは課題解決に向けて(商品・サービス名)についてご案内させていただきましたが、 ご参考になりましたでしょうか。
時間も限られている中でのご説明でしたので、 (商品・サービス名)の詳細が記載された資料を添付させていただきました。 お時間あるときにご一読いただけますと幸いです。
なお、担当者より詳しくご説明させていただくことも可能です。 課題やニーズをヒアリングさせていただき、最適なご提案をさせていただければと存じます。
ご希望の場合は、以下からご都合のよい日程をお教えください。
--------------- ・〇月〇日(△) □時〜 ・〇月〇日(△) □時〜 ・〇月〇日(△) □時〜 ---------------
上記以外の日程でも対応可能です。 ご希望の日時をお申し付けください。
改めまして【(イベント名)】へのご来場ありがとうございました。 今後ともよろしくお願いいたします。
株式会社■■ ▲▲部 ●●(名前) 〒***-**** 東京都新宿区西新宿**** TEL 03-****-**** FAX03-****-**** URL https://********* MAIL ******@******.jp |
インサイドセールスのメールで成果を出すコツ
インサイドセールスの成功事例について知りたい方は以下の記事も参考にしてみてください。
関連記事:インサイドセールスの成功事例10選!メリットや成功ポイントを紹介
KPIを設定し改善を積み重ねる
KPI(Key Performance Indicator)とは重要業績評価指標のことで、施策の成果を評価するために使われます。KPIの達成度合いを確認しながら改善を行うことで、インサイドセールスで成果を出しやすいメール配信の手法を確立できます。代表的なKPIは以下の通りです。
KPIの項目 |
内容 |
配信数 |
配信したメールの総数 |
配信成功率 |
受信者のメールボックスに届いたメールの割合 |
不達率 |
受信者のメールボックスに届かなかったメールの割合 |
開封率 |
配信に成功したメールが開封された割合 |
クリック率 |
開封されたメール本文のURLがクリックされた割合 |
コンバージョン率 |
資料請求やセミナー申し込みなどの目的が達成された割合 |
購読解除率 |
定期配信メール(メルマガなど)が解除された割合 |
KPIを設定すれば、あらゆる角度からメールの成果を可視化できます。例えば、開封率が高い曜日や時間、内容などを把握することも可能です。数値を見ながらメール配信の手法を日々ブラッシュアップできるため、ノウハウを蓄積できる点がメリットです。
目的に応じてメールの配信方法を変える
顧客の興味関心にあわせてメール配信を行うことで、成果を出しやすくなります。代表的なメール配信方法は以下の通りです。
メール配信方法 |
内容 |
メールマガジン |
・顧客に定期的に配信するメール ・キャンペーンやイベント、新商品などを告知したい場合に活用する ・主に一斉送信が用いられるため、個別最適化できないのが特徴 |
ステップメール |
・シナリオに沿って複数ステップで配信するメール ・資料請求などの特定のアクションを取った顧客が対象 ・複数ステップに分けて情報提供するため顧客を育成できる |
セグメントメール |
・顧客属性を分類してニーズを満たすような内容を配信するメール ・問い合わせ商品や開封率などの行動履歴から対象者を分類する ・対象者が関心を寄せている情報を提供できるため開封率を高めやすい |
やみくもにメール配信を行って反応を待つのではなく、戦略的に配信方法を変更していくのが重要です。
顧客の検討状況に応じたコンテンツを配信する
顧客の検討状況に応じたコンテンツを配信することで、反応率アップにつなげられます。例えば、資料請求を行った段階の顧客には、顧客に役立つと思われる自社サイトの記事URLを送るのもよいでしょう。商談後、検討中の顧客には導入事例が記載されたコンテンツを提供するのが効果的です。まずは顧客の検討段階のレベルを把握することから始めるとよいでしょう。
リストを精査して到達率を高める
インサイドセールスで送るメールの到達率を高めるためにはリストの精査が欠かせません。エラーの多いアドレスがリストに残っていると、受信者側のメールシステムによって迷惑メールと見なされる可能性が高まります。エラーが発生して送信できなかったメールアドレスは名刺を確認するなどの対処が必要です。
A/Bテストで効果検証を行う
A/Bテストとは、顧客をAとBのグループにランダムに分けて、異なる内容のメールを送信し、反応を比較・分析する方法です。A/Bテストを行うことでインサイドセールスのメールで成果を出しやすい要素を抽出できます。差異をもたせるのは件名や本文、配信時間などが代表的です。効果検証を行いながら、ノウハウを蓄積していきましょう。
MAで見込み顧客を管理する
MA(Marketing Automation)とは、マーケティング活動を効率化するツールのことです。MAを活用すれば、見込み顧客の情報を一元的に管理できます。担当者名や連絡先、問い合わせ履歴などのあらゆる情報が蓄積できるため、個別最適化されたアプローチを実施することが可能です。顧客数が増えると管理が煩雑になるため、効率化を図りたい場合は積極的に導入を検討するとよいでしょう。
インサイドセールスで役に立つツールについて詳しく知りたい方は以下の記事もチェックしてみてください。
関連記事:【初心者向け】インサイドセールスのツール11選 | ツールが必要な企業や選び方のコツ
インサイドセールスのメールを送る際の注意点
誤送信に気をつける
メールを誤送信してしまうと、情報が漏洩するだけでなく、自社の信頼も損なうおそれがあります。社内ルールを策定し、徹底することで対処しましょう。誤送信を防ぐポイントは以下の3つです。
誤送信を防ぐポイント |
内容 |
メールアドレスの オートコンプリート機能を無効化する |
過去の入力履歴をもとに、 アドレス入力を補助する 機能があるので無効化する |
確認項目を明確にして送信前にチェックする |
宛先、宛名、件名、Cc/Bcc、本文、 添付ファイルに誤りがないか確認する |
送信取り消しの機能を有効化する
|
誤って送ったメールを取り消せる機能を有効化する |
メール作成は効率的に行う
メール作成には時間をかけ過ぎないように注意しましょう。インサイドセールスでメールを活用するのは、商談獲得や見込み顧客と信頼関係を構築するための1つの手段に過ぎません。上述したケース別のメール例文集を参考に、複数パターンのテンプレートを作成しておくのがおすすめです。微調整を加えるだけでメール作成が完了するので、効率化を図れます。
メールの返信漏れや返信遅れに注意する
メールの返信が漏れたり、遅れたりすると、商談や契約獲得の機会を失うおそれがあります。顧客からの信用も損なってしまう可能性があるので注意が必要です。ミスを防止するにはツールの導入がおすすめです。中でも、MAやCRM(顧客関係管理ツール)、SFA(営業支援ツール)は、顧客情報を一元管理でき、担当者以外もアクセスできます。担当者1人に依存するリスクを低減できるため、人的ミスを減らす効果があります。
メールをしつこく送らない
反応がないにもかかわらず、複数回にわたってメールを送り続けると、自社の印象を悪くしてしまうおそれがあるため注意が必要です。また、過去に「送信しないでほしい」といわれた顧客に対して、誤ってメールを送らないように気をつけましょう。適切に管理するためには、MAがおすすめです。顧客との接触履歴も把握できる上、指定した間隔で自動的にメールを送信することも可能です。
特定電子メール法を遵守する
総務省は2002年に「特定電子メールの送信の適正化等に関する法律(以下、特定電子メール法)を定めました。目的は迷惑メールを規制するためです。特定電子メールとは主に広告や宣伝を目的としたメールを指し、インサイドセールスの営業メールが該当することもあります。違反しないためには以下を遵守しなければなりません。
- メール送信の同意を得た相手以外に送らない
- 送信者を明確に特定できる情報(送信者の名前や連絡先情報)をメールに表示する
- 送信者情報を偽ってメールを送信しない
- 拒否している相手に対してメールを送信しない
健全な企業活動を行うためにも法律は必ず守りましょう。
【まとめ】インサイドセールスのメール活用法を紹介しました
インサイドセールスのメール返信率は0.1〜2%程度と低いのが特徴です。本記事で紹介した開封率や返信率を高める方法、例文集を参考に成果の出るメール配信の手法を構築してみてください。その際に効果的なのがMAの活用です。情報を可視化できるだけでなく、人的ミスの防止効果もあるのでおすすめです。
なお、インサイドセールス代行会社に依頼することも可能です。探し方・選び方がわからない!という方は営業幹事にお気軽にご相談ください。貴社の目的・予算にあった最適な会社を厳選してご紹介します。相談料・会社紹介料などは無料です。
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