SFA導入のメリットとは？目的から導入手順・注意点まで徹底解説【2024年最新版】
限られたリソースでの営業効率化と利益最大化を図るために「SFA」導入を検討しているものの、費用対効果やツールの使いこなしに不安がある企業も多いでしょう。
本記事ではSFAの導入メリットや選び方、導入手順について解説します。注意点として導入失敗例も紹介しますので、有効なSFA導入にお役立てください。
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【無料】営業代行会社を紹介してもらうSFAとは
SFA（Sales Force Automation）とは「営業支援システム」のことで、営業活動の一元管理と効率化により、売上を最大化するツールです。
SFAの主な役割は、情報分析による商談から受注までのプロセスの見える化・共有で、以下の機能を使い情報を管理します。
- 顧客管理
- 案件管理
- 見積書作成
- 行動管理（プロセス管理）
- 売上予測と予実管理
- スケジュール・タスク管理
- 日報・週報
各種管理データを分析すれば、売上予測や戦略策定に役立ちます。また、営業業務の報告書や日報作成、顧客リスト作成といった定型業務を自動化でき、浮いたリソースを、有望顧客へのアプローチなどのコア業務に費やせます。さらに顧客情報の管理・分析により、顧客の状況に則したコミュニケーションを実現でき、顧客との信頼関係構築も可能です。
SFAが注目される背景には、近年の市場環境の急激な変化や、顧客行動と接点の変化があり、従来の経験と勘に頼る営業では変化に対応しきれなくなりました。一方で、SFAではデータをもとに施策を立てるので、営業の各プロセスの効果を最大化し、組織の生産性の底上げが可能です。
なお、SFAの詳細や他の営業関連ツールとの違いについて知りたい方は、以下の記事をご参照ください。
関連記事：SFAとは？CRM・MAとの違いやメリット、ツールの選び方を解説
【無料】営業代行会社を紹介してもらうSFAを導入する目的
売上向上
SFAを導入する目的のメインは、営業活動のデータを分析し売上向上につなげることです。
SFAには、取引先情報と契約確度、営業の行動履歴（挨拶メール、ヒアリング、商談など）、アクションの結果が案件ごと・担当者ごとに蓄積されています。データを分析すれば、見過ごされがちな組織の課題を発見でき、売上向上に効果的なアクションを割り出すことが可能です。
さらにSFAでは、顧客自身も気づいていないインサイトを分析することも可能なため、新たなニーズ発掘による売上アップにつなげられます。
営業活動の進捗状況把握
SFAを導入すれば、社員の営業活動の進捗状況を把握できます。
従来の営業活動の進捗管理は、担当者ごとの日報をもとに行われるのが一般的です。情報がそれぞれのパソコンで管理されていたため、管理職がメンバーの活動を把握しづらい状況がありました。
SFAを使えば、担当者の行動履歴と案件情報・顧客情報がシステム上で日報にリンクされ、可視化されます。仮に担当者が異動や退職で不在になっても、情報がシステムに蓄積されているため容易に引継ぎが可能です。
営業プロセスの可視化
SFAを使えば、見込み客の獲得から訪問や相談、クロージングまで、一連のプロセスを可視化できます。具体的に、SFAでは以下のデータを可視化できます。
- 案件の現在のフェーズ（顧客の予算、競合情報、デモの実施 など）
- 必要なアクションの実行有無
- 各営業担当者の活動内容と各活動にかける時間
通常は営業社員が個々で活動管理を行うため、優先順位を誤っていても気づきにくく、活動の無駄・ムラが発生しがちです。しかしSFAで営業プロセス全体を可視化すれば、各案件のフェーズをリアルタイムで共有が可能。売上が伸びている者と伸びない者とをデータで比較し、不振の原因を特定できるなど、スピーディーな課題発見と解決が可能です。
【無料】営業代行会社を紹介してもらうSFAを導入するメリット
イレギュラーに対応しやすくなる
SFAを導入していれば、案件にイレギュラーが発生した際にも、早期の発見と対処が可能です。
SFAでは営業活動を可視化できるため、イレギュラーを見つけやすくなります。例えば、進捗が止まっている案件や、極端な値引きをしている案件、受注見込みランクが急落している案件などです。
こうしたイレギュラーを早期に発見できれば、迅速な原因分析と改善ができ、契約の取りこぼしや利益を生まない販売の削減が可能。起こり得る不利益を最小限に留められます。
知識や情報を共有できる
SFAを活用すれば、実績ある営業スタッフの知識や情報を共有できます。成功だけでなく失敗事例も共有できるため、営業に対する多くの気づきや改善のヒントを、データから得ることが可能です。
例えば、トップセールスの販売手法を分析して明らかにすれば、他の営業社員もデータから学んでスキルを向上させられます。また、失注に至った過去の営業プロセスを抽出・分析すれば、データから見込み客のニーズを再確認でき、自ら適切なアプローチへの改善を行えます。
社内でナレッジが共有されれば、見込み客のニーズに見合う製品を提案できるノウハウが培われるため、顧客満足度の向上につなげることも可能です。
営業活動を効率化できる
SFAを導入すると、見込み客情報・案件情報を一元管理し、複数の業務フローで活用できるため、業務全体の効率化につながります。
従来は営業社員のパソコンで管理されていた営業情報を、SFAで一元管理すれば、スマホやタブレットからでも情報にアクセスが可能です。営業社員は情報確認のためだけに帰社する必要がなくなるほか、客先での質問にその場で答えを提示できるため、商機を逃すことも減ります。さらに煩雑だった業務報告も、外出中にモバイル端末から容易に行なえるため、移動時間やスキマ時間を有効活用できる点も、SFAのメリットです。
営業の教育コストを削減できる
SFAはシステムに営業ノウハウやナレッジを蓄積できるため、新人の教育に活用でき、教育コストを削減できます。
例えば、SFAに蓄積されたデータから、成功確率の高いアプローチ手法だけを抽出することも可能なため、OJTよりも少ないリソースで再現性の高い営業スキルを習得させられます。システムに蓄積した営業ノウハウを標準化させれば、育成者の負担を軽減しながら、営業人材の早期育成と業務品質の均一化が可能です。
戦略を立てやすくなる
SFAに蓄積されたデータは戦略の立案に役立ちます。SFAには毎日の営業活動の行動と結果を記録できるため、改善に役立つデータを体系的に収集・分析が可能で、次にやるべきことを明確化できるのです。
例えば、データで見込み客の傾向と行動パターンを分析すれば、どのような顧客にどのようなアプローチが適しているかが明確になります。SFAでは、営業社員単位の分析のほか、売上予測と実績の差の管理・分析も可能なため、営業部門全体での行動計画の策定にも活用できます。
退職者が出ても情報流出の心配がない
SFAで顧客データを一元管理していれば、営業担当者が退職しても情報流出の心配は要りません。退職者のアクセス権限を削除するだけで、退職者が情報にアクセスできなくなるためです。
従来のような営業社員ごとに情報を管理する体制では、退職時の情報持ち出しや他社での流用リスクが生じます。もし自社のノウハウが他社に流出すれば、自社が競争力を失う可能性があり、顧客情報が流出すれば、自社の社会的信用が失墜し、最悪の場合訴訟にもなりかねません。
その点、SFAにデータを残し管理しておけば、情報の持ち出しができないため情報漏洩リスクを削減できます。また、退職者の顧客データがシステム内に残っているため、顧客からの問い合わせやアフターフォローにも即時に対応が可能。引き継ぎ漏れによる顧客トラブルも回避可能です。
【無料】営業代行会社を紹介してもらう現場から見たSFAの導入効果
SFAには管理側だけでなく、現場の営業社員にとっても数々のメリットがあります。ここから現場社員にとってのメリットを詳しく解説します。
次にやるべきことがわかる
SFAでは、すべての営業メンバーが過去に成功したパターンを抽出できるため、参考にすれば、成功確率を上げる次のアクションを選定できます。
SFAを使えば、アポイント数や訪問件数、商談数、クロージング数などの行動履歴と、メールや提示資料、アプローチ手法、ヒアリング内容のログを分析できます。データから成功パターンの割り出しが可能なため、新入社員や他業種からの転職者であっても、次にやるべきことを自律的に判断が可能。長期のOJTを経なくても早期に成果を出すことができます。
フィードバックをもらいやすくなる
SFAでは入力された情報に対し、上司から素早く的確なフィードバックがもらえます。
上司がリアルタイムで入力情報を共有するため、不明な点をその場で確認でき、ミスややり残しに対しても、即座に適切なフィードバックを受けることが可能です。営業社員側も、リアルタイムでフィードバックを受ければすぐに間違いに気づき、迅速に修正が可能。後のトラブルや軌道修正によるロスを未然に防ぐことが可能です。
リアルタイムの報告とフィードバックを通じて、上司と部下の連帯感が増すことも、SFAの導入効果です。
作業時間を短縮できる
SFAを活用すれば、営業の顧客対応だけでなく、日報作成などの報告業務の時間短縮も可能です。
営業の現場では、報告書などの入力作業もボリュームのある業務です。もし複数ページに入力が必要、PCでの手入力が多いなどの場合は、時間がかかるうえ入力漏れが発生しやすくなります。
一方で、SFAを使えば、相対日付で日時の入力が不要、報告する項目をプルダウンで選択、集計もツールの機能で可能。さらに同じデータを参照し、複数のレポートの統合も可能など、ペーパーや手動入力の報告書作成よりも、負担も時間も大きく軽減できます。
SFA導入時に押さえるべきポイント
SFA導入のメリットを踏まえ、導入時の選定ポイントを解説します。国内だけでも40種類以上あるツールの中から自社に合う製品を選ぶためには、これから解説する内容を押さえて候補を絞りましょう。
SFAツールの製品詳細や選び方について詳しく知りたい方は、以下の記事もご参照ください。
関連記事：SFAツールおすすめ20選！CRMとの違いや機能、選び方も解説
社員の負担にならないか
SFAを選ぶ際には、現場の営業社員にとって使いやすいかどうかを考慮しましょう。
SFAをメインで使用するのは、導入を決める管理者やシステム担当者ではなく、現場の営業社員です。入力項目が多すぎたり、操作が難しすぎたりすると、業務効率化どころか却って現場の負担になってしまいます。
例えば、外回りの営業が多い企業の場合は、出先でも入力作業が行えるよう、スマートフォンから入力できるシステムが適しています。また、社員のITリテラシーが高くなく、ツール指導にリソースを割けない場合は、ベンダーのサポートが充実しているシステムの選択をおすすめします。現場の声を反映し、自社社員が使いやすいツールを選択しましょう。
既存ツールと連携可能か
自社にMAツールなどのツールを導入している場合は、相互に連携できるSFAかどうかで判断する必要があります。
MAとは、マーケティングでの見込み客育成を目的に導入されるツールです。もしMAとSFAを連携できず別々に運用・管理すると、同じデータをそれぞれのシステムに手動で入力が必要。管理者と現場の負担が増え、営業活動の効率が下がってしまいます。
両システムをうまく連携し一括管理できれば、潜在見込み客から見込み客、商談、受注・失注まで、一貫したデータ活用が可能。マーケティング・セールス両部門で、先々の営業活動の改善に役立つナレッジを蓄積・活用できます。
費用対効果が高いか
SFAを導入する前に、導入すれば本当に自社課題が解決できるかどうか、費用対効果を可能な限りシミュレーションしておくことが重要です。
まず、導入前の現状把握として、営業の進捗管理や他部署との情報共有などに、どれだけの時間的コストが生じているかを明確化しましょう。そしてツールを使用する人数やデータ分析を行う人数についても、事前に洗い出しておきます。同時に、SFA導入により自社が解決したい課題は何かを明確にしたうえで、必要な機能を洗い出しましょう。
自社の課題を明確にしておくと、より正確な費用対効果を計算でき、自社に合う料金プランをベンダーに依頼しやすくなります。
無料トライアルを試す
SFAは有料サービスですが、無料トライアルを提供するベンダーもあるため、利用しましょう。無料トライアルでは、自社の導入目的に留意しながら、以下のポイントを確認しておきましょう。
- 全体的に使いやすいか
- 使わない余計な機能がないか
- 搭載機能に対し適切な価格設定か
- 既存のMAツールとの連携に問題はないか
- スマートフォンやタブレットからの操作に問題はないか
トライアル期間の間に、ツールの操作性や価格感を確認しておけば、導入後に「使いづらくて浸透しない」「必要な機能がない」といった失敗が少なくなります。
サポート体制は充実しているか
SFAの導入を検討する際には、ベンダーのサポート体制の充実度を確認しましょう。
ツールの安定運用までには時間がかかり、安定するまでは疑問点や問題点をベンダーと協働で解消する必要があります。ベンダーのサポート体制を以下のポイントで確認しましょう。
- 必要なときにいつでも迅速な対応をしてくれるか
- 初期設定や基本的な機能説明など、初歩的な質問に答えてくれるか
- 障害やトラブル時に担当者を派遣してくれるか
- 保守・運用サポートが無償か
SFAの導入後は、ツールを浸透させるために社員教育を実施する必要があります。レクチャーや研修、質問会などを通じて、技能習得や疑問解消ができる場を設定しましょう。ツールが定着するためには、社員が操作に慣れるまで、ベンダーの協力のもとサポートの実施が大切です。
【無料】営業代行会社を紹介してもらうSFA導入の手順
SFA導入のポイントを押さえて、以下の手順を踏んで導入しましょう。SFA導入後に成果に結びつく運用をするためにも、適切なステップを踏むことが大切です。
プロジェクトチームを作る
まず、SFAで営業改革を行うプロジェクトチームを作ります。
企業規模に応じ、人数は2～5名ほどで十分です。チーム編成は、営業現場を知り尽くしたプロジェクトリーダーを1人、リーダーを補佐しながらシステムの実務ができるメンバーを選抜します。
チームの人数は少なくて構いませんが、ITの導入や業務フローの改革には反発が付き物のため、経営トップのバックアップは必須です。仮に反発が強いようであれば、経営トップや営業統括の役員などに、チーム責任者として就任してもらうことをおすすめします。特に少数精鋭の企業では、経営トップと実務者の2名体制が適しています。
目的を明確にする
続いて、SFAの導入目的を明確化し、必要な機能の要件、導入スケジュールや予算を決めます。導入目的が明確でないと、必要な機能や達成までの運用期間、予算を決定できないため、まずは目的をはっきりさせましょう。
導入目的を明確にするためには、まず営業の課題を洗い出し、解決方法を以下のように目的とします。
- 営業効率が悪い⇒見込み客の優先順位づけと訪問管理
- 顧客情報の共有が不足（遅い）⇒バラバラの顧客情報の一元管理
- 意思決定が遅く競合に勝てない⇒IT日報による情報伝達の迅速化
- 商談件数の減少⇒商談プロセスの標準化と進捗管理の徹底による受注率アップ など
SFAの選定に入る前に、自社の課題と目的に合わせ、必要な機能・欲しい機能を列挙しておくことをおすすめします。
なお、ツール・システム投資枠の目安金額は、営業担当者にかかる月額コスト（給与・賞与・福利厚生・営業経費込み）の1% × 人数分といわれているので、参考にしてください。
自社に見合った機能を比較検討する
SFAの導入を決めたら、いくつかのベンダーを比較し、自社に合うツールを検討します。
ツールの情報収集の方法は、各ベンダーのWebサイトのほか、ベンダーが主催するセミナーへの参加も有効です。セミナーではシステムのデモンストレーションのほか、製品コンセプトに関する説明や成功事例などの情報を入手できます。
もしくは、ベンダーにREP（提案依頼書）で自社の要件を提出し、自社の要望に合う提案をしてもらうこともおすすめです。提案依頼書なら、複数社の提案を同じフォーマットで受けられるため、同じ基準で複数製品の比較が可能です。
ツールに無料トライアル期間がある場合は実施し、期間中に操作感や質問事項を確認しておきましょう。トライアル前にチェックしたいポイントを決めておくと、製品の選定がしやすくなります。
社員がツールを使いこなせるための準備をする
導入するSFA製品を決定したら、プロジェクトチームと運用メンバーとの合同で、運用前の準備を行います。SFAの導入効果を最大化するためには、運用前に以下の準備が必要です。
- SFA運用ルールやマネジメントを決めておく
- 集めるべき情報を明確にする
- 成約率や顧客単価といった目標数値（KPI）を設定しておく
- 社員全体でルールを統一するためにもマニュアルを作成しておく
運用開始に向け、社員全体でルールが統一されるよう、運用ルールやマニュアル（設計・仕様、運用業務、エンドユーザー、障害対応）を整備します。また、収集するデータの種類と分析方法を設定します。設定が適切でないと、運用中に必要なデータを収集できなかったり、逆に入力項目が多すぎたりしてしまうため注意しましょう。
運用が始まると定期的な効果測定を実施するため、目標達成度を計測するためのKPI（重要業績評価指標・中間目標）もルール作りの時点で設定しておきます。
設定したルールにしたがって運用
SFAのベンダーと契約をしたら、SFAツールを使いながら運用を開始します。
SFAの導入後には、使用する人すべてがツールを習得できるよう、研修を開催しましょう。全社員が新しいシステムに慣れるまでには時間がかかるため、研修では全使用予定者がツールに触れ、操作を試せるよう配慮が必要です。
SFAを実際に使用する前に、運用ルールに従い、顧客情報、名刺データなど、記録や分析の基礎となるデータを登録すれば、業務での運用を開始できます。
定着化できているか検証する
運用を始めたら、プロジェクト責任者は社員がツールを使えているか、定着を確認し把握する必要があります。
ツールを使い慣れないうちは、営業社員から業務フロー変更による負担が増え、不満が出やすくなります。SFAを敬遠せず毎日触ってもらえるよう、マネージャーが配慮するとともに、社員からのフィードバックをもとに運用上の課題を解決していきましょう。
導入当初は、具体的な操作や運用ルールに迷った際にいつでも確認できるよう、社内ヘルプデスクを設けるよう推奨します。
SFAを導入してから運用が定着するまでには、通常3ヵ月ほどかかるといわれます。導入後3ヵ月を目安に効果測定を実施し、3ヵ月以降は4半期に1回のペースで検証と改善のサイクルを繰り返しましょう。
SFA導入のよくある失敗例
SFAは導入がゴールではなく、導入したら成果が保証されているものでもありません。最後に、SFAの導入と運用で躓かないよう、起こりがちな失敗例について解説します。
SFA導入を最終ゴールにしてしまう
SFAの導入目的は、売上向上や課題の解決であり、SFAは解決のための手段です。導入と運用に失敗しないためには、導入そのものを目的・ゴールにしないことが重要です。
目的と手段が曖昧でSFAの運用を進めてしまうと、ゴールが定まっていないため、当初期待した運用効果は得られません。ツールの導入を無駄にせず効果を得るためには、導入前に解決したい課題と、導入の目的を明確化しておくことが前提です。
導入後もツールの使用が目的化しやすいため、本来の導入目的を忘れず、日々の運用結果の評価と改善を繰り返しましょう。
入力項目が増えすぎてしまう
「いつか使うだろう」「あれば便利」と、自社に不要な機能まで付けてしまうと、運用時に入力項目が増え、業務が煩雑になってしまいます。日々の入力時間が導入前よりも長くなるなど、SFAの導入により負担が増えてしまっては、本来の目的の業務効率化とは程遠く元も子もありません。
少しでも多くの情報を入力するほうが、正確な顧客像になるとはいえ、手間と時間がかかりすぎると社員はツールを利用しなくなってしまいます。使用を強制すれば社員のストレスになり、やる気が減退してしまうでしょう。
そのため、営業社員にもSFAのベネフィットを感じてもらうためには、入力項目を最低限にし、項目を選択式にするなどの工夫を行う必要があります。モバイル端末から操作できるなどの利点を理解してもらうと同時に、データ入力が早期に仕組み化されれば、SFAが営業の効率化に貢献している実感を持てるでしょう。
データ分析のスキルが乏しく使いこなせない
SFAを導入した企業の中には、データ分析のスキルが乏しく使いこなせていないために、導入効果が得られない失敗事例もあります。
SFAは導入しただけでは意味がなく、データを収集して営業活動を可視化しなければ、業務効率化や業績改善の効果は発生しません。業務改善や売上向上の効果を生み出すためには、データを分析し仮説を立てたうえで、施策の実行が必要です。
例えば売上向上効果を生み出すためには、業界や商品の動向、動向に影響を与える要因の分析から仮説を立て、テストや実践で仮説の検証を行います。検証で得られたインサイトを改善に活かすサイクルを繰り返して初めて、売上向上を実現できるのです。
そのため、SFAを運用開始する前に、分析するデータの種類と分析方法の決定、およびデータ分析担当者のスキル習得が不可欠です。
導入後のフォローがない
SFA導入後のフォローがないために、運用に失敗するケースもあります。
というのも、導入当初は業務フローが大きく変わるため、ほとんどの営業社員にとっては情報入力に時間がかかってしまい、業務が滞ることがあるためです。もしフォローやサポートがなければ、IT機器の苦手な社員は使いこなす前に使用を諦めてしまうでしょう。たとえITリテラシーの高い社員でも、新しいツールを使いこなすには時間と努力が必要です。
営業社員の誰もがITの知識とスキルを持っているわけではないので、責任者は誰も取り残さないよう、サポートとフォローを欠かさないよう心がけましょう。自社にフォローできるリソースがない場合は、ベンダーのサポートを利用する方法もあります。
担当者と管理者の認識にズレがある
SFA導入時に現場担当者と管理者との間に認識のズレがあるために、運用が上手くいかないケースもあります。
SFA導入時に、現場担当者ではなく管理部やシステム部門の責任者がプロジェクトリーダーに就任するケースは多いです。もし現場の実情を把握しないまま導入を進めると、導入後に現場担当者との間ですれ違いが生じやすくなります。現場と管理者の認識がズレていると、営業現場ではSFA関連業務を余計な仕事と捉え、反発が生まれるかもしれません。
そのため、管理部門やシステム部門がSFAの運用を進める場合には、現場のリーダーにヒアリングを行い、現場の状況を把握する必要があります。必要な機能についても、事前にすり合わせをしておくことが重要です。現場の営業社員にも、運用の結果得られる成果を納得のいくまで説明し、1人ひとりにSFAの当事者として携わってもらいましょう。
【まとめ】SFA導入はメリットデメリットを把握し、明確な目的を持って臨もう
SFAを導入し効果的に運用するには、事前に目的を明確にして、自社に必要な機能を洗い出しておくことが重要です。
SFAの導入目的と自社に必要な機能が確定したら、無料トライアルを実施して、自社の売上向上や課題解決につながるツールを選びましょう。社員の教育と意識改革を行なえば、導入後の運用もスムーズになります。ぜひ自社に適したSFAツールを選定し、競合よりも強い営業体制を構築しましょう。
なお、SFA導入後の業務推進に伴走してくれる営業代行会社の探し方・選び方がわからない！という方は営業幹事にお気軽にご相談ください。貴社の目的・予算にあった最適な会社を厳選してご紹介します。相談料・会社紹介料などは無料です。
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